Caiet de sarcini pentru selectarea unei companii care va elabora strategia de comunicare a proiectului „Impact Space”

Începând cu 1 ianuarie 2025, cu susținerea financiară a Suediei, Fundația Est-Europeană (FEE) în parteneriat cu AO Ecovisio, Asociația Businessului European și AOPD implementează proiectul „Impact Space”. Proiectul, cu durata de 48 de luni, va contribui la crearea unui ecosistem favorabil pentru dezvoltarea economiei sociale în Republica Moldova. Proiectul „Impact Space” are ca scop susținerea întreprinderilor sociale prin oferirea instrumentelor și resurselor necesare pentru a se dezvolta și a atinge impactul social preconizat. Proiectul este incluziv, acoperind toate regiunile țării, inclusiv unitatea autonomă Găgăuzia și regiunea transnistreană. Proiectul va îmbunătăți cadrul legal prin intermediul susținerii Platformei Naționale pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului Social, inclusiv în regiunea transnistreană. Proiectul „Impact Space” își propune capacitarea antreprenorilor prin intermediul unor activități specifice, cum ar fi traininguri, mentorat, burse, stagii de practică, și evenimente de networking. În cadrul proiectului este creat un fond de investiții cu impact. Acest fond este destinat acordării granturilor  întreprinderilor sociale, în conformitate cu obiectivele proiectului.

Pentru a promova activitățile proiectului și de a atrage participanți, parteneri, sponsori și beneficiari, Fundația Est-Europeană va contracta o companie care va elabora și implementa o strategia de comunicare în cadrul acestei inițiative. În acest context, prin prezentul anunț, Fundația solicită oferte de la companiile interesate să realizeze această sarcină.

Obiectivele strategiei de comunicare

- Asigurarea vizibilității proiectului „Impact Space” pe piața locală și națională.

- Promovarea beneficiilor participării la traininguri, mentorat și alte activități conexe.

- Construirea unei comunități de antreprenori și susținători care să colaboreze în cadrul proiectului.

- Informarea publicului țintă despre oportunitățile disponibile în cadrul proiectului.

- Facilitarea interacțiunii și networking-ului între participanți și mentori.

Publicul țintă

- Antreprenori sociali începători și cei cu experiență care doresc să se dezvolte profesional, inclusiv din rândurile persoanelor cu dizabilități.

- Tineri interesați să învețe despre antreprenoriat social, inclusiv din rândurile persoanelor cu dizabilități.

- Potențiali mentori și traineri.

- Sponsori și parteneri corporativi care doresc să investească în Fondul de Impact.

Aspecte organizaționale

Contractantul va lucra sub supravegherea directă a Coordonatorului de proiect. Contractantul va lucra în afara oficiului FEE și va participa la toate ședințele legate de realizarea sarcinilor. Toate materialele de comunicare trebuie să fie aprobate de  Fundație, înainte de a fi publicate. Contractantul va face copii ale materialelor de comunicare, care vor fi colectate într-un dosar, și prezentate la fiecare perioada de raportare/facturare.

Candidații eligibili

Entitățile eligibile pentru a participa la acest concurs sunt companiile specializate în prestarea de servicii solicitate. Candidații trebuie să demonstreze experiență anterioară în domeniu. 

Cerințe minime pentru compania selectată

- Experiență pozitivă demonstrată în dezvoltarea strategiilor de comunicare pentru proiecte similare.

- Portofoliu relevant care să includă campanii de promovare a educației și antreprenoriatului.

- Capacitate de a crea materiale de promovare atractive (broșuri, afișe, spoturi video).

Activități propuse

- Elaborarea unui plan de comunicare detaliat, incluzând canalele de comunicare, mesajele principale, audiențele țintă și calendarul de desfășurare. La elaborarea planului se va ține cont de utilizarea formatelor accesibile (ex: conținut video cu subtitrări, materiale audio pentru deficiențe de vedere, contrast mărit, font lizibil, etc).

