TENDERE, ACHIZIȚII ȘI CONTRACTĂRI ÎN MOLDOVA

1. CONTEXT GENERAL:

Asociația Obștească Institutum Virtutes Civilis (AO IVC) este o organizație neguvernamentală care promovează valorile civice, egalitatea de gen, drepturile omului, participarea publică și procesele democratice. AO IVC contribuie activ la consolidarea societății civile și la dezvoltarea politicilor publice în Republica Moldova. Mai multe informații despre organizație sunt disponibile pe pagina AO IVC: https://ivcmoldova.org/.

În cadrul proiectului „Moldova – acasă pentru fiecare”, finanțat de Fundația Soros Moldova, AO IVC organizează o serie de instruiri pentru cadrele didactice, la care vor participa în total 150 de persoane. Instruirile vor fi realizate în 3 serii, a câte 50 de persoane per serie, fiecare serie desfășurându-se pe parcursul a 2 zile consecutive, cu participanții lucrând concomitent în 2 săli, a câte 25 de persoane.

În acest context, AO IVC intenționează să contracteze un prestator de servicii care să furnizeze servicii de cazare, alimentație și locațiune a sălilor pentru organizarea acestor sesiuni de instruire.

2. OBIECTIVUL ACHIZIȚIEI:

AO „Institutum Virtutes Civilis” contractează un prestator de servicii care să ofere servicii de cazare, alimentație și închiriere a 2 săli de instruire (cu capacitatea de minimum 35 de persoane per sală), pentru organizarea a 3 serii de instruire, a câte 50 de persoane per serie, pentru un total de 150 de persoane. Fiecare serie se desfășoară pe parcursul a 2 zile consecutive, cu cazare o noapte, iar participanții lucrează concomitent în 2 săli, a câte 25 de persoane.

Graficul instruirilor este următorul:

1. 09 – 10 noiembrie 2026, 50 de persoane în 2 săli concomitent
2. 11 – 12 noiembrie 2026, 50 de persoane în 2 săli concomitent
3. 13 – 14 noiembrie 2026, 50 de persoane în 2 săli concomitent

Serviciile de cazare, alimentație și locațiune a sălilor de instruire urmează să fie oferite în aceeași locație/clădire, pentru a asigura buna desfășurare a programului de instruire. Achiziția va fi realizată în format de licitație publică.

3. DESCRIEREA SERVICIILOR SOLICITATE:

Serviciile vor fi oferite conform graficului de mai sus. Aceleași servicii vor fi solicitate pentru fiecare dintre cele 3 serii de instruire. Pentru buna organizare a sesiunilor de instruire, prestatorul de servicii selectat trebuie să dispună de următoarele facilități:

• Camere duble pentru cazarea participanților, cu mic dejun inclus;
• 2 săli de instruire cu capacitatea de minimum 35 persoane, utilizate concomitent, dotate cu videoproiector, ecran de proiecție, flipchart, conexiune internet, aer condiționat, mese, scaune, microfoane;
• restaurant cu bucătărie tradițională și europeană, cu opțiune de a acomoda restricții alimentare;
• amplasarea sălilor de instruire, a spațiului de servire a mesei și a camerelor de cazare în aceeași locație/clădire.

4. CERINȚE MINIME FAȚĂ DE OFERTANȚI:

• Cel puțin 3 ani de experiență în domeniul prestării serviciilor solicitate în acest concurs (prezență pe piață, calitatea serviciilor, clienți, referințe);
• Capacitatea și disponibilitatea de cazare (minimum 25 camere duble disponibile simultan);
• Capacitatea și dotarea sălilor de instruire (2 săli de instruire cu o capacitate de minimum 35 persoane fiecare, utilizate concomitent);
• Disponibilitatea facilităților de alimentație (restaurant cu bucătărie tradițională și europeană);
• Amplasarea sălilor de instruire, a spațiului de servire a mesei și a camerelor de cazare în aceeași locație/clădire.

