Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Termeni de referință privind selectarea unui companii de audit

Publicat: 24.10.2024

INTRODUCERE

A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” lansează un concurs pentru selectarea unei companii de audit financiar al organizației pentru perioadele 01.01.2024 – 31.12.2024 și 01.01.2025 – 31.12.2025.

Compania selectată va presta serviciile conform Termenilor de referință din prezentul anunț și pe baza contractului de prestare a serviciilor aferente perioadei solicitate.

Cadrul general

Asociația Obștească „CONCORDIA. Proiecte Sociale” din Moldova este o organizație necomercială, independentă de autoritățile publice, apolitică, nonprofit, neguvernamentală și de utilitate publică. Scopul principal al organizației este integrarea armonioasă în societate a copiilor, tinerilor și adulților defavorizați, inclusiv a persoanelor în etate, prin promovarea și oferirea de asistență pentru:

• Copii rămași temporar fără ocrotire părintească;
• Tineri defavorizați și familii aflate în stare de sărăcie și vulnerabilitate.

De la înființarea din 2004, oferim suport prin: un acoperiș, mese calde, ajutor la domiciliu, afecțiune și consolidarea relațiilor interpersonale.

În 2023, 28.504 persoane au beneficiat de serviciile noastre. Pentru susținerea activităților, A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” a utilizat fonduri de 84.142.517 MDL, majoritatea provenind din donații din Austria.

Obiectul auditului

Obiectivul auditului este exprimarea unei opinii profesionale cu privire la corectitudinea și conformitatea operațiunilor financiare ale Asociației Obștești „CONCORDIA. Proiecte Sociale” cu standardele naționale de contabilitate și legislația fiscală în vigoare în Republica Moldova, pentru activitatea desfășurată de Asociație în anii 2024 și 2025. De asemenea, auditul va include emiterea raportului de audit și a opiniei auditorului, în conformitate cu prevederile Standardelor Internaționale de Audit.

Compania de audit selectată va trebui să ofere servicii de audit financiar pentru activitatea A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” începând cu 1 ianuarie 2025.

Raportul final de audit pentru anul 2024 va fi prezentat către A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” până la data de 25 martie 2025.

Raportul final de audit pentru anul 2025 va fi prezentat către A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” până la data de 25 martie 2026. 

La efectuarea auditului, o atenție deosebită se va acorda următoarelor aspecte:

1. Examinarea cheltuielilor și veniturilor reflectate în evidența contabilă și în rapoartele financiare, pentru a determina dacă acestea sunt recunoscute și înregistrate conform legislației în vigoare și cerințelor contractelor de finanțare.
2. Evaluarea sistemului de evidență contabilă al Organizației, pentru a stabili dacă administrarea finanțărilor se realizează în mod adecvat, iar veniturile și cheltuielile pot fi identificate ușor.
3. Utilizarea mijloacelor financiare ale A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” în mod eficient și conform destinației stabilite, prevederilor legislative și planului strategic al organizației.
4. Verificarea procedurilor de achiziții pentru a asigura conformitatea acestora cu cerințele contractelor de finanțare și/sau politicilor organizației, respectarea bugetului aprobat, corectitudinea documentării delegărilor și respectarea altor condiții importante stipulate în contracte.
5. Obținerea asigurării că situațiile financiare au fost întocmite și prezentate corect.
6. Examinarea proceselor și instrumentelor de control intern existente.

Planificarea auditului financiar

Auditorul va planifica în mod adecvat misiunea de audit financiar care obligatoriu să corespundă cu următorul plan de lucru:
 

Raportarea

1. Opinia de audit va respecta prevederile Standardelor Internaționale de Audit (ISA).
2. Raportul de audit, verificat și semnat de auditorul responsabil, va fi prezentat organizației în termenele și condițiile indicate la compartimentul „Obiectul auditului”.
3. Pe lângă raportul de audit, auditorul va întocmi o scrisoare de management adresată conducerii, care va include:

• concluziile auditului privind rezultatele controlului;
• recomandări pentru îmbunătățirea sistemului de control intern (SCI), a procedurilor contabile și a managementului financiar al proiectelor.

1. Raportul de audit și scrisoarea de management vor fi prezentate în două exemplare în limba română și trei exemplare în limba engleză.
2. Auditorii vor avea acces la toate documentele și actele contabile. A.O.„CONCORDIA. Proiecte Sociale” va asigura sprijinul și spațiul necesar pentru facilitarea procesului de audit.
3. După finalizarea auditului, dar înainte de a părăsi sediul organizației, auditorul va organiza o ședință de închidere cu conducerea organizației (administratorii) și cu personalul responsabil de contabilitate și raportare (contabila-șefă). În cadrul întâlnirii, se vor discuta:

• rezultatele auditului;
• deficiențele majore constatate;
• aspecte privind gestiunea administrativă și financiară;
• recomandări pentru îmbunătățirea managementului, a procedurilor contabile și a sistemului de control intern (SCI).

Locul efectuării auditului financiar

Auditul financiar se va desfășura exclusiv prin prezență fizică, în biroul administrativ al A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale”, situat în mun. Chișinău, str. Anatol Corobceanu 13/1. Informația necesară pentru audit va fi pusă la dispoziție atât în format electronic, cât și pe suport de hârtie, la sediul asociației.