- Crearea unui brand vizual și a unui mesaj unic pentru proiect.

- Realizarea a cel puțin 30 bannere digitale pentru evenimente.

- Organizarea a cel puțin 7 campanii de promovare online despre: (1) lansarea produselor/serviciilor, (2) campanie fundraising pentru fondul de investiții cu impact, (3) rezultatele proiectului (4) promovarea evenimentului Impact Days (care să includă elaborarea a 2 videouri per campanie, minim 5-6 postări per campanie pe rețele de socializare, etc.).

- Realizarea materialelor promoționale (cel puțin 2 broșuri digitale, 1 mapă digitală, 2 pliante digitale, minim 30 pachete de prezentare a antreprenorilor, 5 infografice, etc.).

- Elaborarea materialelor video ( 12 videografice, 8 videouri scurte,  30 video reportaje)

- Câte o galerie foto (100 fotografii) de la 6 evenimente.

- Scrierea articolelor și a comunicatelor de presă

- Elaborarea rapoartelor analitice trimestriale (prezentarea impactului activităților de comunicare implementate).

- Asigurarea accesibilității postărilor/materialelor/platformelor digitale (ex: fonturi lizibile pentru persoanele cu deficiențe de vedere, contrast ridicat și opțiuni a mărimii textului , claritatea și simplitatea mesajului, utilizarea tehnologiilor asistive).

La categoriile marcate cu * vor fi incluse detalii referitor la canale și platformele diseminare și difuzare

Nota Bene: Compania candidată urmează să stabilească numărul final de produse, numărul final de difuzări și planul de lucru în funcție de bugetul disponibil și să ofere un raport optim preț/calitate/cantitate. În tabel se vor include si detalii referitor la rețelele de distribuție/plasare a produsului, numărul de plasări etc.

Bugetul disponibil este de 50 000 euro pentru 4 ani (2025-2028).

Important!

Materialele produse în cadrul proiectului (texte, materiale video, pliante, ilustrații grafice, comunicate media, etc.) vor fi în limbile rusă, română și engleză, după caz. Alegerea limbii va fi coordonată cu Fundația Est-Europeană în fiecare caz aparte. La fel, materialele video vor fi interpretate în limbajul mimico-gestual, după caz.

Dosarul trebuie să conțină următoarele

• Oferta tehnică, care va descrie viziunea companiei referitoare la produsele de comunicare și instrumentele de promovare propuse;
• Ofertă financiară detaliată, cu indicarea costurilor pentru toate serviciile propuse și cu numărul minim de vizualizări/vizionări asigurat; oferta comercială va include prețul cu TVA la cota zero.
• CV-ul companiei și alte documente care vor demonstra experiența în domeniu;
• Lista clienților anteriori și a produselor relevante realizate.

Termenii contractuali

Durata contractului: maxim 43 luni.

• Compania selectată va livra rapoarte trimestriale cu privire la progresul activităților de comunicare și rezultatele obținute.
• Toate materialele create în cadrul proiectului vor fi în proprietatea Fundaţiei Est-Europene și vor putea fi folosite doar cu acordul FEE.

Criterii de selecție

FEE va selecta organizația/compania în baza ofertei complete transmise până la termenul indicat. Ofertele vor fi evaluate de o comisie desemnată de FEE.

Criteriile de selecție vor include următoarele:

-           20% - Experiența organizației/companiei în domeniile relevante cererii de ofertă;

-           30% - Complexitatea ofertei/produselor propuse;

-           10% - Originalitatea în realizarea campaniilor de promovare;

-           40% - Raportul preț-calitate-cantitate servicii.

Dosarul complet trebuie trimis la adresa concurs@eef.md până pe data de 31 martie 2025 ora 23:00 cu textul: „Ofertă vizibilitate Impact Space” în linia de subiect.

Întrebările legate de acest concurs le puteți adresa în scris la adresa de email: ana.ciurac@eef.md .

Dosarele incomplete nu vor fi evaluate.

Găsește AICI caietul de sarcini în format PDF.