Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Număr de Referință: RFT IMS-05509 – Închiriere Birou în Chișinău
Data Publicării: 21 iulie 2026
Termenul-limită pentru Depunerea Ofertelor: 9 august 2026, ora 23:59, ora Chișinăului

1. Context

International Media Support (IMS) este o organizație neguvernamentală internațională care sprijină mass-media
independentă și consolidarea societăților democratice la nivel mondial. Pentru a-și implementa activitățile
programatice și administrative în Republica Moldova, IMS intenționează să încheie un contract de servicii pentru
închirierea unor spații de birouri în municipiul Chișinău. Prezenta Cerere de Ofertă (RFQ) este deschisă proprietarilor
de imobile și agențiilor imobiliare licențiate în condiții egale, în conformitate cu principiile transparenței,
tratamentului egal și nediscriminării.

2. Obiectul Contractului

Autoritatea contractantă (IMS) intenționează să selecteze, printr-o procedură competitivă și transparentă, un (1)
contractant (proprietar al imobilului sau agent imobiliar autorizat) pentru închirierea unor spații de birouri care
îndeplinesc specificațiile tehnice descrise în Secțiunea 3 de mai jos, în scopul găzduirii activităților administrative și
programatice ale IMS, inclusiv întâlniri, instruiri și ateliere de lucru.

3. Specificații Tehnice (Cerințe Minime)
3.1 Amplasare și Accesibilitate

• Amplasat în municipiul Chișinău. Ofertele care propun spații amplasate în sectorul Centru vor fi eligibile
pentru depunere.
• Acces rezonabil la transportul public și la serviciile locale esențiale.
• Amplasat într-o zonă evaluată ca fiind sigură și adecvată pentru utilizare ca birou.

3.2 Suprafață și Compartimentare

• Suprafață utilă totală cuprinsă între 80 și 100 m2.
• Compartimentare adecvată pentru utilizare ca birou și în scopuri administrative.
• O zonă comună care poate găzdui minimum 3 birouri/posturi de lucru.
• Un grup sanitar (baie).
• Cel puțin o încăpere separată, închisă, adecvată pentru întâlniri, instruiri sau ateliere de lucru.
• Spațiul trebuie să fie curat, iluminat corespunzător și ventilat corespunzător.
• Spațiul trebuie să fie dotat cu mobilier de birou de bază (birouri, scaune și un dulap de depozitare/vestiar);
ofertanții care nu pot furniza mobilier pot menționa acest lucru separat în oferta lor tehnică, fără a fi
descalificați automat, cu condiția ca toate celelalte cerințe minime să fie îndeplinite.

3.3 Infrastructură și Utilități

Spațiul trebuie să fie racordat la, sau oferta trebuie să specifice un plan credibil de racordare la:
• Alimentare cu energie electrică;
• Un sistem de încălzire;
• Alimentare cu apă;
• Aer condiționat;
• Servicii de întreținere a clădirii/spațiului;
• O conexiune la internet stabilă, cu o viteză minimă de 150 Mbps, sau confirmarea că o astfel de conexiune
poate fi instalată înainte de începerea contractului.

4. Durata Contractului

Contractul de închiriere va fi încheiat pentru o perioadă inițială de 12 luni, cu posibilitatea de prelungire, sub rezerva
unei performanțe satisfăcătoare, a necesității organizaționale continue și a disponibilității fondurilor. Data estimată de
începere (indicativă, fără caracter obligatoriu) este 1 septembrie 2026.

5. Oferta Financiară

• Prețul va fi exprimat în EUR și va fi all-inclusive (cu toate taxele incluse), acoperind: încălzirea, energia
electrică, apa, întreținerea, internetul și orice alte taxe administrative sau impozite aplicabile.
• Prețul va fi defalcat și prezentat separat astfel: (i) preț fără TVA; (ii) valoarea TVA; (iii) preț cu TVA inclus.
• Ofertanții trebuie să indice dacă pot aplica o cotă de TVA de 0% în cazul în care aceasta devine aplicabilă în
baza statutului organizației în Republica Moldova. Imposibilitatea de a aplica o cotă de TVA de 0% nu va
descalifica, prin ea însăși, o ofertă, dar va fi reflectată în mod transparent în comparația financiară.
• Prețurile ofertate trebuie să rămână valabile pentru o perioadă minimă de 90 de zile de la termenul-limită de
depunere și trebuie să rămână fixe pe durata contractului, cu excepția cazului în care se convine altfel în scris.

Oferta financiară nu trebuie să includă o rată lunară care să depășească 1.900 EUR

6. Cerințe de Eligibilitate pentru Ofertanți

Pentru a fi eligibili, ofertanții trebuie:
• Să fie proprietarul legal al imobilului sau un agent imobiliar/reprezentant autorizat în mod corespunzător în
temeiul legislației Republicii Moldova pentru a oferi imobilul spre închiriere;
• Să dețină titlul legal deplin sau autoritatea documentată de a închiria spațiul propus;
• Să furnizeze dovezi documentare privind dreptul de proprietate sau autoritatea legală de a închiria (de
exemplu, titlul de proprietate, extras din registrul bunurilor imobile, procură sau contract de agenție);
• Să garanteze disponibilitatea spațiului pentru o perioadă minimă neîntreruptă de 12 luni de la data estimată
de începere;
• Să nu facă obiectul niciunui motiv de excludere aplicat în mod obișnuit în cadrul achizițiilor finanțate de
donatori (de exemplu, faliment, condamnare pentru abatere profesională, conflict de interese, denaturare
gravă a informațiilor solicitate);
• Să declare orice conflict de interese real, potențial sau perceput cu personalul sau membrii consiliului de
administrație al IMS și să confirme, printr-o declarație semnată, absența unor astfel de conflicte sau să le
divulge, dacă există;
• Să fie de acord să furnizeze orice informații sau documentație suplimentară clarificatoare solicitată în mod
rezonabil de IMS pe parcursul procesului de evaluare, într-un termen specificat.

