Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Termeni de referință (RfP) RFP# AP-D6_18.3.--2026-003, pentru selectarea unui prestator de Servicii de Comunicare, Social Media, Servicii Foto și Video Production pentru MITP Awards 2026

Denumire: „Servicii de promovare, video și foto pentru MITP Awards 2026”

Perioada de prestare a serviciilor: August - Decembrie 2026

Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

1. DESCRIEREA PROIECTULUI

Administrația MITP lansează procedura de achiziție pentru selectarea unui prestator care să asigure servicii de comunicare, promovare în social media și producție video dedicate competiției MITP Awards 2026. MITP Awards este competiția națională, la a treia ediție, dedicată recunoașterii celor mai inovative produse, servicii, startup-uri și inițiative digitale din Republica Moldova. Evenimentul se va încheia cu Gala de premiere din 16 decembrie 2026. Obiectivul principal al serviciilor solicitate este să sprijine promovarea MITP Awards 2026 prin crearea și implementarea campaniei de comunicare pe social media, creșterea vizibilității competiției și atragerea publicului larg, promovarea Galei de premiere și reflectarea post-eveniment a concursului. În paralel, prestatorul selectat va asigura crearea de materiale video dinamice și captivante care să reflecte poveștile și realizările companiilor finaliste, poveștile de succes ale câștigătorilor și momentele cheie ale Galei.

Perioada de implementare: August - Decembrie 2026

Despre proiect https://awards.mitp.md/.

2. DESCRIEREA SERVICIILOR

Obiective:

1. Dezvoltarea și implementarea unei strategii de comunicare pe rețelele sociale, care să crească vizibilitatea și notorietatea MITP Awards, să poziționeze MITP ca lider în domeniul tech și să atragă publicul țintă.

2. Crearea de conținut atractiv și interactiv (texte, vizualuri, campanii personalizate pe Facebook, Instagram, LinkedIn, Telegram, TikTok, YouTube), adaptat specificului fiecărei platforme, pentru a maximiza impactul MITP Awards, a crește numărul de participanți și a stimula discuții relevante în jurul evenimentului.

3. Crearea de materiale video care să evidențieze poveștile, realizările și impactul finaliștilor și câștigătorilor MITP Awards — companii, startup-uri și inițiative premiate — crescând vizibilitatea acestora la nivel național și internațional.

4. Realizarea unui aftermovie captivant al Galei din 16 decembrie 2026, care să surprindă atmosfera evenimentului, anunțarea câștigătorilor și momentele de networking.

5. Prezentarea parcursului competiției — de la aplicații și selecția finaliștilor, până la Pitch Demo Day și Gala de Premiere — pentru a inspira ecosistemul tech, a motiva participarea viitoare și a consolida prestigiul MITP Awards ca cea mai importantă competiție tech din Republica Moldova.

6. Asigurarea unui timp de răspuns prompt și respectarea termenelor limită pentru livrarea materialelor și îndeplinirea cerințelor echipei de comunicare MITP, pentru a evita întârzierile și a menține fluxul eficient al proiectului.

Ofertanții sunt încurajați să propună completări de conținut al campaniei, care în viziunea acestora sunt de interes, precum și recomandări în realizarea obiectivelor setate. Sugestiile de conținut considerate pertinente vor constitui un avantaj la analiza ofertei tehnice.

Livrabilele creative propuse în concept vor fi elaborate după caz în limba română și/sau engleză.

Orice livrabil prezentat la prestarea serviciilor va fi considerat ca produs al Administrației MITP cu toate drepturile de autor incluse.

3. SARCINILE DE BAZĂ ÎN CADRUL PROIECTULUI

A. Comunicare și Promovare Social-Media

1. Dezvoltarea strategiei de comunicare și promovare

• Crearea unui plan de comunicare dedicat MITP Awards, care să includă obiective, mesaje cheie, public țintă și canalele de distribuție.
• Stabilirea unui calendar editorial pentru postările pe rețelele sociale, agreat și coordonat cu echipa de comunicare MITP, pentru perioada august–decembrie 2026.

2. Crearea și gestionarea conținutului pe canalele social-media

• Crearea și redactarea textelor pentru postări, cu mesaje promoționale, anunțuri oficiale și call-to-action-uri relevante.
• Editarea și realizarea materialelor vizuale (imagini, grafice, animații) pe baza identității vizuale existente. Pachetul grafic oficial va fi furnizat de MITP și va putea fi ajustat în funcție de necesitățile echipei de creație.
• Publicarea și monitorizarea postărilor pe platformele de socializare relevante (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, Telegram, TikTok).
• Toate materialele vor fi livrate atât în format final, cât și în format editabil, pentru a permite ajustări ulterioare, dacă este necesar.

