Achiziții de bunuri și contractări de servicii

CAIET DE SARCINI

Servicii de ordonare, sistematizare și arhivare a documentelor

1. Context și obiectul achiziției

Unitatea Consolidată pentru Implementarea și Monitorizarea Proiectelor în domeniul Energeticii (UCIPE) intenționează să contracteze servicii specializate de ordonare, sistematizare, inventariere și pregătire pentru arhivare a documentelor, în conformitate cu legislația și normele aplicabile în domeniul arhivistic.

UCIPE nu face parte din Fondul Arhivistic de Stat, iar documentele rezultate din activitatea instituției urmează a fi gestionate și păstrate în conformitate cu cerințele legale și normative aplicabile instituțiilor care nu fac parte din Fondul Arhivistic de Stat.

Necesitatea contractării acestor servicii rezultă din volumul și diversitatea documentelor existente, precum și din necesitatea asigurării unei evidențe, organizări și păstrări corespunzătoare a acestora.

În urma unei evaluări preliminare a documentelor existente, se estimează un volum de aproximativ 1.200 de mape/dosare (300-500 file – mapa/dosarul) care urmează să fie supuse procesului de ordonare, sistematizare, arhivare sau distrugere.

Volumul indicat este estimativ și poate fi ajustat în funcție de situația identificată în procesul de examinare și prelucrare a documentelor.

Scopul achiziției este de a asigura ordonarea, clasificarea, sistematizarea, inventarierea și pregătirea corespunzătoare pentru păstrarea în arhivă a documentelor UCIPE, precum și identificarea documentelor al căror termen de păstrare a expirat, în conformitate cu cerințele aplicabile.

2. Tipurile de documente

Documentele care urmează a fi prelucrate pot include, în funcție de fondul documentar existent:

• documente financiar-contabile;
• documente aferente resurselor umane și personalului;
• documente privind achizițiile și contractarea;
• documente administrative;
• documente operaționale; și
• alte documente rezultate din activitatea UCIPE.

Prestatorul va trebui să asigure tratarea corespunzătoare a diferitelor categorii de documente, în conformitate cu cerințele și termenele de păstrare aplicabile.

3. Scopul serviciilor

Scopul serviciilor este asigurarea unei organizări corespunzătoare și uniforme a documentelor UCIPE, astfel încât acestea să fie:

• clasificate și sistematizate corespunzător;
• constituite în dosare;
• identificate și inventariate;
• pregătite pentru păstrarea în arhivă;
• pregătite pentru aplicarea procedurilor corespunzătoare în cazul documentelor cu termen de păstrare expirat; și
• ambalate și aranjate corespunzător pentru păstrarea în condiții de arhivă.

4. Domeniul serviciilor

Serviciile prestate vor include, cel puțin, următoarele activități:

1. Definitivarea și/sau elaborarea Regulamentului privind organizarea și gestionarea arhivei UCIPE, adaptat specificului activității instituției și cerințelor arhivistice aplicabile.
2. Elaborarea nomenclatorului dosarelor UCIPE și corelarea categoriilor de documente cu Indicatorul documentelor-tip și termenele de păstrare;
3. Sortarea și clasificarea documentelor, inclusiv examinarea și gruparea acestora în funcție de natura, conținutul, destinația și categoria documentelor;
4. Stabilirea termenului de păstrare a documentelor, în conformitate cu legislația și normele arhivistice aplicabile;
5. Formarea și sistematizarea dosarelor, inclusiv selectarea și ordonarea documentelor în cadrul dosarelor corespunzătoare;
6. Numerotarea filelor dosarelor, în conformitate cu cerințele aplicabile;
7. Perfectarea și completarea copertelor dosarelor, cu toate informațiile necesare pentru identificarea corespunzătoare a acestora;
8. Inventarierea dosarelor, inclusiv întocmirea documentelor necesare pentru evidența și gestionarea acestora;
9. Întocmirea inventarului dosarelor cu termen lung de păstrare sau permanent, conform cerințelor arhivistice aplicabile;
10. Întocmirea listei documentelor cu termen de păstrare expirat, în vederea examinării și aplicării procedurii corespunzătoare de către reprezentanții UCIPE. Distrugerea documentelor se va efectua exclusiv după aprobarea corespunzătoare și cu respectarea procedurilor legale.
11. Întocmirea procesului-verbal privind documentele propuse spre distrugere, în conformitate cu cerințele legale și arhivistice aplicabile;
12. Ambalarea și aranjarea dosarelor în cutii de arhivă, inclusiv identificarea și etichetarea corespunzătoare a acestora, în conformitate cu cerințele de păstrare și conservare a documentelor.

Lista de mai sus reprezintă cerințele minime. Prestatorul va asigura și realizarea oricăror activități auxiliare sau conexe necesare pentru finalizarea corespunzătoare a procesului de ordonare, sistematizare și arhivare a documentelor.

5. Cerințe privind realizarea serviciilor

Prestatorul va asigura:

• elaborarea documentelor metodologice și organizatorice necesare funcționării arhivei UCIPE, în conformitate cu cerințele arhivistice aplicabile;
• efectuarea serviciilor de către personal calificat și cu experiență relevantă în domeniul arhivării și gestionării documentelor;
• respectarea legislației și a normelor aplicabile în domeniul arhivistic;
• păstrarea integrității și ordinii documentelor pe durata procesului de prelucrare;
• asigurarea confidențialității informațiilor conținute în documente;
• manipularea documentelor astfel încât să fie prevenită deteriorarea, pierderea sau înlocuirea acestora;
• identificarea și semnalarea UCIPE a eventualelor neclarități sau documente care necesită o decizie suplimentară;
• coordonarea cu reprezentanții UCIPE pe parcursul realizării serviciilor.

