Solicitare ofertă de preț pentru servicii de organizare și desfășurare a conferinței specialiștilor în protecția drepturilor copiilor

SOLICITARE OFERTĂ DE PREȚ PENTRU SERVICII DE ORGANIZARE ȘI DESFĂȘURARE A CONFERINȚEI SPECIALIȘTILOR ÎN PROTECȚIA DREPTURILOR COPILULUI

AO Asociația pentru Abilitarea Copilului și Familiei „AVE Copiii”, în colaborare cu Ministerul Muncii și Protecției Sociale, cu suportul UNICEF, organizează în 19 Noiembrie 2024, la Chișinău, Conferința specialiștilor în protecția drepturilor copilului.

 https://drive.google.com/file/d/1k6RlbN3wRwvn1dDmq_itcAUN1tdCxMzn/view?usp=sharing 

https://drive.google.com/file/d/1k6RlbN3wRwvn1dDmq_itcAUN1tdCxMzn/view?usp=sharing

Obiectivul: Identificarea unui furnizor de servicii de organizare și desfășurare de evenimente de tip Conferință.

AO AVE Copiii solicită oferte de prețuri pentru servicii de organizare și desfășurare a Conferinței specialiștilor în protecția drepturilor copilului, cu durata de o zi, pentru un număr total de participanți, estimat la max 175 de persoane, conform detaliilor de mai jos.

Scurt concept al evenimentului: Conferința va fi organizată la Chișinău. Durata evenimentului este de o jumătate de zi: estimativ de la ora 09.00 la 14.00, cu două pauze de 30 min., inclusiv una de bun venit, precum și un prânz cu durata de o oră. Programul evenimentului va fi definitivat de organizatori. Limbile de lucru la Conferință: Română, Rusă, Engleză. Lucrările Confeinței vor fi transmise on-line. Concomitent, în timpul Conferinței vor fi făcute filmări și poze. Participanților le vor fi rambursate costurile de călătorie doar la prezentarea biletelor dus-întors, cu copierea obligatorie a Buletinului de Identitate. La sosire, participanții vor fi înregistrați și le va fi solicitat acordul pentru filmare și fotografiere. Toți participanții vor primi ecusoane personalizate cu Nume și Prenume și cu insemnele de vizibilitate a evenimentului, precum și un set de materiale elaborate în același ton. Conferința va avea un concept unic de vizibilitate.

Se așteaptă ca furnizorul de servicii de organizare și desfășurare a Conferinței să ofere serviciile de mai jos în perioada octombrie-noiembrie 2024. Furnizorul va lucra sub îndrumarea AO AVE Copiii și va oferi următoarele:

Lot 1 – Sală de conferințe

Găzduirea concomitentă a unui număr nu mai mic de 175 de persoane. Disponibilitate de organizare a spațiilor atât în format de conferință, cât și în format de lucru în grup (cel puțin 5 spații cu capacitate de 30-40 persoane/grup).

Scaunele vor fi aranjate sub formă de semicercuri/ cercuri cu o masă pe mijloc.

Sala de conferință trebuie să dispună de monitor, scenă, microfoane în număr necesar acoperirii necesităților participanților.

Pentru lucru în grup, fiecare sală va dispune de scaune în număr de 30-40, aranjate în cerc, 1 flichart cu cel puțin 5 coale de hârtie, 1 set de markere cu 4 culori.

Lot 2 – Servicii de traducere

Limbile de lucru la Conferință vor fi Română cu traducere în/ din Rusă și Engleză. Traducere sincronă este necesară. Cabinele de traducere vor fi amenajate în sala de Conferință. Câte doi traducători pentru fiecare limbă vor fi asigurați.

Lot 3 – Multimedia

Lucrările Confeinței vor fi transmise on-line. În timpul Conferinței vor fi făcute filmări și poze. Furnizorul va oferi la final: înregistrarea integrală a lucrărilor Conferinței; toate secvențele filmate și un filmuleț de 4 minute despre eveniment cu subtitrare în engleză/română; o colecție de minim 600 de poze calitative și atent selectate de la eveniment.

Sesiunile Conferinței vor fi însoțite de proiectări video despre conținut și vorbitori.

Lot 4 – Hostess

La sosire, participanții vor fi înregistrați și le va fi solicitat acordul pentru filmare și fotografiere. Toți participanții vor primi ecusoane personalizate cu Nume și Prenume și cu insemnele de vizibilitate a evenimentului, precum și un set de materiale elaborate în același ton.

Participanților le vor fi rambursate costurile de călătorie doar la prezentarea biletelor dus-întors, cu copierea obligatorie a Buletinului de Identitate.

Lot 5 – Catering

Se așteaptă ca furnizorul să asigure organizarea a două pauze de 30 min., inclusiv una de bun venit, precum și un prânz cu durata de o oră. La elaborarea meniului se va ține cont ca prima pauză (9.00-9.30) să înlocuiească un mic dejun, pauza a doua (11.00-11.30) să fie una ușoară, iar prânzul (13.30-14.30) – consistent.

Lot 6 – Vizibilitate

Se așteaptă ca furnizorul să dezvolte un concept unic pentru promovarea evenimentului. Cel puțin următoarele produse vor fi considerate: baner, inclusiv video; cuburi cu inscripția ”#ProtectiaCopilului”; ecusoane; agendă; mapă; sticle pentru apă; căni; pungi de pânză; carnete; pixuri; certificate de participare; etc.

Condiții generale:

Oferta va include toate cele 6 loturi.

Criterii de eligibilitate:

Vor fi considerate oferte de prețuri depuse de furnizori cu experiență de cel puțin 2 ani în prestarea serviciilor de organizare și desfășurare de evenimente de tip Conferință.

Dosarul de participare la concurs (în continuare Dosarul) va include Formularul “Oferta de preț” (Anexa 1) și anexele indicate în acesta.

Dosarul va fi expediat la office@avecopiii.md, cu indicare la tema mesajului "Servicii organizare Conferință".

Termen limită de depunere a dosarelor: 14 Octombrie 2024, ora 12:00.

Condiții de acceptare a dosarelor de participare la concurs:

Pentru asigurarea condițiilor egale de participare la concurs, AO AVE Copiii va accepta doar dosarele care vor fi prezentate conform acestor Termeni de referință.

Toate dosarele incomplete, precum și cele trimise în afara termenului, vor fi respinse fără explicații.

Criterii de evaluare a dosarelor de participare la concurs:

Criteriile aplicate pentru evaluarea dosarelor acceptate în acest concurs sunt următoarele:

Pentru informații suplimentare puteți apela următorul număr de telefon 060228643

AO AVE Copiii promovează incluziunea și nu acceptă comportamente discriminatorii sau acte de corupție sub orice formă.

Mariana IANACHEVICI

Director executiv

Anexa 1

la Termeni de Referință pentru selectarea unui furnizor

de servicii de organizare și desfăzurare de evenimente de tip Conferință din 04.10.2024

OFERTĂ de prețuri

Prezenta ofertă este valabilă pentru un termen de minimum 30 zile din data de ______________.

Data _______________________

Nume și Prenume                                                        _______________________

Administrator                                                                          (semnătura)