5. CONȚINUTUL DOSARULUI DE APLICARE:

Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:

Oferta Tehnică (OT), care va include:

1. Declarația ofertantului completată și semnată, conform Anexei nr. 3;
2. Scurtă descriere a companiei, profilul, experiența relevantă în domeniu de cel puțin 3 ani;
3. Meniurile propuse pentru pauza de cafea, prânz și cină, în 2 variante fiecare, semnate și datate;
4. Autorizația de prestare a serviciilor solicitate;
5. Copia extrasului din Registrul de Stat al persoanelor juridice;
6. Referințe / recomandări de la 2 clienți, cu datele de contact ale acestora;

Oferta Financiară (OF), care va include:

• Oferta financiară întocmită conform tabelului din Anexa nr. 2;
• Oferta se prezintă în MDL, cu TVA inclus.
• Oferta financiară va rămâne neschimbată cel puțin 45 de zile de la data depunerii ei la acest concurs.
• Oferta trebuie să fie valabilă pe toată perioada contractului. Oferta va fi semnată și datată.
• Oferta financiară va fi transmisă într-un document securizat prin parolă. Parola nu va fi comunicată echipei IVC, decât la solicitare, la etapa de deschidere a ofertei financiare. 

Modalitatea de depunere a ofertelor

Ofertele tehnice și financiare se vor transmite prin e-mail la adresa: info.aoivc@gmail.com, în mesaje separate.

Termen limită: 8 octombrie 2026, ora 23.59;

Subiectul e-mailului: Ofertă servicii – Sesiuni de instruire – (numele ofertantului).

Reguli obligatorii de transmitere:

1. Oferta tehnică cu anexele necesare inserate și Oferta financiară (protejată de parolă) se trimit în e-mailuri separate, în același timp, cu același titlu;

2. Oferta financiară va fi protejată prin parolă;

3. Declarația ofertantului completată și semnată, conform Anexei nr. 3;

4. Parola ofertei financiare va fi transmisă doar la solicitarea AO IVC la etapa de deschidere a ofertelor financiare.

5. AO IVC va confirma recepția dosarului prin e-mail. Doar dosarele confirmate prin e-mail sunt considerate depuse.

Întrebări și clarificări:

Întrebările privind prezenta cerere de oferte se transmit la info.aoivc@gmail.com . Termenul limită pentru întrebări este 5 octombrie 2026, ora 23:59. Răspunsurile AO IVC vor fi oferite tuturor aplicanților până la 6 octombrie 2026 pe pagina anunțului: ivcmoldova.org.

6. CRITERII DE EVALUARE

Pondere calitate-cost:

Oferta Tehnică: 70 puncte;

Oferta Financiară: 30 puncte;

TOTAL: 100 puncte

Evaluarea Ofertei Tehnice (max. 70 puncte)

Pragul minim de calificare: Ofertele tehnice care nu acumulează minim 49 puncte (70%) din punctajul tehnic maxim nu vor fi calificate pentru etapa de evaluare financiară.

Evaluarea Ofertei Financiare (max. 30 puncte)

Punctajul financiar se calculează conform formulei:

Punctaj OF = Pfin_max – (∑ofertă / K – Δ)

Unde:

• K = (∑max – ∑min) / Pfin_max
• Δ = ∑max / K – Pfin_max
• ∑min = cea mai mică ofertă financiară
• ∑max = cea mai mare ofertă financiară
• Pfin_max = 30 puncte

Punctaj TOTAL = Punctaj OT + Punctaj OF. Va fi selectat ofertantul cu cel mai mare punctaj total cumulat, corelat cu calitatea serviciului, respectând principiul echilibrului dintre preț și calitate.

7. DURATA CONTRACTULUI

Contract pentru perioada noiembrie – decembrie 2026, cu posibilitate de prelungire în funcție de necesități și disponibilitatea fondurilor.

8. DISPOZIȚII FINALE

AO IVC va asigura confidențialitatea informațiilor din ofertele depuse.

AO IVC își rezervă dreptul de a:

• solicita clarificări și/sau documente suplimentare;
• negocia oferta financiară propusă;
• anula, prelungi sau relansa concursul;
• selecta unul, câțiva sau nici un prestator de serviciu;
• respinge ofertele care nu corespund cerințelor minime.

Dosarele incomplete sau transmise după termenul-limită nu vor fi evaluate.

AO IVC își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție fără atribuirea contractului.