Achiziții de bunuri și contractări de servicii

EcoContact  anunță concurs pentru  selectarea unei companii de audit în scopul auditării programelor de granturi mici acordate în cadrul proiectului “Justiție Verde”, implementat cu suportul Suediei.   Serviciile vor fi prestate de către un auditor extern, independent și licențiat, în conformitate cu standarde ISA800/805.

Compania selectată va fi contractată pentru perioada 2023-2025.  

Activitatea EcoContact este finanțată din surse externe, prin contract de grant semnat cu Ambasada  Suediei din Chișinău. Conform politicilor și procedurilor de activitate ale Asociației privind managementul sub-granturilor, inclusiv prevederile contractului de grant semnat cu donator, EcoContact asigură efectuarea auditului beneficiarilor de grant de către auditori licențiați.

Asociația EcoContact este o organizație non-guvernamentală și are drept scop promovarea proceselor de dezvoltare durabilă, protecția mediului și utilizarea durabilă a resurselor naturale la nivel regional.  Asociația Obștească EcoContact activează la nivel local, național și regional.

Proiectul „O justiție verde pentru un mediu protejat si comunități durabile în Republica Moldova”  implementat de AO EcoContact cu suportul Suediei își propune să contribuie la îmbunătățirea cadrului normativ și instituțional al guvernanței și al justiției de mediu prin promovarea unei implicări mai active și a unei cooperări mai strânse din partea tuturor actorilor-cheie în domeniul protecției mediului, la nivel național și local.

O componentă a proiectului vizează acordarea suportului actorilor național (ONG și Mass Media) prin intermediul programelor de granturi mici.

Astfel, pe parcursul anilor 2023-2025 sunt preconizate alocarea următoarelor granturi:

• 13 granturi pentru ONG -uri de mediu
• 4 granturi pentru Mass Media
• 7 granturi pentru ONG-uri din domeniul justiției și egalității de gen

Bugetele granturilor care urmează a fi auditate variază între 100,000 MDL – 450,000 MDL  și pot fi pentru o durata de 6 – 12 luni. În dependență de criteriile interne de auditare a granturilor,  acestea vor fi auditate   la etapa de  raportare intermediară, precum și raportul final.

Companiile de audit interesate vor remite la adresa procurari@ecocontact.md  pină 15 septembrie 2023 oferta financiară cu actele de însoțire solicitate. Pentru mai multe întrebări, persoana de contact Anastasia Pogor, manager financiar, AO EcoContact, anastasia.pogor@ecocontact.md tel +22 996-162

TERMENI DE REFERINŢĂ

Scopul sarcinii

Scopul sarcinii reprezintă auditarea rapoartelor financiare prezentate de către beneficiarii de grant și exprimarea opiniei de audit în conformitate cu ISA800/805 privind corespunderea rapoartelor financiare cu înregistrările contabile ale beneficiarului de grant și cerințele contractului de grant semnat între beneficul contractului de grant și EcoContact AO. Pentru exprimarea   unei  opinii  asupra  rapoartelor  financiare ale beneficiarului de grant, auditorul  trebuie  să verifice şi să evalueze Rapoartele și documentele confirmative.  Raportul auditorului trebuie să conțină opinia acestuia clar exprimată în formă scrisă în limbile Română și Engleză.

Cerințe de calificare pentru compania de audit:

• Experiența în domeniu de minim 5 ani;
• Dovada prezenței echipei calificate de auditorii (cel puțin 2 auditori, confirmați prin CV și acte)
• Experiență în efectuarea de audituri pentru ONG-uri finanțate de organizații naționale și internaționale (dovada efectuării auditului la cel puțin 3 proiecte a implementate de ONG cu valoare de peste 100,000 EUR, dintre care cel puțin 2 finanțate din sursele internaționale);
• Disponibilitate de a realiza deplasări la necesitate pentru a efectua controlul de audit în regiunile Moldovei.
• Experiență demonstrată de comunicare și interacțiune cu ONG-uri locale și naționale

Detalii privind sub-granturile finanțate de către EcoContact

Cheltuielile standard prevăzute in bugetele sub-granturilor includ: salarii, cheltuieli de oficiu, deplasări, organizarea seminarelor, ședințelor de instruire, conferințe, publicații, elaborarea de studii, pagini web, proiecte de infrastructură mică, procurări de echipamente, achiziționarea de servicii,  etc. Bugetele sub-granturilor care urmează a fi auditate variază între 100,000 MDL – 450,000 MDL  si pot fi pentru o durata de 9 – 12 luni. Conform ghidului de implementare a granturilor, fiecare proiect urmează a fi auditat de 2 ori (va fi raport intermediar și final). 