Depunerea ofertei

Structura ofertei

1. Oferta  tehnică:

• Copia extrasului companiei din registrul persoanelor juridice;
• Descrierea companiei, inclusiv adresa, persoanele și telefoanele de contact;
• Experiență de minim 5 ani în domeniul auditului financiar pe piața Republicii Moldova;
• Experiența în auditarea ONG-urilor din Republica Moldova, finanțate de organizații naționale și internaționale în ultimii 5 ani (se vor indica minimum 5 dintre cele mai mari organizații auditate);
• Lista echipei de audit și descrierea calificărilor membrilor echipei care vor efectua auditul;
• CV-urile membrilor echipei de audit implicați în procesul de audit;
• Copiile certificatelor de calificare pentru fiecare auditor din echipă;
• Declarația privind lipsa conflictului de interese și independența companiei, conform Anexei nr. 1;
• Scrisori de referință (minimum două) de la alte ONG-uri;
• Copia poliței de asigurare a riscurilor;
• Oferta de preț, exprimată în MDL, fără TVA.

Prețurile fără TVA vor fi interpretate conform articolului 103, aliniatul 9² al Codului Fiscal al Republicii Moldova, care prevede expres:

„Se scutesc de TVA, fără drept de deducere, mărfurile și serviciile importate sau procurate pe teritoriul Republicii Moldova de către organizațiile necomerciale care corespund cerințelor art. 52, în scopul construirii instituțiilor de asistență socială, precum și mărfurile și serviciile importate sau procurate pentru necesitățile acestor instituții.”

• Prevederi pentru reduceri sau facilități, cum ar fi oferirea unui procent de reducere, cu indicarea costului final;
• Costuri suplimentare posibile, cu detalierea acestora, dacă este cazul.

1. Oferta financiară:

Criterii de selectare

Descarcă  Declaratie privind lipsa cnflictului de interes si de interes si de independenta a companiei-4 puncte

Criterii de selectare

Ofertele vor fi deschise în cadrul unei comisii formate în acest scop, după data limită de depunere a ofertelor. Ofertele depuse în cadrul acestei proceduri de selecție vor fi evaluate în baza criteriilor descrise mai sus.
Comisia poate decide excluderea din concurs în cazul dosarelor incomplete.
Ofertantul care acumulează cel mai mare punctaj, conform criteriilor de evaluare, va fi invitat pentru încheierea contractului.

A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” își rezervă dreptul de a solicita și alte documente în cadrul evaluării sau explicații suplimentare în cazul apariției unor neclarități.

Dezvăluirea evaluării și responsabilitatea costurilor:

1. A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” nu este obligată să dezvăluie ofertanților modul în care sunt evaluate ofertele sau să furnizeze informații despre procesul de selecție;
2. Ofertanții sunt responsabili pentru propriile cheltuieli suportate pentru pregătirea și depunerea ofertei în temeiul prezentelor Termeni de referință.

Nu este un contract: Acești Termeni de referință nu sunt un contract sau angajament. Depunerea/transmiterea unei oferte nu obligă Beneficiarul să încheie un contract și Beneficiarul nu se angajează să acopere nici un cost suportat în pregătirea ofertei.

Confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal

Ofertele înscrise la concurs vor conține, direct sau indirect, date cu caracter personal. A.O. „CONCORDIA. Proiecte Sociale” va asigura confidențialitatea datelor cu caracter personal în procesul de colectare, prelucrare și stocare a acestora.

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale ofertanților și ale reprezentanților acestora, inclusiv a datelor privind identitatea, contactele și informațiile lor financiare, se va realiza conform Legii nr. 133/2011 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și va fi utilizată exclusiv în scopul evaluării ofertelor și atribuirii contractului. Prin participarea la această procedură de achiziție, ofertanții își exprimă consimțământul pentru prelucrarea datelor lor personale în scopurile menționate mai sus. Toate datele cu caracter personal vor fi păstrate confidențiale și nu vor fi transferate către terțe părți, decât dacă legea o prevede sau dacă este necesar pentru buna desfășurare a procesului de selecție.

Termenul limită de depunere a ofertelor este: 30.10.2024, până la ora 16:00.
Ofertele cu mențiunea – Selectarea companiei de audit / denumirea ofertantului – se vor expedia la adresa electronică moldova@concordia.md, semnate cu semnătură electronică, sau se vor depune personal la sediul A.O. CONCORDIA. Proiecte Sociale, mun. Chișinău, str. Anatol Corobceanu, 13/1, semnate și ștampilate în original (în plicuri sigilate).

Prețul stabilit în contract va rămâne fix pe toată perioada de implementare a contractului, cu excepția cazurilor în care vor fi modificate lucrările, cantitățile sau volumele.

Pentru informații suplimentare, contactați-ne la numărul de telefon 060455506 sau scrieți-ne pe adresa electronică: veronica.burlac@concordia.md.

A.O. CONCORDIA. Proiecte Sociale își rezervă dreptul de a anula și/sau suspenda procedura de selecție, total sau parțial, și de a respinge toate ofertele în orice moment înainte de adjudecarea contractului, inclusiv în cazul în care se află în imposibilitatea acoperirii financiare sau în situațiile în care ofertele nu corespund cerințelor stabilite în prezenta documentație, fără a-și crea astfel obligații și fără a purta răspundere față de ofertanți.