3. Crearea comunicatelor de presă și relația cu media

• Elaborarea și transmiterea comunicatelor de presă pre-eveniment și post-eveniment către mass-media, inclusiv partenerii media oficiali ai evenimentului, pentru o acoperire mediatică amplă și eficientă.
• Comunicarea directă cu jurnaliștii: transmiterea invitațiilor de presă, furnizarea informațiilor suplimentare solicitate și gestionarea prezenței reprezentanților media la Gala de premiere din 16 decembrie 2026.
• Expedierea comunicatelor cu detalii, cifre și citate relevante despre eveniment și rezultatele obținute.
• Monitorizarea continuă a aparițiilor media și elaborarea unui raport detaliat privind impactul și vizibilitatea evenimentului în mass-media.

4. Gestionarea campaniilor de promovare plătite

• Setarea, gestionarea și monitorizarea campaniilor de publicitate plătită pe platformele de social-media (Facebook, LinkedIn, Instagram, Google Ads etc.), cu scopul de a maximiza impactul și de a crește rata de participare la eveniment. Prestatorul selectat va fi responsabil și pentru achitarea campaniilor, aceste costuri urmând a fi incluse în oferta financiară, cu un buget maxim de 10.000 MDL.
• Realizarea raportului privind performanța campaniilor plătite.

5. Design și pregătirea materialelor pentru tipar

• Adaptarea și livrarea fișierelor grafice pentru materiale digitale și printate, precum prezentări, roll-up-uri, invitații, stickere, tricouri, torbe etc., în format pregătit pentru producție.
• Prestarea acestor servicii se va realiza la cererea expresă a MITP, în funcție de necesitățile de promovare pe durata campaniei.
• Pachetul grafic al identității vizuale a proiectului va fi pus la dispoziție de către MITP.

6. Monitorizare și raportare

• Analizarea rezultatelor campaniilor și oferirea de rapoarte detaliate asupra performanței acestora (engagement, reach, conversii).
• Propunerea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței campaniilor viitoare.

7. Consultanță și suport continuu

• Asigurarea unei comunicări prompte și eficiente cu echipa de comunicare MITP pentru aprobarea materialelor și ajustarea campaniilor în funcție de feedback.
• Oferirea de sugestii proactive pentru adaptarea mesajelor la tendințele din industrie și preferințele publicului.
• Asigurarea unui timp de răspuns prompt și respectarea termenelor limită pentru livrarea materialelor și îndeplinirea cerințelor echipei de comunicare MITP, pentru a evita întârzierile și a menține fluxul eficient al proiectului.

B. Video Production

1. Dezvoltarea conceptului creativ și a scenariului video

• Crearea unui concept vizual dinamic, aliniat identității MITP Awards 2026, și elaborarea unui scenariu clar pentru filmarea materialelor video cu finaliștii, câștigătorii, organizatorii, membrii juriului și/sau partenerii implicați;
• Stilul videourilor va fi modern, creativ și atractiv, cu efecte interactive, declarații interesante și elemente inedite, pentru a maximiza impactul vizual și emoțional.

2. Formatul și durata materialelor video

• Durata: 2–3 minute per video
• Format: stil tip reportaj, incluzând interviu cu o persoană cheie din fiecare companie, secvențe demo de prezentare a produsului/serviciului/inițiativei nominalizate și elemente vizuale reprezentative ale companiei (angajați etc.). Excepție: reportajul post-eveniment.

3. Cantitatea materialelor video dedicate MITP Awards 2026
 Elaborarea a 30 de videouri, după cum urmează:

• 12 videouri de prezentare (câte 3 finaliști pentru fiecare dintre cele 4 categorii de concurs) - formate: orizontal (16:9) și vertical (9:16).
• 5 videouri de prezentare a celor 5 câștigători anunțați la Gala de Premiere MITP Awards - formate: orizontal (16:9) și vertical (9:16).
• 1 reportaj post-eveniment Gala de Premiere MITP Awards - formate: orizontal (16:9) și vertical (9:16).
• 2 videouri separate de prezentare tip portret, care reunesc toți cei 12 finaliști - formate: orizontal (16:9) și vertical (9:16).
• aproximativ 10 videouri tip Reels la solicitarea MITP cu organizatorii, membrii juriului, partenerii implicați, foștii câștigători, etc.

