Prestări servicii - expert/grup de experți/companie de consultanță în domeniul digitalizării

TERMENI DE REFERINȚĂ

pentru selectarea prestatorului de servicii - expert/grup de experți/companie de consultanță în domeniul digitalizării

Servicii: Consolidarea competențelor digitale ale actorilor implicați în implementarea programului LEADER pentru asigurarea sustenabilității sistemului informatic „Moldova LEADER IT Soft”

Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova

Tipul contractului: Prestări servicii

Durata contractului: Mai 2024 - Decembrie 2025

Termenul limită de depunere a dosarului: 08/05/2024

Despre organizație: Solidarity Fund PL în Moldova (SFPL în Moldova) este Sucursala din Chișinău a Fundacja Solidarności Międzynarodowej, Varșovia, fundație de stat, gestionată și co-finanțată de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creată pentru a contribui la dezvoltarea țărilor din vecinătate.

În 2023, Solidarity Fund PL a finalizat cu succes procesul de obținere a certificării UE „Pillar Assessment”, alăturându-se grupului de entități cu capacități mai mari de accesare a fondurilor europene.

Despre activitatea Solidarity Fund PL în Moldova puteți afla mai multe aici.

Solidarity Fund PL în Moldova Vă invită să propuneți o ofertă pentru executarea sarcinii descrise mai jos.

1. Context:

Abordarea LEADER a fost introdusă în Republica Moldova în anul 2016 și de atunci a evoluat, culminând în anul 2022 cu lansarea primei ediții a Programului LEADER (în continuare Program), gestionat de Ministerul Agriculturii și Industriei Alimentare (MAIA) și implementat de Agenția de Intervenție și Plăți pentru Agricultură (AIPA). În cadrul acesteia au fost finanțate 37 de Grupuri de Acțiune Locală (GAL) din Fondul Național pentru Dezvoltarea Agriculturii și Mediului Rural. Prin lansarea Programului, Republica Moldova a devenit prima țară din vecinătatea Uniunii Europene care implementează abordarea LEADER ca un instrument al politicilor publice pentru dezvoltarea rurală. Astăzi în Republica Moldova funcționează 52 de GAL-uri, care și-au propus să contribuie la dezvoltarea localităților din peste 50% din zonele rurale ale țării, prin redescoperirea și valorificarea potențialului local.

Odată cu creșterea volumului de resurse și informații gestionate de actorii LEADER din Republica Moldova, digitalizarea devine esențială pentru a asigura fluxul eficient al informațiilor și sinergia operațională între toate părțile implicate. În acest scop, a fost creat sistemul informatic „Moldova LEADER IT Soft” (MLIS), care are ca scop eficientizarea procesului de implementare a Programului și crearea unui spațiu digital unic, centralizat și interconectat cu serviciile guvernamentale. Astfel, începând cu anul 2024, odată cu lansarea oficială a sistemului informatic MLIS și transferul acestuia către MAIA, implementarea Programului LEADER va fi complet digitalizată, reprezentând un pas inovator și o nouă experiență pentru toți actorii implicați. Deși MAIA a fost desemnată proprietarul sistemului informatic MLIS, iar AIPA deținătoarea acestuia, sunt necesare activități suplimentare de consolidare a capacităților actorilor implicați în implementarea Programului, pentru asigurarea pe termen lung a sustenabilității sistemului informatic MLIS.  

În contextul deficitului de resurse umane în instituțiile statului în domeniul digitalizării există un risc potențial legat de sustenabilitatea sistemului MLIS. Astfel, pentru a minimaliza acest risc, este crucial  ca actorii implicați să dobândească o înțelegere adecvată a proceselor digitale. Prin urmare, formarea și pregătirea echipelor implicate, împreună cu crearea unei sinergii cu actorii relevanți în domeniul digitalizării din țară devin esențiale pentru a asigura succesul și sustenabilitatea MLIS.

Cadrul juridic existent:

• Hotărârea Guvernului nr. 969/2023 cu privire la aprobarea Conceptului Sistemului informațional „Moldova LEADER IT Soft”
• Legea nr. 50/2021 cu privire la grupurile de acțiune locală
• Hotărârea Guvernului nr. 277/2022 cu privire la aprobarea Regulamentului privind acordarea subvențiilor în avans pentru dezvoltare locală prin implementarea Programului LEADER
• Hotărârea Guvernului nr. 56/2023 cu privire la aprobarea Strategiei naționale de dezvoltare agricolă și rurală pentru anii 2023-2030
• Hotărârea Guvernului nr. 650/2023 cu privire la aprobarea Strategiei de transformare digitală a Republicii Moldova 2023-2030

1. Descriereaachiziției:

Identificarea unui prestator de servicii - expert/grup de experți/companie de consultanță - care să asigure planificarea și implementarea activităților de consolidare a capacităților digitale pentru toți actorii implicați în implementarea Programului LEADER în Republica Moldova: Ministerul Agriculturii și Industriei Alimentare, Agenția de Intervenție și Plăți pentru Agricultură, Rețeaua Națională de Dezvoltare Rurală LEADER (RNDRL) și Solidarity Fund PL în Moldova.  

