Noua sfaturi pentru un buletin informativ de nota zece

Buletinul informativ poate fi mijloc eficient de comunicare cu publicurile tinta ale organizatiei, de la clienti, la parteneri si finantatori, si, de ce nu chiar publicul general. Prin el putem face publice valorile organizatiei, promova cauzele la care care aderam, atrage sprijin, trage semnale de alarma, atrage donatii... Posibilitatile sunt nelimitate! Conditia de baza ca buletinul organizatiei sa isi atinga obiectivul urmarit este ca BULETINUL SA FIE CITIT.

Cum ne asiguram ca acesta nu va deveni un cuvant cheie de dat delete sau hartie numai buna pentru reciclat? Exista cateva reguli de bun simt de care trebuie sa tinem cont pentru a publica un buletin informativ de nota 10..

1. Stabilirea obiectivelor

Intrebati-va de ce vreti sa publicati un buletin. Asigurati-va de la inceput sa stiti ce va doriti de la acesta, pentru a nu irosi resursele organizatiei doar pentru a produce maculatura. Ce dorim sa atingem prin buletinul informativ? Vrem sa informeze publicul aspra noilor proiecte/campanii/servicii? Sa ofere clientilor nostri informatile tehnice/specifice de ultima necesare? Sa atraga sprijin pentru demersurile noastre?

Stabiliti-va obiective clare si (mai ales) realizable si apoi treceti la punerea in practica a acestora. Incercati sa va limitati la maxim trei obiective pentru fiecare numar, pentru a va asigura ca mesajul dumneavoastra va fi corect perceput.

2. Prima impresie conteaza!

Pentru a va asigura ca publicul tinta va citi buletinul, trebuie sa ii captati atentia prin elemente vizuale care sa ii trezeasca interesul. Folositi culoare, arta, spatiere in blank, fotografii care sa faca newsletter-ul atractiv din punct de vedere vizual. Aveti grija ca efectele vizuale si imaginile sa fie in concordanta cu mesajul vostru, sa il amplifice, si nu sa distraga atentia cititorului. Nu exagerati, buletinul trebuie sa fie usor de lecturat.

Un lucru foarte important: asigurati-va ca buletinul dumneavoastra informativ va contine elementele de identitate vizuala ale organizatiei, astfel incat publicul sa le (si, implicit, sa va) recunoasca

3. Keep it short!

Majoritatea cititorilor sunt "bombardati" zilnic cu mesaje si materiale promotionale. Nimeni nu are timp sa citeasca materiale interminabile. In cazul in care importanta subiectului acordat va impune alocarea unui spatiu mai amplu, fragmentati continutul in capitole tematice, astfel incat informatia sa fie usor de pracurs. Daca totusi articolele au o dimensiune considerabila, asigurati-va ca informatiile sunt de o calitate ridicata, care sa rasplateasca timpul acordat lecturarii lor.

4. Ce e interesant pentru publicul nostru?

Axati-va pe informatiile de care cititorul are reala nevoie. Unele lucruri vi se pot parea importante pentru organizatie, dar nu e sigur ca si publicul vostru simte la fel. Intoarceti-va la obiective, reamintiti-va ce vreti si extrageti punctele de inters pentru public. Newsletterul va fi parcurs mult mai atent, capatand credibilitate si respect. De asemenea, consistenta informatiei va confera credibilitate si, implicit, contribuie la cresterea reputatiei organizatiei.

5. Distribuire regulata

Repetand periodic mesajul veti dezvolta o relatie mentala, a publicului fata de continut, captand subliminal un interes sporit. Stabiliti frecventa buletinului astfel incat sa raspunda nevoii cititorului de informatii, sa puteti respecta termenul stabilit si iar informatiile sa fie curente.

6. Adaptarea la mediu

In alegerea modului de distribuire a buletinului tineti cont de resursele disponibile, dar si caile de comunicare preferate de public. Fie ca e un material tiparit, sau unul in format electronic - distribuit prin e-mail sau postat pe pagina web - va trebuie sa adaptati formatul la conditiile impuse de mediul respectiv. Versiunea tiparita s-ar putea sa nu fie usor convertibila sau adaptata la aceea electronica. Un buletin distribuit prin e-mail trebuie sa aiba o marime redusa. Adaptati-va continutul la mediul ales.

7. Continut echilibrat

Chiar si cele mai tehnice publicatii trebuie sa stie sa aduca cititorul intr-o stare de comfort mental, plusand cu articole anecdotice, relaxante, menite sa asigure o ambienta de echilibru intre efortul de concentrare pe acumularea informatiei si efortul de retinere a acesteia.

8. Cautarea de potentiali parteneri/sponsori

Identificati parteneri si sponsori - printre clienti, parteneri, alte ONG-uri - sunt resurse externe care le pot suplini sau completa cu succes pe cele interne. Procesul de implicare creeaza loialitate/atasament si poate pune bazele altor colaborari.

9. Atentie!

Greselile de tipografie, cele gramaticale, cele de continut s.a.m.d. genereaza incoerente in comunicare si pot contribui la degradarea imaginii organizatiei.

Un buletin informativ bine gandit si realizat poate deveni unul dintre cele mai eficace instrumente in arsenalul dumnevoastra de comunicare. Folositi-l cu intelepciune!

Silvia Dan, Asistenta PR, FSD