Cerere de oferte pentru servicii de alimentație și locațiune a unei săli de conferințe

Termeni de referință pentru selectarea unui agent economic care să furnizeze servicii de alimentație și locațiune a unei săli de conferințe în cadrul proiectelor implementate de către AO „Institutum Virtutes Civilis” și Fundația „Friedrich Ebert”

I. CONTEXT:

AO ”Institutum Virtutes Civilis” (AO IVC) implementează, cu suportul Uniunii Europene, Fundației Friedrich Ebert, UN Women Moldova și Guvernului Suediei, proiecte de susținere a implicării femeilor în procesele decizionale la nivel local și național, precum și abilitarea lor  pentru participare cu succes în procesele de bună guvernare din Republica Moldova.

II. OBIECTUL ACHIZIȚIEI:

AO ”Institutum Virtutes Civilis” contractează un prestator de servicii care să ofere servicii de alimentație și închiriere a unei săli de conferințe pentru desfășurarea unui eveniment pentru 135 de persoane.

III. TERMENI ȘI LIVRABILE:

Serviciile vor fi oferite pe parcursul unei zile în luna ianuarie - februarie 2024 data exactă va fi coordonată în prealabil cu ofertantul selectat. Oferta pentru concurs va fi prezentată conform tabelului de mai jos:

IV. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE:

• Persoană juridică înregistrată în Republica Moldova;
• Disponibilitatea infrastructurii și a echipamentelor necesare pentru organizarea evenimentului de networking la capacitatea solicitată de beneficiar;
• Experiență în domeniul organizării evenimentelor de cel puțin 3 ani.

V. CERINȚE PENTRU PERSOANELE JURIDICE APLICANTE:

Persoanele juridice interesate vor expedia până la 22 decembrie 2023, ora 23.59, următoarele documente:

1. Oferta financiară întocmită conform tabelului din capitolul III (TERMENI ȘI LIVRABILE), semnată și ștampilată. Oferta financiară va rămâne neschimbată cel puțin 45 de zile de la data prezentării ofertei;
2. Meniurile propuse pentru pauzele de cafea, prânz și cină în 2 variante fiecare (semnate și ștampilate);
3. Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
4. Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice.

VI. CRITERII DE EVALUARE:

Vor fi evaluate doar dosarele complete transmise la concurs cu respectarea deplină a condițiilor descrise în acești termeni de referință. Dosarul câștigător va fi cel care va acumula cel mai mare punctaj conform criteriilor de mai jos:

Pentru o mai mare claritate și relevanță în privința evaluării ofertei financiare, va fi folosită următoarea formulă:

Punctaj oferta financiară = Pfin_max – (∑oferta / K - ∆).

 ∑oferta - suma propusă în ofertă financiară;

 ∑ max - suma propusă în cea mai mare ofertă financiară;

 ∑ min - suma propusă în cea mai mică ofertă financiară;

Pfin_max - valoarea maximă a ofertei financiare din punctajul total;

K = (∑ max - ∑min) / Pfin_max;

∆ = ∑max / K – Pfin_max

Contractul va fi semnat cu prestatorul care va prezenta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere financiar, al condițiilor pentru desfășurarea activităților de networking și al meniului oferit.

Persoanele juridice interesate vor transmite oferta până la data de 22 decembrie 2023, ora 23.59, într-un document separat, pe adresa de e-mail info.aoivc@gmail.com  cu titlul mesajului „OFERTĂ NETWORKING_22 DECEMBRIE 2023”. Pentru întrebări sau clarificări ne puteți contacta la email: info.aoivc@gmail.com

AO IVC își rezervă dreptul de a solicita documente adiționale în caz de necesitate, de a organiza vizite de documentare pentru verificarea condițiilor sălii de conferințe, de a selecta unul sau mai mulți prestatori sau de anula concursul la orice etapă a procesului de selecție.

Doar prestatorul selectat va fi contactat.