7. Conținutul și Depunerea Ofertei

Fiecare ofertă trebuie să includă, ca minimum:
(a) Documente Administrative/de Eligibilitate
• Declarație semnată privind eligibilitatea și absența conflictului de interese;
• Dovadă documentară a dreptului de proprietate sau a autorității legale de a închiria;
• Datele de contact ale proprietarului sau ale reprezentantului autorizat, inclusiv un punct unic de contact
pentru procedură.
(b) Oferta Tehnică
• Adresa exactă și descrierea imobilului;
• Confirmarea amplasării în municipiul Chișinău (și sectorul, după caz);
• Suprafața totală în m2, cu documentație justificativă (de exemplu, extras cadastral), acolo unde este
disponibilă;
• Plan de etaj sau schiță de amplasare, acolo unde este disponibilă;
• Fotografii recente ale spațiului (interior și exterior);
• Data confirmată de disponibilitate;
• Confirmarea disponibilității pentru o perioadă minimă de 12 luni;
• Descrierea conformității cu fiecare cerință minimă din Secțiunea 3, prezentată în raport cu o listă de verificare
a conformității (Anexa A, care va fi furnizată de IMS) pentru a facilita o evaluare consecventă.

(c) Oferta Financiară
• Prezentată pe un formular de preț standard separat (Anexa B, care va fi furnizată de IMS), în EUR, defalcată
conform Secțiunii 5.

Ofertanții trebuie să depună ofertele tehnică și financiară ca documente/plicuri separate, pentru a păstra integritatea
procesului de evaluare în două etape. Toate documentele justificative trebuie depuse în limba română; oferta
financiară trebuie depusă suplimentar și în limba engleză. IMS nu va lua în considerare ofertele primite după
termenul-limită stabilit, cu excepția cazului în care întârzierea este imputabilă exclusiv IMS.
IMS își rezervă dreptul de a solicita clarificări sau documente justificative suplimentare din partea oricărui ofertant pe
parcursul procesului de evaluare, cu condiția ca astfel de solicitări să nu modifice substanța ofertei și să fie adresate în
condiții egale tuturor ofertanților aflați în circumstanțe comparabile.

8. Procedura și Criteriile de Evaluare

Evaluarea va fi efectuată în două etape de către o comisie de evaluare formată din cel puțin trei membri ai
personalului IMS, dintre care niciunul nu trebuie să aibă un conflict de interese declarat cu vreun ofertant.
Etapa 1 – Analiza Documentelor (pe baza documentației depuse)
Ofertele vor fi verificate mai întâi din punctul de vedere al conformității administrative și al eligibilității
(admis/respins). Ofertele care trec de această verificare vor fi punctate în funcție de următoarele criterii ponderate,
tehnice și de preț:

Pe baza punctajelor tehnice și de preț combinate din Etapa 1, va fi întocmită o listă scurtă a celor 3 până la 5 oferte
conforme cu cel mai mare punctaj (numărul exact depinzând de numărul total de oferte eligibile primite).

Etapa 2 – Vizite la Fața Locului

IMS va efectua vizite la fața locului pentru a verifica și evalua spațiile aflate pe lista scurtă, în raport cu criteriile
tehnice din Secțiunea 3 și cu informațiile depuse. Vizitele la fața locului vor fi desfășurate în aceleași condiții pentru
toți ofertanții aflați pe lista scurtă (de exemplu, un termen de preaviz comparabil, aceiași evaluatori acolo unde este
posibil), pentru a asigura tratamentul egal. Constatările din cadrul vizitelor la fața locului pot fi utilizate pentru a ajusta
sau confirma punctajele tehnice acordate în Etapa 1, iar comisia de evaluare va documenta justificarea oricărei astfel
de ajustări.
Contractul va fi atribuit ofertantului conform care obține cea mai bună valoare de ansamblu, pe baza punctajului
ponderat combinat al meritului tehnic și al prețului, determinat prin acest proces în două etape.

9. Notificare și Feedback

În urma finalizării evaluării, IMS va notifica în scris ofertantul câștigător. Ofertanții necâștigători pot, la cerere scrisă,
primi feedback cu privire la motivele generale ale respingerii ofertei lor, fără divulgarea informațiilor confidențiale sau
comercial sensibile ale altor ofertanți.

10. Clauză de Anulare

IMS își rezervă dreptul de a anula această procedură în orice etapă, fără a-și asuma vreo răspundere față de ofertanți,
în circumstanțe precum: nicio ofertă conformă primită, necesitatea inițială nemaiexistând sau constrângeri bugetare,
și va informa ofertanții în consecință.

11 – Instrucțiuni de Depunere și Contact

Ofertele vor fi transmise prin e-mail la următoarea adresă: moldovaprocurement@mediasupport.org, cu subiectul:
„RFT IMS-05509 – Închiriere Birou în Chișinău.”

Termenul-limită pentru depunerea ofertelor este 9 august 2026, ora 23:59, ora Chișinăului.
În cazul în care apar întrebări, vă rugăm să ne contactați la următoarea adresă de e-mail:
moldovaprocurement@mediasupport.org.