În cazul în care, în procesul de lucru, vor fi identificate situații care necesită interpretarea sau aplicarea unor cerințe arhivistice specifice, Prestatorul va consulta UCIPE înainte de luarea unei decizii.

6. Rezultatele/produsele așteptate

La finalizarea serviciilor, Prestatorul va prezenta, după caz, următoarele rezultate:

• documente sortate și clasificate;
• dosare formate și sistematizate;
• dosare cu file numerotate;
• coperte completate și perfectate;
• nomenclatorul dosarelor elaborat și definitivat;
• regulamentul privind organizarea și gestionarea arhivei UCIPE, elaborat și/sau definitivat;
• inventarul dosarelor;
• inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare de 75 de ani;
• lista documentelor cu termen de păstrare expirat;
• procesul-verbal privind documentele propuse spre distrugere;
• dosare ambalate și aranjate în cutii de arhivă;
• cutii de arhivă identificate și etichetate corespunzător; și
• alte documente și materiale necesare pentru confirmarea finalizării corespunzătoare a serviciilor.

Serviciile se consideră finalizate și recepționate după verificarea de către reprezentanții UCIPE a documentelor prelucrate și a materialelor de evidență prezentate de Prestator și confirmarea îndeplinirii cerințelor prezentului Caiet de sarcini.

În cazul identificării unor neconformități, Prestatorul va remedia neconformitățile constatate în termenul stabilit de UCIPE, fără costuri suplimentare.

7. Volumul estimativ

Volumul estimativ al documentelor care urmează să fie procesate este de aproximativ 1.200 de mape/dosare.

Ofertantul va lua în considerare volumul estimativ la elaborarea ofertei și va indica în oferta financiară modalitatea de calcul al costurilor.

Se recomandă indicarea, după caz, a:

• prețului per mapă/dosar;
• prețului total estimat pentru volumul de aproximativ 1.200 de dosare;
• costurilor pentru activități suplimentare, dacă acestea există;
• altor costuri relevante necesare pentru prestarea integrală a serviciilor.

8. Durata și perioada de prestare

Ofertantul va indica în oferta sa perioada estimată necesară pentru realizarea integrală a serviciilor pentru volumul estimativ de aproximativ 1.200 de mape/dosare.

Calendarul detaliat de lucru va fi stabilit de comun acord cu Prestatorul selectat, ținând cont de volumul documentelor și de condițiile de desfășurare a activităților.

9. Cerințe față de ofertant

Ofertantul trebuie să dispună de:

• experiență relevantă în prestarea serviciilor de arhivare, organizare și gestionare a documentelor;
• experiență în elaborarea nomenclatoarelor dosarelor și a documentelor interne privind organizarea și gestionarea arhivei instituționale;
• personal cu experiență și calificare corespunzătoare pentru realizarea serviciilor;
• capacitatea tehnică și organizațională necesară pentru prelucrarea volumului estimativ de documente;
• cunoștințe privind legislația și cerințele aplicabile în domeniul arhivistic.

Oferta va include informații privind experiența relevantă a ofertantului și, după caz, proiectele/contractele similare realizate anterior.

10. Confidențialitate

Prestatorul va asigura confidențialitatea tuturor informațiilor și documentelor la care va avea acces în procesul de prestare a serviciilor.

Documentele puse la dispoziția Prestatorului vor fi utilizate exclusiv în scopul realizării serviciilor contractate și nu vor putea fi copiate, divulgate, transmise sau utilizate în alte scopuri fără acordul prealabil al UCIPE, cu excepția cazurilor prevăzute de legislația aplicabilă.

Prestatorul va fi responsabil pentru asigurarea securității documentelor pe întreaga perioadă în care acestea se află în posesia sau sub controlul acestuia.

Prelucrarea documentelor se va efectua, la sediul UCIPE. Scoaterea documentelor, originalelor sau copiilor acestora din sediul UCIPE este interzisă.

11. Conținutul ofertei financiare

Oferta financiară va indica în mod clar:

• prețul total pentru prestarea serviciilor;
• prețul unitar, preferabil per mapă/dosar, în cazul în care este aplicabil;
• valoarea TVA și a altor taxe aplicabile, după caz;
• toate costurile necesare pentru realizarea integrală a serviciilor;
• perioada de valabilitate a ofertei.

Prețul ofertat va include toate costurile necesare pentru îndeplinirea integrală a cerințelor prezentului Caiet de sarcini inclusiv Prestatorul va indica separat în oferta financiară costul materialelor necesare pentru realizarea serviciilor (cutii de arhivă, etichete, dosare, materiale de legare etc.)

12. Depunerea ofertelor

Ofertele vor fi prezentate în format electronic și expediate la adresa de e-mail indicată mai jos:

E-mail: info@ucipe.gov.md

Termenul-limită pentru depunerea ofertelor: 5 octombrie 2026, 17:00.

Oferta transmisă după expirarea termenului-limită va fi considerată neeligibilă pentru evaluare.

13. Informații suplimentare și clarificări

În cazul în care sunt necesare informații suplimentare sau clarificări cu privire la prezentul Caiet de sarcini, potențialii ofertanți sunt invitați să contacteze UCIPE la următoarea adresă de e-mail: info@ucipe.gov.md