4. Planificarea și organizarea filmărilor

• Stabilirea calendarului de filmare, a locațiilor și a logisticii necesare.
• Coordonarea echipei tehnice, a echipamentelor video/audio și pregătirea materialelor vizuale relevante.
• Pregătirea întrebărilor pentru intervievați, precum și gestionarea acestora pe întreg procesul de filmare.

5. Filmarea și producția video

• Capturarea materialului video de înaltă calitate, optimizat atât pentru platformele social media (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube), cât și pentru proiecția pe ecrane mari în timpul evenimentului.
• Integrarea elementelor vizuale conform identității grafice MITP Awards 2026 (logo, culori, animații, grafice).

6. Editare, post-producție și optimizare pentru social media

• Montarea materialelor filmate în versiuni dedicate pentru format orizontal (16:9) și vertical (9:16), optimizate pentru toate platformele de social-media.
• Adăugarea de efecte vizuale, intro, generice, disclaimere, animații, texte explicative, burtiere de nume și subtitrări (RO/ENG, după caz).
• Traducerea RO/ENG/RU va fi realizată exclusiv de prestatorul selectat.
• Integrarea muzicii cu drepturi de autor.

7. Grafic de livrare a materialelor video

• Videouri finaliști (12 materiale) — producția începe după anunțarea finaliștilor. Termen final de livrare: 15 noiembrie 2026.
• Videouri câștigători (5 materiale) — filmare și producție în ziua Galei de Premiere. Termen final de livrare: 25 decembrie 2026.
• Reportaj Gala de Premiere MITP Awards — filmare pe 16 decembrie 2026 (în cadrul evenimentului). Termen final de livrare: 19 decembrie 2026.
• Celelalte livrabile (videouri tip portret; Reels la solicitarea MITP) trebuie să fie livrate cu montaj final în maximum 3 zile calendaristice din ziua filmării.
• Abaterea de la graficul de livrare va fi taxată și nu va fi acceptată decât în cazuri de forță majoră.
• Livrarea tuturor materialelor video montate se va realiza și în format brut, fără inserții grafice (burtiere, subtitrări, logouri).

8. Plan de aprobare
 Prestatorul se angajează să efectueze toate modificările solicitate de echipa de comunicare MITP, până la aprobarea versiunii finale.

9. Plan de backup și arhivare
 Asigurarea unui sistem de backup pentru toate materialele video brute și fișierele de proiect, pentru a permite modificări ulterioare, până la finalizarea contractului.

C. Servicii Foto

1. Conceptul și stilul reportajului foto
Realizarea unui reportaj foto profesionist, aliniat identității MITP Awards 2026, care să surprindă atmosfera, dinamica și momentele cheie ale evenimentelor asociate competiției.

2. Cerințe pentru realizarea reportajelor fotografice

• cadre generale de atmosferă;
• portrete participanți/speakeri;
• cadre dinamice și în acțiune;
• detalii - inclusiv branding;
• redarea tematicii evenimentului.

3. Sesiunile acoperite

• 1 sesiune Pitch Training (3 ore);
• 1 sesiune Pitch Final, 16 decembrie 2026 (4 ore);
• Eveniment de Gală, 16 decembrie 2026 (4 ore): minim 2 fotografi implicați (ceremonia principală și zona photo).

4. Planificarea sesiunilor foto
 Coordonarea cu echipa de comunicare MITP privind calendarul, locațiile și logistica necesară pentru fiecare sesiune.

5. Livrabile foto

• Livrare instant, parțial pe parcursul evenimentului, pentru plasare imediată pe rețelele de socializare;
• În termen de maximum 3 zile calendaristice după eveniment: 50–200 de fotografii (în funcție de sesiune/etapa proiectului), selectate și editate profesional, în rezoluție potrivită pentru social media și website;
• Fotografiile vor fi transmise prin servicii online de transfer fișiere.

6. Plan de aprobare
 Prestatorul se angajează să efectueze eventualele ajustări solicitate de echipa de comunicare MITP la selecția/editarea fotografiilor livrate.

7. Plan de backup și arhivare
Asigurarea unui sistem de backup pentru toate fotografiile brute, pentru a permite selecții sau editări ulterioare la cerere, până la finalizarea contractului.

Linkuri de referință: MITP Awards 2025 — link

4. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Oferta se va expedia pe adresele de e-mail: viorica.jereghi@mitp.md și svetlana.gore@mitp.md cu denumirea mesajului „Servicii de promovare, video și foto pentru MITP Awards 2026_[denumirea ofertantului]” și urmează să conțină 2 documente separate:

1. Propunere tehnică, care să conțină:

• Descrierea detaliată a planului de lucru și a serviciilor propuse, metodologia de realizare a proiectului în viziunea ofertantului, abordarea ofertantului în modul de prestare a serviciilor solicitate; termenul de realizare a serviciilor solicitate în cadrul proiectului.
• Prezentarea / background-ul ofertantului în care va fi prezentat obligatoriu:

- Experiența anterioară de minim 3 ani în domeniul corespunzător termenilor de referință (comunicare, promovare în social-media și producție video, foto).

