Achiziții de bunuri și contractări de servicii

ENG
The Balti Legal Clinic Public Association (hereinafter referred to as BLC) announces a call for proposals for the selection of an audit firm to conduct the organisation’s general financial audit, following the recommendations of the Embassy of Sweden in the Republic of Moldova.

The audit shall be carried out by an independent, qualified external auditor in accordance with the International Standards on Auditing (ISA 700) and the BLC External Audit Policy.

The purpose of the general organisational audit is to express an independent audit opinion on the organisation’s accounting and financial management systems, as well as on whether the financial and tax records fairly present the actual financial position of the organisation for the period 1 January 2025 – 31 December 2025.

1. Audit Objectives

The objectives of the audit are to:

• audit the overall financial statements of BLC for the period 1 January 2025 – 31 December 2025, with the audit report to be submitted to BLC and additionally addressed to the Embassy of Sweden in the Republic of Moldova;
• express an audit opinion, in accordance with ISA 700, on whether BLC’s financial reporting complies with its accounting records and with the Embassy of Sweden’s financial reporting requirements, as stipulated in Grant Agreement No. 15933 between the Embassy of Sweden in the Republic of Moldova and BLC, signed on 30 May 2023, including all subsequent amendments thereto.

2. Specific Requirements

As part of the audit, particular attention shall be paid to the following aspects:

• reviewing the financial report by comparing each budget line (actual expenditures versus budgeted expenditures) with the corresponding supporting documentation for all costs incurred;
• verifying and reconciling the opening and closing balances, including the closing balance from the previous reporting period and the opening balance of the current reporting period, as well as confirming the closing balance reported in the Financial Report and the 2025 Financial Statements at the end of the financial year, ensuring consistency with the accounting records;
• examining foreign exchange gains and losses throughout the financial year in a systematic manner and verifying the availability of supporting accounting and financial documentation;
• verifying that financial resources, including personnel costs charged, have been used for their intended purposes, assessing the frequency of salary allocations to projects, and reviewing the allocation and recording of staff working time;
• verifying compliance with national legislation governing the calculation and payment of mandatory social security contributions, taxes, and other statutory obligations;
• assessing the accuracy and adequacy of the accounting system and financial reporting framework, including the explanatory notes describing the accounting policies applied in the preparation of the annual financial statements;
• verifying compliance with the organisation's internal procurement policies and procedures in the acquisition of goods and services;
• verifying and confirming the balance of unspent funds (including foreign exchange gains) reflected in the financial report and confirming the amount to be carried forward to 2026, the final implementation year of Grant Agreement No. 15933;
• examining any other matters considered relevant to the audit engagement.

3. Reporting Requirements

1. The audit shall be conducted during the period 20 July 2026 – 30 August 2026.
2. The Audit Report shall clearly describe the objective, scope, and methodology of the audit.
3. The auditor shall submit:
   • an Independent Auditor’s Report; and
   • a Management Letter,

prepared in accordance with the requirements of ISA 700. The Management Letter shall include both the audit findings and any weaknesses or deficiencies identified during the audit.

4. The Independent Auditor’s Report and the Management Letter shall include comments on the following:
   • whether the financial report submitted by BLC is structured in a manner that allows direct comparison with the latest approved budget and whether it is consistent with the underlying accounting records;
   • whether the financial report provides complete and accurate financial information for each budget line;
   • whether BLC's procurement processes comply with the organisation's internal Procurement Policy and Procedures;
   • observations identified during the audit process and the corresponding recommendations for corrective action.
5. The auditor shall quantify the total value of expenditures for which adequate supporting documentation is missing or insufficient.
6. The auditor shall provide practical recommendations to address any weaknesses or deficiencies identified during the audit. Recommendations shall be prioritised according to their significance and urgency.
7. The Audit Report shall include an assessment of the measures implemented by BLC to address recommendations and deficiencies identified during previous external audits.
8. The auditor’s opinion and recommendations shall be presented clearly in both the Independent Auditor’s Report and the Management Letter. Both documents shall be prepared in Romanian and English and submitted in their final version no later than 30 August 2026, in both:
   • signed hard-copy originals; and
   • electronic format (PDF and editable Word versions).

4. Eligibility Requirements

Mandatory Requirements. The applicant must meet the following minimum requirements:

• At least three (3) years of proven experience in the provision of external audit services;
• Demonstrated experience in conducting audits for non-profit organisations funded by national and international donors;
• Excellent command of Romanian and English, sufficient for conducting the audit and preparing the Independent Auditor's Report and Management Letter in both languages.