Sarcina tehnică

• Analiza cheltuielilor mijloacelor de grant şi a documentelor corespunzătoare, prezentate de către Beneficiari de sub-granturi, cu scopul de a determina dacă acestea sunt raționale după caracterul lor general, dacă sunt permise de condițiile de acordare a mijloacelor financiare, dacă sunt confirmate cu documentele necesare, cât şi cu scopul de a determina dacă cheltuielile reflectate în raportul financiar corespund cu documentele contabile ale beneficiarului grantului, inclusiv cu înregistrările contabile și corelează cu activitățile executate în cadrul proiectelor.
• Verificarea aplicabilității legislației în vigoare în procesul administrării grantului, inclusiv legislației fiscale (calcule și plăți salarii, onorarii, servicii, servicii locațiune, tranzacții de import etc.). Numărul și volumul testelor aplicate va fi bazat pe analiza de risc și aceasta va fi descris în raport.
• Evaluarea sistemului de evidentă contabilă a organizației, cu scopul de a determina dacă administrarea grantului se efectuează adecvat, dacă veniturile şi cheltuielile pot fi ușor identificate. Documentele contabile trebuie să reflecte separat operațiunile de primire şi cheltuire a mijloacelor grantului.
• Verificarea acumulării și utilizării dobânzilor bancare, la mijloacele financiare acordate de EcoContact, aflate în conturile organizației, dacă asemenea există.
• Verificarea existenței unui sistem de control intern în cadrul organizației, care ar asigura într-o măsură suficientă administrarea grantului EcoContact în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare, cât şi cu clauzele contractului de grant.
• Verificarea respectării contractului de grant de către beneficiarul grantului. Analiza dată trebuie să includă evaluarea eficacității și eficienței activității efectuate de organizație, verificarea rapoartelor prezentate, verificarea compatibilității procesului de achiziționare a bunurilor și serviciilor cu cerințele contractului de grant, respectarea bugetului aprobat, corectitudinea documentării deplasărilor, atât locale cât și internaționale, cu transport auto și avia, și verificarea respectării altor condiții importante stipulate în contract.

• Comunicarea cu reprezentantul beneficiarului de grant pe parcursul procesului de pregătirea a rapoartelor de audit pentru clarificarea cheltuielilor și soluționarea eventualelor neclarități privind implementarea bugetelor și managementul cheltuielilor în cadrul PGM.
• Examinare și confirmare că partenerii de cooperare și/sau furnizorii că aceste părți nu fac parte din Lista consolidată a persoanelor, grupurilor și entităților care fac obiectul sancțiunilor financiare ale UE ( http://www.sanctionsmap.eu/)
• Alte aspecte considerate a fi necesare.

Compania de audit va lucra nemijlocit cu managementul organizațiilor beneficiare de grant și va raporta către AO EcoContact în termenele agreate în prealabil.

Livrabile

• 2 Rapoarte de audit ( intermediar și final) pentru fiecare Beneficiar de  grant semnate de auditorul responsabil
• Scrisoarea către management

Pentru fiecare audit efectuat, raportul de audit va fi prezentat în câte 2 exemplare, în limbile Română și Engleză, versiunea electronică a acestuia (în format pdf). 

Pentru ca ofertele să fie examinate acestea vor include în mod obligatoriu următoarele:

Informația generală despre companie

1. Denumirea companiei de audit;
2. Numele, prenumele conducătorului organizației și a echipei implicate în audit. CV-urile persoanelor implicate (cel puțin 2 auditori);
3. Informația de contact, inclusiv adresa, telefoane, fax, e-mail, pagină web;
4. Copia licenței pentru prestarea serviciilor de audit;
5. Descrierea experienței companiei pe piață, în special cu organizațiile necomerciale și internaționale;
6. Lista clienților relevante sarcinii propuse;
7. Confirmare privind posibilitatea de a efectua controlul de audit în regiunile Moldovei;
8. Confirmare privind posibilitatea de a efectua auditul mai multor organizații în paralel;
9. Alte informații relevante care poate oferi greutate în selectarea companiei.

 Oferta financiară

Oferta financiară va include oferta de preț și criteriile generale de estimare a serviciilor de audit pentru condițiile sus-menționate (audit de proiect, valoarea grantului, perioada de implementare etc.). Oferta urmează a fi prezentată în EURO fără TVA.

Inclusiv, compania de audit va include în ofertă termenele de realizare a auditului (în zile lucrătoare, de la începutul auditului până la emiterea raportului final).

Criterii de selecție:

1. Experiența companiei și a personalului – 50%
2. Oferta de preț – 50%

 Termenul limită de depunere a ofertelor este  pana la 15 septembrie 2023 

Oferta cu mențiunea in subiectul mesajului „Audit PGM” - se va expedia prin poșta electronică procurari@ecocontact.md. Persoana de contact Anastasia Pogor, manager financiar, tel 022-996-162