CRJM caută să contracteze o companie de logistică și organizare de evenimente

small equipment empty musical recording roomCentrul de Resurse Juridice din Moldova (CRJM) este o organizație neguvernamentală, nonprofit, independentă, neafiliată politic, care contribuie la consolidarea democrației și a statului de drept în Republica Moldova prin activități de cercetare, monitorizare și advocacy.

CRJM promovează justiția independentă, eficientă și responsabilă, mecanismele anticorupție eficiente, respectarea drepturilor omului și un mediu prielnic pentru societatea civilă și democrație, prin identificarea problemelor cu impact sistemic în aceste domenii, propunerea de soluții, aducerea acestora pe agenda publică, reacționarea la abuzuri și mobilizarea partenerilor pentru schimbări în bine.

I. Obiectul concursului:

CRJM solicită oferte de la persoane juridice din Republica Moldova cu scopul de a contracta una sau câteva companii de logistică și organizare a evenimentelor, conform condițiilor indicate de CRJM în prezenta solicitare de oferte şi în baza contractului de prestare servicii semnat între părţi (compania selectată şi CRJM) pentru perioada iunie 2022 – mai 2024 (2 ani).

Volumul estimativ al contractului este de aproximativ 10 evenimente anual, de tipul celor indicate în continuare. Evenimentele pot include conferințe, forum anual, conferințe de presă, evenimente de lansare a proiectelor și/sau publicațiilor Asociației și altele. Acestea vor fi organizate în stricta conformitate cu cerințele CRJM, conform politicilor interne și regulilor de vizibilitate ale Asociației, care urmează a fi comunicate companiei selectate.

II. Sarcina tehnică:

Compania selectată va presta serviciile solicitate conform condițiilor indicate de CRJM în fiecare plasare de comandă și în baza contractului de prestare a serviciilor semnat între părți (compania selectată și CRJM).

Compania selectată va asigura organizarea evenimentelor, în format fizic sau hibrid, la data și locația indicată de CRJM, asigurând următoarele categorii de servicii:

  1. Asigurarea echipamentului tehnic pentru organizarea evenimentelor în format fizic sau hibrid, inclusiv asistență tehnică și echipă de regie sunet și imagine pe întreaga durată a evenimentului,
  2. Servicii de transmisiune online a evenimentului, inclusiv asigurarea interacțiunii între participanții online și offline, cu respectarea și difuzarea elementelor de branding solicitate,
  3. Asigurarea echipamentului pentru traduceri sincron.

Detalierea serviciilor incluse în sarcina tehnică este prezentată în formularul de ofertă anexat. Ofertele financiare vor include tarife de referință pentru un eveniment de o zi, cu durata de opt ore.
Companiile pot aplica pentru una sau mai multe categorii de servicii dintre cele menționate mai sus.

III. Oferta de participare la concurs:

Oferta va fi expediată prin e-mail la: applications@crjm.org până la data de 26 mai 2022, ora 23.59 și va include:

  1. Date generale despre companie (denumirea, date de contact, etc.);
  2. Copia certificatului de înregistrare/ Extrasul din Registrul de stat al persoanelor juridice;
  3. Oferta financiară va fi completată după modelul atașat, în format Excel, cu indicarea prețului în USD, inclusiv TVA. Ofertantul va indica, de asemenea, disponibilitatea livrărilor cu aplicarea scutirii de TVA cu drept de deducere, la prezentarea documentelor confirmative de către Beneficiar. Compararea ofertelor financiare se va face în USD. Ofertele prezentate în altă valută vor fi convertite la cursul oficial al BNM din data limită pentru prezentarea ofertelor;
  4. Portofoliul celor mai importante evenimente organizate în ultimii 3 ani, inclusiv fișiere media (foto și/sau video) sau link-uri către pagini online.
  5. Declarația privind conflictul de interese. În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial cu conducerea Asociației (președintele și Consiliul de administrare), compania se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă.

Prețurile indicate în ofertă vor fi fixe şi nu pot fi schimbate pe durata contractului.

IV. Evaluarea și criteriile de selecție:

Etapa 1:  Evaluarea formală

La prima etapă toate dosarele vor fi evaluate din punct de vedere formal pentru a stabili dacă a fost depus pachetul de documente complet, conform termenilor de referință. Evaluare formală este efectuată de către Directorul Serviciului Administrativ și Asistentul Administrativ.

Etapa 2: Evaluarea ofertei tehnice

La a doua etapă de evaluare, oferta tehnică va fi analizată de către membrii comisiei de achiziții. Metoda cumulativă va fi aplicată la această etapă, iar pentru fiecare criteriu vor fi acordate punctaje după cum urmează:

Criteriu de evaluare

Punctaj

Corespunderea cerințelor cu sarcinile indicate în cererea CRJM

35

Disponibilitatea echipamentului tehnic conform necesităților indicate

25

Reputația și experiența companiei ofertante (minimum 3 ani de activitate)

25

Referințe (2 -3 persoane de contact cu care s-a cooperat anerior)

15

TOTAL – oferta tehnică

100

Doar ofertele care vor acumula minim 75 de puncte la evaluarea ofertelor tehnice vor fi calificate pentru următoarea etapă de evaluare.

Etapa 3: Evaluarea ofertei financiare

Toate ofertele care au acumulat minim 75 puncte la evaluarea tehnică vor fi calificate pentru evaluarea financiară. Prețul oferit de către companiile participante trebuie să fie unul competitiv cu respectarea raportului preț-calitate.

Cea mai mică ofertă financiară calificată în concurs va primi scorul de 100 de puncte, iar pentru următoarele oferte punctajul se va calcula după formula: (valoarea ofertei minime / valoarea ofertei evaluate) *100.

Concluzia evaluării ofertelor:

La determinarea punctajelor finale, scorul acumulat pentru oferta tehnică va avea o pondere de 80%, iar pentru oferta financiară – 20%, astfel Punctajul Final = Scor oferta tehnică*0,80 + scor oferta financiară*0,20.

Toți ofertanții care vor depune dosarele vor fi anunțați despre decizia cu privire la oferta selectată după finalizarea procesului de selectare a ofertelor.

Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843601 sau la adresa de e-mail: applications@crjm.org.

Notă: CRJM își rezervă dreptul să nu aleagă nicio ofertă în cazul în care ofertele primite nu vor corespunde cerințelor sale.

CRJM este o organizație care promovează incluziunea și diversitatea. Noi valorificăm diferențele, promovăm egalitatea și abordăm frontal comportamente discriminatorii, astfel consolidând capacitatea organizațională. Toate companiile calificate sunt încurajate să aplice. Noi nu discriminăm în funcție de dizabilitate, rasă, culoare, etnie, gen, religie, orientare sexuală, vârstă, stare civilă, statut parental sau orice alt criteriu protejat prin lege. Toate aplicațiile recepționate vor fi procesate cu respectarea strictă a confidențialității datelor furnizate.