Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Societatea de Cruce Roșie din Republica Moldova (SCRM) anunță contractarea unei companii specializate pentru furnizarea serviciilor integrate de comunicare și PR, vizibilitate, campanii, evenimente și atragere de resurse.

Scopul contractului

Scopul contractului este furnizarea unui pachet integrat de servicii de comunicare și PR care să crească vizibilitatea SCRM și să transforme activitatea organizației în conținut public relevant, apariții media, campanii, evenimente și relații cu potențiali sponsori.

Servicii solicitate

Compania selectată va asigura, în principal, servicii în următoarele domenii:

Strategie și planificare

• evaluarea rapidă a situației actuale a comunicării SCRM;
• elaborarea, în primele 10 zile lucrătoare de la semnarea contractului, a unui plan de acțiune pentru primele 90 de zile;
• stabilirea mesajelor-cheie, a publicurilor prioritare și a temelor care trebuie promovate;
• elaborarea unui calendar lunar de comunicare;
• identificarea lunară a subiectelor cu potențial media și de vizibilitate.

Relații cu presa și apariții media

• redactarea și distribuirea comunicatelor de presă, declarațiilor, articolelor și materialelor pentru interviuri;
• menținerea unei baze de date actualizate cu jurnaliști și redacții relevante;
• contactarea directă a presei pentru promovarea activităților și pozițiilor SCRM;
• organizarea interviurilor, participărilor la emisiuni, rubrici, podcasturi și materiale tematice;
• pregătirea reprezentanților SCRM înainte de aparițiile publice;
• monitorizarea publicării și arhivarea aparițiilor media.

Comunicare digitală și conținut

• elaborarea calendarului editorial lunar;
• pregătirea textelor și conceptelor pentru pagina web, Facebook, Instagram, LinkedIn și alte canale aprobate de SCRM;
• crearea sau coordonarea materialelor vizuale;
• promovarea proiectelor, filialelor, voluntarilor, rezultatelor și poveștilor de impact;
• adaptarea conținutului în română, rusă și engleză, la solicitarea SCRM;
• analiza lunară a performanței și propunerea de ajustări.

Campanii de comunicare și vizibilitate

• dezvoltarea conceptelor de campanie pentru prioritățile SCRM;
• pregătirea mesajelor, identității vizuale, materialelor media și conținutului digital;
• coordonarea campaniilor cu presa, social media, filialele și partenerii;
• valorificarea zilelor relevante pentru Crucea Roșie, voluntariat, sănătate, prim ajutor, protecție socială și intervenție la dezastre;
• măsurarea rezultatelor fiecărei campanii.

Evenimente și reprezentare publică

• sprijin pentru organizarea evenimentelor instituționale și publice ale SCRM;
• elaborarea conceptului, agendei, planului de comunicare și planului de vizibilitate pentru evenimente;
• gestionarea invitațiilor pentru presă, parteneri și sponsori;
• pregătirea materialelor de presă și promovarea evenimentului înainte, în timpul și după desfășurare;
• identificarea evenimentelor externe la care participarea SCRM poate crește vizibilitatea și poziționarea organizației.

Sponsorizări, parteneriate și fundraising

• crearea și actualizarea unei baze de date cu potențiali donatori, sponsori și parteneri;
• elaborarea unui pachet general de sponsorizare și a propunerilor adaptate pentru companii;
• contactarea și prezentarea oportunităților de colaborare către companii relevante;
• facilitarea întâlnirilor dintre SCRM și potențialii parteneri;
• urmărirea negocierilor și raportarea statutului fiecărui contact;
• crearea materialelor de fundraising pentru donatori individuali, companii și diaspora;
• propunerea de campanii de donații și colaborări care respectă principiile Mișcării Internaționale de Cruce Roșie și Semilună Roșie.

Monitorizare media și comunicare de criză

• monitorizarea zilnică a mențiunilor despre SCRM și a subiectelor cu risc reputațional;
• alertarea imediată a SCRM în cazul apariției unui subiect sensibil;
• elaborarea recomandărilor de răspuns, declarațiilor preliminare și mesajelor publice;
• raport lunar privind aparițiile, tonul, audiența și riscurile identificate.

Rezultate și indicatori urmăriți

SCRM urmărește consolidarea vizibilității pozitive în spațiul public, extinderea și consolidarea prezenței digitale, îmbunătățirea informării publicului privind activitatea și impactul organizației, precum și consolidarea poziționării conducerii și experților SCRM ca surse credibile de informație și expertiză.