Scopul: Asigurarea sustenabilității sistemului informatic „Moldova LEADER IT Soft” și stabilirea unui mecanism de gestionare a proceselor de digitalizare în cadrul instituțiilor/organizațiilor din domeniul dezvoltării rurale, implicate în implementarea Programului LEADER, prin crearea de echipe instruite și consolidate. 

Obiectivele:

O1: Consolidarea cunoștințelor și capacităților digitale ale actorilor implicați în Programul LEADER, îmbunătățind comunicarea intra și interinstituțională, precum și colaborarea cu instituțiile relevante din domeniul digitalizării;

O2: Asigurarea sustenabilității și funcționalității MLIS prin implicarea echipelor formate din cadrul instituțiilor MAIA și AIPA;

O3: Înțelegerea de către echipele formate a proceselor de digitalizare din cadrul instituțiilor în care activează și contribuția la îmbunătățirea acestor procese.

Activități propuse:

• Conceptualizarea unui plan de activități pentru perioada colaborării;
• Desfășurarea sesiunilor de informare în instituțiile vizate pentru mobilizarea personalului și identificarea potențialilor responsabili de subiectul digitalizării și inițierea primelor activități privind formarea și instruirea echipelor MAIA, AIPA, RNDRL și SFPL în Moldova pentru gestionarea proceselor interne de digitalizare;
• Organizarea și desfășurarea instruirilor pe subiectul digitalizării pentru echipele formate cu cele mai relevante instituții naționale responsabile de transformare digitală, precum Ministerul Economiei și Digitalizării, Agenția pentru Guvernare Electronică, Serviciul de Securitate Cibernetică și Tehnologie Informațională, Agenția Servicii Publice, Universitatea Tehnică a Moldovei, Asociația Națională a Companiilor de Tehnologie Informațională și Comunicații, Parcul de Inovație Tehnologică din Moldova etc.;
• Conceptualizarea și planificarea unei vizite de studiu în una din țările europene pentru a cunoaște experiența în utilizarea soluțiilor digitale și a adopta bunele practici în implementarea acestora;
• Elaborarea unui concept cu descrierea rolului și ariilor de responsabilitate a echipelor formate;
• Maparea proceselor de digitalizare în cadrul instituțiilor beneficiare și identificarea necesităților de ajustare a acestora conform obiectivelor stabilite în Strategia Națională de transformare digitală 2023-2030.

Rezultate planificate:

• Echipe formate pe subiectul digitalizării în cadrul celor patru instituții: MAIA, AIPA, RNDRL, SFPL în Moldova;
• Concept privind rolul și responsabilitățile echipelor vizate elaborat;
• Identificarea și desfășurarea instruirilor necesare și a mentorilor responsabili pentru facilitarea acestora;
• Nivel crescut de conștientizare și înțelegere a importanței și beneficiilor digitalizării în domeniul dezvoltării rurale în Moldova;
• Competențe și abilități ale personalului din instituțiile implicate în utilizarea și gestionarea soluțiilor digitale dezvoltate;
• Colaborarea între organizațiile implicate și entitățile responsabile pe subiectul digitalizării în Republica Moldova, consolidată;
• O vizită de studiu în Uniunea Europeană (UE) desfășurată, cu preluarea bunelor practici de implementare a soluțiilor digitale în procesele de dezvoltare rurală;
• Procesele de digitalizare în instituțiile beneficiare mapate;
• Necesitățile de ajustare a proceselor de digitalizare identificate și implementate, după caz;
• Recomandări privind funcționalitatea echipelor formate pentru asigurarea continuității proceselor de digitalizare.

Livrabile așteptate:

• Un plan detaliat de activități;
• Cel puțin o ședință de mobilizare a personalului din cadrul instituțiilor vizate;
• Patru echipe formate, a câte 2-3 specialiști din fiecare instituție;
• Cel puțin 5 sesiuni de informare și instruire pentru echipele formate;
• O vizită de studiu co-organizată;
• Un raport care să prezinte constatările și recomandările obținute în urma vizitei de studiu;
• Un plan/raport privind maparea proceselor de digitalizare în cadrul instituțiilor beneficiare;
• Cel puțin un exercițiu practic al echipelor specializate pentru armonizarea unei legi/regulament din domeniul digitalizării cu standardele UE;
• Un plan pentru consolidarea politicilor și procedurilor de protecție a datelor în cadrul AIPA, elaborat împreună cu echipa specializată în digitalizare, dacă va fi relevant;
• Un set de recomandări privind asigurarea continuității proceselor de digitalizare.

Consultarea și raportarea:

Se va raporta către SFPL în Moldova.

