Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Technovator este în căutarea unui partener strategic pentru ediția din acest an al celui mai mare hackathon de tehnologie din tara Deeptech GigaHack, capabil să livreze o experiență de top și o execuție logistică complexă. Deeptech GigaHack este un eveniment de referință pentru comunitatea tech, unde 300 participanti: programatori, designeri, manageri de proiect și entuziaști colaborează pentru a genera soluții inovatoare.

Locație: Tekwill, Chisinau

Data:

• 25 septembrie 2026: 14.00-19.00
• 26 septembrie 2026: 9.00-20.00
• 27 septembrie 2026: 9.00-20.00

Mai multe detalii despre eveniment: https://gigahack.md

Acest eveniment necesită o configurare audio-vizuală profesională și un scenariu de eveniment bine definit pentru a crea o experiență captivantă și fluidă pentru participanți. Echipamentele audio-vizuale și suportul tehnic solicitate sunt cruciale pentru un sunet clar, prezentări vizuale eficiente și tranziții line pe parcursul evenimentului. 

Obiectivul Principal:

• Transformarea spațiului Tekwill într-un spațiu de lucru pentru 300 de participanți conectați la computer simultan (internet de înaltă calitate, prelungitoare)
• Conceptualizare și implementare de servicii suport tehnic audio-vizual, inclusiv arenda  și instalare de echipamente audio-vizuale și microfoane pentru o atmosferă vibrantă care să combine atmosfera lucrativă de maximă concentrare, de desfășurare unor activități extra de tip workshops cât și activități de relaxare și socializare
• Elaborarea unui plan/scenariu detaliat ce cuprinde regia și specificațiile tehnice pentru ceremoniile de deschidere și închidere. Include managementul agendei minut cu minut și sincronizarea tuturor factorilor implicați pentru a asigura o execuție impecabilă pe întreaga durată a programului.
• Gestionarea logisticii, care presupune: coordonarea închirierii, instalării strategice a meselor și scaunelor conform hărții de spațiu predefinite, precum și returnarea eficientă a acestora la finalul evenimentului.
• Dezvoltarea și instalarea tuturor suporturilor vizuale necesare (photowall, banere, si alte optiuni) pentru a asigura o prezență de brand coerentă, profesională și de mare impact pe parcursul întregului eveniment.

Descrierea Detaliată a Serviciilor Solicitate:

• Vizualuri și Branding: Asigurarea de vizualuri și grafică coerentă (VJ eveniment)
• Servicii video: Înregistrarea evenimentului cu 2-3 camere video 
• Suport Tehnic și Operațional: Echipament tehnic audio-vizual și regie profesională pentru sunet și lumini, management general al evenimentului 
• Opțiuni de Entertainment Suplimentare (Opțional): Furnizarea de photobooth, ecrane LED interactive, roboți sau alte elemente de divertisment pentru sporirea implicării.
• Support logistic: Asigurarea suportului logistic prin gestionarea închirierii, amplasării strategice conform hărții și returnarii ulterioare a mobilierului necesar pentru cei 300 de participanți.

Termene de Livrare:

• Design Scenariu și Planificare Spațiu: Procesul demarează imediat după semnarea contractului. Această etapă include elaborarea scenariului regizoral și realizarea schiței tehnice a evenimentului. Schița va cuprinde amplasarea exactă a scenei, a ecranelor LED, a sistemelor de sonorizare, precum și configurația zonelor de lucru (cele 300 de locuri). Toate livrabilele vor fi agreate și definitivate cel târziu cu patru săptămâni înainte de data de 25 septembrie 2026.
• Livrare și Instalare Echipamente: Toate componentele hardware (sisteme de iluminat, sunet, ecrane, infrastructură electrică și internet) vor fi livrate și instalate la locația Tekwill înainte de data evenimentului. Calendarul de montaj va fi stabilit astfel încât să permită o fereastră de timp optimă pentru soundcheck, calibrarea video și repetițiile generale, în strânsă coordonare cu administrația locației și echipa de organizare.
• Suport Tehnic Operational: Asistență tehnică specializată (ingineri de sunet, tehnicieni video, administratori de rețea) asigurată pe toată durata desfășurării evenimentului, pentru a garanta stabilitatea conexiunilor și buna funcționare a echipamentelor.
• Eliberarea Spațiului: Operațiunile de demontaj, inventariere și îndepărtare a echipamentelor și a materialelor de branding vor începe imediat după încheierea oficială a evenimentului, asigurând predarea spațiului în starea sa inițială conform termenelor stabilite cu locația.

Condiții de Aplicare

Furnizorii interesați (agenții de producție sau companii de event management) trebuie să prezinte:

• Experiență: Furnizorul trebuie să demonstreze experiență cu minim 2-3 evenimente de rang similar, susținută de referințe (foto/video).
• Concept vizual: Oferta va include o sugestie de scenariu și concept, detaliind soluțiile de lumini.
• Conceptul Tehnic: O scurtă descriere a echipamentelor propuse (vizual/logistic).
• Oferta Financiară: Propunerea financiară cu menționare de pret pentru fiecare serviciu/echipament propus (unde posibil, per unitate). Specificați dacă prețurile includ sau nu TVA.
• Echipa: Organigrama echipei care va fi prezentă pe teren în perioada evenimentului.

Termen limită pentru depunerea ofertelor: 1 mai 2026

Adresa de contact: admin@technovator.world

Subiectul e-mailului: "Ofertă servicii de amenajare tehnica_Deeptech GigaHack 2026 - [Numele Companiei Dvs.]".