Anunț extins: termeni de referință pentru servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de conferințe
Termeni de referință pentru selectarea unui agent economic care să furnizeze servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de conferințe pentru organizarea instruirilor în cadrul proiectului ”femei pentru liderism și bună guvernare”
| Organizație: | Asociația Obștească “Institutum Virtutes Civilis” |
| Sectorul: | Non-guvernamental |
| Locație: | Republica Moldova |
| Perioada de prestare a serviciilor: | ianuarie – martie 2024 |
| Termen limită de aplicare: | 3 noiembrie 2023, ora 23:59 |
I. CONTEXT:
AO ”Institutum Virtutes Civilis” (AO IVC) implementează, cu suportul UN Women Moldova și sprijinul financiar al Suediei, inclusiv prin intermediul Fondului Femeilor in Politică, precum și Oficiile Guvernamentale ale Suediei, reprezentante de Ministerul de Afaceri Externe, proiectul ”Femei pentru Liderism și Bună Guvernare”, care își propune să contribuie la creșterea reprezentării femeilor în funcțiile publice la nivel local și național, precum și abilitarea femeilor de a participa cu succes în procesele de bună guvernare din Republica Moldova.
II. OBIECTIVUL ACHIZIȚIEI:
AO ”Institutum Virtutes Civilis” contractează un prestator de servicii care să ofere servicii de cazare, alimentație și închiriere a 2 săli de conferințe pentru desfășurarea a 4 instruiri a câte 50 persoane. Serviciile vor fi oferite, în total, pentru 200 persoane.
III. TERMENI ȘI LIVRABILE:
Serviciile vor fi oferite în perioada ianuarie – martie 2024, conform unui grafic de desfășurare a instruirilor care va fi agreat în prealabil. Oferta pentru concurs va fi prezentată conform tabelului de mai jos:
*Notă: Tabelul reflectă calculele pentru 2 grupe a câte 25 persoane fiecare, care vor fi instruite concomitent.
| Nr. ord | Tipul cheltuielilor | Cantitate | Preț unitate în MDL | Preț total în MDL |
| 1. | 2 săli de conferințe cu capacitatea de minimum 35 de persoane fiecare, dotate cu videoproiector, ecran de proiecție, flipchart, conexiune internet, aer condiționat, mese, scaune | 16 | ||
| 2. | Cazare: 25 de camere duble pentru cazarea a 50 de persoane, cu mic dejun inclus (cameră pentru 2 persoane, paturi separate) – 25 camere X 1 noapte | 100 camere | ||
| 3. | Pauză de cafea (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) – 2 pauze pe zi X 2 zile (4 X 50 de persoane) | 800 de porții | ||
| 4. | Prânz (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) (2 prînzuri X 50 de persoane) | 400 de porții | ||
| 5. | Cină (cu anexarea meniului propus la oferta financiară) (1 X 50 de persoane) | 200 de porții | ||
| 6. | Apă plată în sala de conferințe (sticle de 0.5l) (4 X 50 de persoane) | 800 de sticle | ||
| TOTAL: | ||||
Notă*: Ofertanții vor confirma că dispun de 2 săli de instruire cu capacitatea de minim 35 persoane, care vor fi ulizate concomitent timp de 2 zile. La fel, vor confirma disponibilitatea a 25 de camere duble pentru cazarea participanților pentru o noapte.
IV. CONDIȚII DE ELIGIBILITATE:
- Persoană juridică înregistrată în Republica Moldova;
- Disponibilitatea infrastructurii de cazare (cel puțin 25 camere duble), alimentație și 2 săli de conferințe la capacitatea solicitată de beneficiar care vor fi utilizate concomitent;
- Experiență în domeniul organizării evenimentelor de cel puțin 3 ani
V. CERINȚE PENTRU PERSOANELE JURIDICE APLICANTE:
Persoanele juridice interesate vor expedia până la 3 noiembrie 2023, ora 23.59, următoarele documente:
- Oferta financiară întocmită conform tabelului din capitolul III (TERMENI ȘI LIVRABILE), semnată și ștampilată. Oferta financiară va rămâne neschimbată cel puțin 30 de zile de la data prezentării ofertei;
- Meniurile propuse pentru pauzele de cafea, prânz și cină în 2 variante fiecare (semnate și ștampilate);
- Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
- Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice
VI. CRITERII DE EVALUARE:
Vor fi evaluate doar dosarele complete transmise la concurs cu respectarea deplină a condițiilor descrise în acești termeni de referință. Dosarul câștigător va fi cel care va acumula cel mai mare punctaj conform criteriilor de mai jos:
| Criteriu | Maxim |
| Disponibilitatea camerelor duble pentru cazare | 35 puncte |
| Disponibilitatea sălii de instruire dotate cu echipamentele solicitate | 25 puncte |
| Oferta financiară | 40 puncte |
| Punctaj total | 100 puncte |
Pentru o mai mare claritate și relevanță în privința evaluării ofertei financiare, va fi folosită următoarea formulă:
Punctaj oferta financiară = Pfin_max – (∑oferta / K – ∆).
– ∑oferta – suma propusă în ofertă financiară;
– ∑ min – suma propusă în cea mai mare ofertă financiară;
– ∑ max – suma propusă în cea mai mică ofertă financiară;
– Pfin_max- valoarea maximă a ofertei financiare din punctajul total;
K = (∑ max – ∑min) / Pfin_max;
∆ = ∑max / K – Pfin_max
Contractul va fi semnat cu prestatorul care va prezenta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere financiar, al condițiilor pentru desfășurarea activităților de instruire și al meniului oferit.
Persoanele juridice interesate vor transmite oferta până la data de 3 noiembrie 2023, ora 23.59, într-un document separat, pe adresa de e-mail info.aoivc@gmail.com cu titlul mesajului „OFERTĂ INSTRUIRI PENTRU LIDERISMUL FEMEILOR_3 noiembrie 2023”. Pentru întrebări sau clarificări ne puteți contacta la email: info.aoivc@gmail.com
AO IVC își rezervă dreptul de a solicita documente adiționale în caz de necesitate, de a organiza vizite de documentare pentru verificarea condițiilor sălii de conferințe și a camerelor de cazare, de a selecta unul sau mai mulți prestatori sau de anula concursul la orice etapă a procesului de selecție.
Doar prestatorul/prestatorii selectat/selectați va fi/vor fi contactat/contactați.