Printre indicatorii urmăriți se numără:

• minimum 20 de mențiuni relevante/lună, dintre care minimum 2 apariții media coordonate;
• minimum 12 postări/materiale adaptate lunar;
• minimum 2 comunicate sau materiale media/lună;
• minimum 2 apariții coordonate/lună ale reprezentanților SCRM;
• minimum 2 campanii integrate pe durata contractului;
• minimum 2 evenimente majore pe durata contractului;
• minimum 10 contacte noi cu potențiali parteneri/sponsori/donatori inițiate lunar;
• minimum 2 întâlniri/prezentări pe lună cu potențiali parteneri corporate sau media;
• alertarea SCRM în maximum 2 ore de la identificarea unui risc reputațional major;
• formularea recomandărilor de răspuns/comunicare pentru 100% din cazurile majore identificate.

Evoluția audienței, interacțiunilor, ratei de implicare, reach-ului și engagementului va fi urmărită față de valoarea de referință stabilită la începutul contractului.

Management și raportare

Prestatorul va elabora un plan de comunicare corelat cu rezultatele și indicatorii contractului, precum și un plan pentru primele 90 de zile.

Planul pentru primele 90 de zile va fi prezentat la începutul contractului, iar raportarea activității și rezultatelor se va realiza lunar.

Raportul lunar va include activitățile realizate, livrabilele, indicatorii, linkurile, aparițiile media, contactele inițiate și rezultatele obținute.

Modul de lucru

Compania va desemna o persoană unică de contact.

Activitatea zilnică va fi coordonată cu persoana desemnată de SCRM.

Toate mesajele, materialele, aparițiile, campaniile și relațiile cu sponsorii se aprobă în prealabil de SCRM.

Compania nu poate face declarații și nu poate asuma angajamente în numele SCRM.

Ședințele de lucru vor avea loc săptămânal sau ori de câte ori este necesar.

Compania va răspunde solicitărilor obișnuite în maximum o zi lucrătoare și solicitărilor urgente în termenul stabilit de SCRM.

Durata contractului

Contractul se propune pentru o perioadă inițială de 4 luni, cu posibilitate de prelungire în funcție de rezultate, necesități și buget.

Primele 3 luni vor constitui perioada de evaluare a performanței.

SCRM poate decide continuarea, ajustarea sau încetarea contractului în baza rezultatelor.

Cerințe față de companie

• Companie legal înregistrată în Republica Moldova;
• experiență relevantă în comunicare, PR, relații media, campanii, evenimente sau atragere de parteneriate;
• portofoliu care demonstrează rezultate și capacitate de implementare;
• echipă disponibilă pentru începerea rapidă a activității;
• cunoașterea limbilor română, rusă și engleză;
• capacitatea de a lucra cu subiecte sensibile și cu organizații cu mandat social sau umanitar;
• lipsa conflictului de interese și acceptarea cerințelor de confidențialitate, integritate și protecție a datelor.

Documentele solicitate

Companiile interesate vor prezenta:

1. Oferta tehnică actualizată, corelată cu prezentul caiet de sarcini;
2. Oferta financiară, cu indicarea clară a costului lunar și a serviciilor incluse;
3. Lista echipei și rolurile persoanelor implicate;
4. Exemple de proiecte, campanii, apariții media sau rezultate similare;
5. Datele de înregistrare ale companiei;
6. Declarația privind conflictul de interese și confidențialitatea.

Acceptarea serviciilor și plata

Plata se efectuează lunar, după prezentarea raportului și confirmarea scrisă a acceptării serviciilor de către SCRM.

SCRM poate solicita corectarea sau completarea livrabilelor fără cost suplimentar.

Serviciile neexecutate sau neconfirmate pot fi excluse din plată.

Orice cost suplimentar necesită aprobarea scrisă prealabilă a SCRM.

Costurile de publicitate plătită, producție video, fotografie, tipar, locații, catering sau influenceri se aprobă separat.

Condiții esențiale

Toate materialele și livrabilele realizate în cadrul contractului devin proprietatea SCRM.

Numele și emblema Crucii Roșii pot fi utilizate doar cu aprobarea scrisă a SCRM.

Compania va respecta principiile fundamentale ale Mișcării și principiul Do No Harm.

Compania va proteja datele beneficiarilor, voluntarilor, angajaților și partenerilor.

Compania nu va utiliza SCRM în propriul portofoliu fără acord scris.

Subcontractarea serviciilor esențiale se permite doar cu aprobarea SCRM.

SCRM poate înceta contractul în cazul lipsei de rezultate, al neexecutării repetate, al încălcării confidențialității sau al producerii unui risc reputațional.

Depunerea ofertelor

Oferta tehnică și oferta financiară vor fi transmise la: tender@redcross.md, cu denumirea - Ofertă pentru contractarea serviciilor integrate de comunicare, PR, vizibilitate, campanii, evenimente și atragere de resurse - SCRM

Termen-limită: 25 august, ora 17

Caietul de sarcini integral este disponibil aici Caiet de sarcini Servicii Comunicare - SCRM