Proposal Content. Interested audit firms shall submit a proposal containing the following:

• Company profile, including a brief description of the firm and justification of its suitability for the assignment;
• Company name, registered address, contact person(s), telephone number(s), and e-mail address;
• List of organisations for which the firm has provided audit services during the past three (3) years;
• Copy of the firm's valid audit licence/certificate of authorisation;
• Description of the qualifications and professional experience of the proposed audit team;
• Curriculum Vitae (CV) of the auditor(s) assigned to this engagement, including:
  • relevant audit experience;
  • a list of organisations audited by each proposed auditor; and
  • at least three (3) professional references (individuals or organisations);
• Financial proposal in Moldovan Lei (MDL).

The financial proposal must indicate the total price both inclusive of VAT and applying the 0% VAT rate (mandatory requirement). BLC will provide the supporting documentation required for the application of the 0% VAT rate, in accordance with the applicable legislation.

Evaluation Criteria

Proposals will be evaluated based on the following criteria:

• Completeness of the proposal, including all documents requested under the Proposal Content section;
• Relevant experience in conducting audits of non-governmental organisations in accordance with the International Standards on Auditing (ISA);
• Qualifications, competence, and experience of the proposed audit team;
• Best value for money, based on the quality-to-price ratio.

Submission of Proposals

Submission deadline: 15 July 2026, 18:00 (Moldova time).

Proposals shall be submitted electronically to tendercju@gmail.com with the subject line: "Audit Firm Selection Competition 2026".

Requests for additional information or clarifications may be submitted to tendercju@gmail.com with the subject line: "Clarifications – Audit Firm Selection Competition" no later than 14 July 2026.

Reservation of Rights

The Balti Legal Clinic Public Association (BLC) reserves the right to reject any or all proposals and to cancel the selection process at any stage without awarding a contract, where this is deemed necessary to protect the best interests of the organisation.

RO

Concurs de selectare a unei companii de audit care va efectua auditul financiar general al organizației

Asociația Obștească Clinica Juridică din Bălți (CJB în continuare) anunță concurs de oferte pentru selectarea unei companii de audit cu privire la realizarea auditului financiar general al organizației în baza recomandărilor Ambasadei Suediei în Moldova către CJB. Auditul se va efectua de către un auditor extern, independent și calificat în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit (ISA 700) și în conformitate cu politica de audit extern a CJB.

Scopul auditului general al organizației reprezintă expunerea opiniei asupra situației contabilității și managementului financiar, asupra veridicității reflectării în dările de seamă contabile și fiscale a situației reale pentru perioada de activitate 1.01.2025 – 31.12.2025.

1. Obiectivele auditului

Obiectivele auditului sunt:

• de a audita situația financiară generală a CJB pentru perioada 01.01.2025  – 31.12.2025, raportul fiind prezentat către CJB şi adresat adițional către Ambasada Suediei în Republica Moldova;
• de a prezenta o opinie de audit în conformitate cu Standardele ISA 700 în ceea ce ține de conformarea raportului financiar al CJB cu evidențele contabile și cu instrucțiunile Ambasadei Suediei pentru raportarea financiară, după cum este stipulat în Contractul de grant #15933 între Ambasada Suediei în Republica Moldova, semnat la data de 30 mai 2023 și Amendamentele la acesta.

2. Cerințe specifice:

În cadrul auditului un accent sporit va fi pus pe următoarele aspecte:

• examinarea raportului financiar prin compararea fiecărui articol de buget (costurile reale și costurile bugetate) și a documentelor justificative aferente costurilor suportate;
• verificarea și compararea soldului de ieșire pentru perioada anterioară și a soldului de intrare pentru perioada curentă inclusiv confirmarea soldului final din raportul financiar și Situații Financiare 2025 la sfârșitul exercițiului financiar si concordanța acestuia cu informația înregistrată în sistemul contabil;
• examinarea câștigurilor și pierderilor de schimb valutar pe toată durata anului într-un mod sistematizat și existența documentelor financiar-contabile confirmative;
• utilizarea mijloacelor financiare, inclusiv a costurilor salariale debitate, conform destinației, frecvența achitării costurilor salariale din proiecte și cuantificare timpului lucrat;
• respectarea legislației naționale cu privire la calcularea și plata contribuțiilor obligatorii, impozitelor și taxelor de securitate socială;
• corectitudinea organizării evidenței contabile și a sistemului de raportare financiară (notele explicative privind principiile contabile aplicate pentru raportul financiar anual);
• respectarea politicilor și procedurilor interne în procesul de achiziții de bunuri și servicii;
• verificarea și confirmarea soldului fondului necheltuit (inclusiv câștigurile din schimb) în raportul financiar și confirmarea sumei care va fi redirecționată pentru anul 2026, ultimul an de acțiune a Contractului de Grant #15933.
• alte aspecte relevante.