Cerințe față de aplicanți: 

În cadrul concursului pot aplica persoane fizice/juridice/consorțiu de persoane fizice sau juridice/consorțiu de experți naționali și internaționali din domeniul digitalizării în dezvoltarea rurală și/sau alte arii conexe, care dețin:

• Experiență de lucru în domeniul digitalizării și în furnizarea de servicii de consultanță în acest domeniu – cel puțin 3 ani;
• Experiență de lucru relevantă cu instituțiile statului de nivel local/regional/central, precum și asociații/organizații non-guvernamentale – cel puțin 2 ani; 
• Cunoștințe despre procesele actuale de digitalizare din Republica Moldova, a prevederilor din Strategia de Transformare Digitală a Republicii Moldova 2023-2030 și a politicilor de digitalizare în domeniul agriculturii și dezvoltării rurale;
• Cunoștințe despre procesele de digitalizare și bune practici din unul sau mai multe state membre UE sau alte țări dezvoltate la acest capitol, cu accent pe dezvoltarea rurală;
• Cunoștințe lingvistice avansate în română și engleză;
• Abilități de prezentare și comunicare publică și interacțiune cu publicul;
• Responsabilitate, punctualitate și respectarea termenilor limită.

Aplicanți neeligibili:

• subiecții, care nu și-au îndeplinit obligațiile în raporturile contractuale anterioare cu SFPL în Moldova;
• subiecții, care figurează în listele guvernamentale de sancțiuni ale UE și/sau SUA.

Dosarul va conține următoarele documente:

 În cazul persoanelor fizice:

1. CV-ul actualizat cu descrierea experienței;
2. Copia diplomei de studii superioare;
3. Certificate de dezvoltare profesională în domeniul digitalizării și/sau alte domenii conexe (va constitui un avantaj);
4. Portofoliul cu descrierea colaborărilor anterioare pe tematici similare;
5. O notă de concept care descrie viziunea expertului vizavi de realizarea obiectivelor și activitățile concrete propuse cu termenii estimativi de realizare;
6. Oferta de preț în MDL, personalizată, care va include:

• prețul fix, cu indicarea sumei nete și a categoriilor de costuri aferente implementării activităților (transport, cazare etc.);
• datele de contact (nume, prenume, adresa de corespondență, adresa e-mail, numărul de telefon);

7. Declarația de conformitate.

 În cazul persoanelor juridice:

1. CV-ul expertului/-ților propuși^[1] pentru a fi antrenați în activitatea vizată, unde va fi descrisă experiența relevantă;
2. Copia diplomei de studii superioare expertului/-ților propuși pentru a fi antrenați în activitatea vizată;
3. Certificate de dezvoltare profesională în domeniul digitalizării și/sau alte domenii conexe a expertului/-ților propuși pentru a fi antrenați în activitatea vizată (va constitui un avantaj);
4. Portofoliul cu descrierea detaliată a experienței persoanei juridice, în care au fost implicați expertul/ții propuși;
5. O notă de concept care descrie viziunea expertului/-ților vizavi de realizarea obiectivelor și activitățile concrete propuse, cu termenii estimativi de realizare;
6. Oferta de preț în MDL, personalizată, care va include:

• prețul fix, cu indicarea sumei fără TVA și a categoriilor de costuri aferente implementării activităților (transport, cazare etc.) cu mențiunea dacă este sau nu plătitor de TVA;
• datele de contact (denumire companie, adresa sediului oficial, adresa de corespondență, adresa de e-mail, datele persoanelor de contact, numărul de telefon);

7. Declarația de conformitate cu următoarele anexe:

• Extras din registrul de stat cu termenul de cel mult 1 an de la data eliberării acestuia;
• Certificat privind lipsa datoriilor față de bugetul național la data depunerii dosarului.

Criteriile de evaluare a ofertelor:

Procedura de evaluare: Fiecare membru al Comisiei va efectua evaluarea dosarelor în mod individual. După evaluarea individuală se va calcula scorul mediu obținut pentru fiecare dosar.

Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul de a desfășura etape adiționale de evaluare sub formă de interviu cu o listă de aplicanți pre-selectați și poate solicita, la necesitate, documente adiționale relevante. După toate etapele de selectare, toți aplicanții vor fi înștiințați pe email despre rezultatele concursului.

 Dosarul se va trimite pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md, cu titlul mesajului: Servicii digitalizare.

NB! Întrebările referitoare la achiziție pot fi expediate pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md nu mai târziu decât cu 3 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.

* Aplicantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.

** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise partenerilor de dezvoltare, auditorilor, organelor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al aplicantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica info@solidarityfund.md.

*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor concursului, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale.

**** Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul să anuleze procesul de achiziție în orice moment fără careva obligații față de aplicanți.

Această activitate este implementată în cadrul Proiectului „LEADER pentru Moldova Rurală”, finanțat de Agenția Statelor Unite pentru Dezvoltare Internațională – USAID și Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone în cadrul Programului de Cooperare pentru Dezvoltare – Asistența Poloniei. Proiectul este implementat de Solidarity Fund PL în Moldova.

^[1] Experții propuși nu pot fi schimbați de către ofertant după etapa de depunere a dosarului și/sau etapa de prezentare a rezultatelor procesului de achiziție. În caz contrar, Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul de a înceta orice relație de colaborare cu ofertantul, fără careva obligații.