3.    Raportarea

1. Auditul se va desfășura în perioada 20 iulie 2026  – 30 august 2026.
2. Raportul de audit trebuie să conțină scopul auditului și metodologia
3. Raportarea trebuie să includă Raportul unui auditor independent (1) şi Scrisoarea către Management (Management Letter) (2) în conformitate cu formatul standard ISA 800/805. Scrisoarea către Management (Management Letter) va include atât constatările de audit, cât și punctele slabe.

4. Rapoartele prezentate de auditor și Scrisoarea către Management trebuie să ofere comentarii la următoarele:
   • Dacă raportul financiar prezentat de CJB este structurat în așa mod încât să permită compararea directă cu ultimul buget aprobat și dacă corespunde înregistrărilor contabile;
   • Daca raportul financiar oferă informații cu privire la rezultatul financiar pe linie bugetară;
   • Dacă procesul de procurări în cadrul CJB este în conformitate cu procedura de procurări a CJB;
   • Observații formulate pe parcursul procesului de audit și acțiuni recomandate;

5. Auditorul trebuie să cuantifice suma costurilor pentru care lipsesc documente justificative.

6. Auditorul va propune recomandări în vederea remedierii deficiențelor identificate, acestea fiind prezentate în ordinea priorității de remediere.

7. Măsurile luate de CJB pentru a remedia deficiențele identificate în auditurile anterioare trebuie să fie indicate în Raport.

8. Opinia și recomandările auditorului trebuie să fie prezentate în mod clar în Rapoarte si Scrisoarea către Management (Management Letter). Rapoartele şi Scrisoarea către Management (Management Letter) vor fi întocmite în limbile română şi engleză şi vor fi prezentate în versiune finală, atât pe suport de hârtie şi precum și versiunea electronică a acestora (în format pdf. şi word.) până la data de 30 august 2026.

4. Cerinţe de participare

Cerinţe obligatorii

• Experiență în domeniul de audit de minim 3 ani;
• Experiență în prestarea serviciilor de audit pentru organizații necomerciale, finanțate de organizații naționale și internaționale;
• Cunoașterea limbilor română şi engleză la un nivel adecvat de analiză şi prezentare, dată fiind prezentarea ulterioară a Raportului de audit şi a Scrisorii de Management în limbile română şi engleză.

Structura ofertei:

• Descrierea companiei şi argumentarea oportunității selectării acesteia;
• Denumirea companiei, adresa, persoanele şi telefoanele de contact;
• Lista organizațiilor pentru care compania de audit a efectuat audit în ultimii 3 ani;
• Copia licenței pentru activitatea de audit;
• Descrierea calificărilor membrilor echipei de audit;
• CV-ul(urile) auditorului sau auditorilor care vor efectua auditul cu lista organizaților pentru care aceștia au efectuat auditul şi o lista a 3 persoane/companii referință;
• Oferta financiară în MDL.

*Oferta comercială trebuie să indice prețurile atât cu TVA, cât și la cota TVA 0% (condiție obligatorie). A.O. „Clinica Juridică” va oferi documentele confirmative pentru plata la cota TVA 0%.

Criteriile de evaluare:

• Prezentarea setului complet indicat în structura ofertei de mai sus;
• Experiența relevantă în auditul solicitat, specific organizațiilor neguvernamentale în Standardele Internaționale de Audit
• Calificarea echipei/auditorului care va efectua auditul;
• Oferta cea mai avantajoasă respectând indicatorul calitate/preț.

Prezentarea ofertei:

Data limită de prezentare a ofertei: 15 iulie 2026, ora 18:00.

Ofertele pot fi expediate prin e-mail la adresa tendercju@gmail.com cu mențiunea „Concurs Companie de Audit 2026”.

Informații suplimentare sau de clarificare pot fi obținute la  adresa de e-mail tendercju@gmail.com cu mențiunea „Clarificări Concurs Companie de Audit” până în data de 14 iulie 2026.

Clinica Juridică își rezervă dreptul de a respinge toate ofertele și de a renunța la concursul de selectare unei companii de audit care va efectua auditul financiar general al organizației a  pentru a prioritiza interesul major al organizației.