- Capacitatea profesională a resurselor umane propuse pentru realizarea proiectului (prezentarea echipei, CV).

- Capacitatea tehnică disponibilă, detalii despre echipamente profesionale deținute.

• Portofoliul prestatorului cu cel puțin 3 proiecte similare relevante realizate anterior, preferabil pentru organizații sau evenimente din sectorul IT. Portofoliul poate fi anexat la mesaj în cadrul depunerii Ofertei, sau poate fi inclus ca link.
• Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice.
• Minim 2 scrisori de recomandare din partea beneficiarilor serviciilor ofertantului în domeniul comunicării și promovării social-media din ultimii 3 ani.
• Declarația (semnată) de eligibilitate (modelul se anexează).

2. Propunerea financiară să fie prezentată în lei MDL, cu și fără TVA, inclusiv mențiunea dacă ofertantul deține sau nu statutul de plătitor de TVA. Propunerea financiară să conțină structura de costuri bazată per serviciu și livrabil propus pentru realizarea proiectului, conform necesităților Administrației Parcului. Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile.

Termen limită pentru depunerea Ofertelor – 11 August 2026.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md până la data de 6 august 2026, cu denumirea mesajului ”Clarificari_Servicii de promovare, video și foto pentru MITP Awards 2026”. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

5. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE ȘI CALIFICARE A OFERTANTULUI

1. Ofertantul trebuie să asigure capacitatea de a acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință (RfP), prin resurse și efort propriu sau, după caz, prin subcontractare. Nu vor fi calificate spre evaluare ofertele care nu acoperă în totalitate solicitările din Termenii de referință (RfP).

2. Echipă și expertiză
 Ofertantul trebuie să dispună de o echipă dedicată, formată din specialiști cu experiență demonstrată/documentată în:

• copywriting și strategii de social-media, pentru crearea de conținut relevant și atractiv;
• design grafic, pentru realizarea materialelor vizuale de impact;
• filmare și editare video, cu efecte video și audio;
• filmare și editare foto de tip reportaj;
• analiză și raportare de performanță pe rețelele sociale, pentru optimizarea campaniilor și monitorizarea rezultatelor.

3. Experiență în comunicare social-media
Ofertantul trebuie să aibă cel puțin 3 ani de experiență demonstrabilă în implementarea campaniilor de comunicare pe social-media privind promovarea evenimentelor. Experiența trebuie susținută de un portofoliu relevant, care să reflecte abilitatea de a adapta conținutul pentru social media și de a crea materiale vizuale captivante, bine structurate și optimizate pentru publicul-țintă.

4. Experiență în producție foto&video
Ofertantul trebuie să dețină o experiență demonstrabilă de minimum 3 ani în realizarea de conținut foto & video, susținută printr-un portofoliu relevant de proiecte similare. Portofoliul trebuie să evidențieze capacitatea de a produce materiale foto și video de înaltă calitate, bine structurate și captivante, cu impact vizual semnificativ, adaptate atât pentru rularea pe ecrane mari, cât și pentru distribuirea pe platformele de social media. Se va solicita prezentarea unor exemple recente de fotografii și videouri create, relevante pentru tipul de materiale solicitate în cadrul acestui proiect.

5. Echipamente și resurse tehnice
Ofertantul trebuie să dispună de echipamente profesionale: camere video de înaltă rezoluție, echipamente audio de calitate superioară, sisteme de iluminare, prompter și software de editare performant. Ofertantul va prezenta detalii despre resursele și tehnologia de care dispune, pentru a garanta calitatea finală a materialelor livrate.

6. CRITERIUL DE EVALUARE A OFERTELOR

Administrația MITP va selecta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”, cu aplicarea factorilor de evaluare din următorul Tabel: Tabel factori evaluare.

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință (RfP) sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Administrației MITP. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință (RfP).

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Beneficiarul la atribuirea sau încheierea contractului de achiziție. Administrația parcului își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție în orice etapă a acesteia din motive justificate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu conferă participanților dreptul de a solicita despăgubiri, rambursarea cheltuielilor suportate, daune-interese, sau orice alte pretenții de natură patrimonială sau nepatrimonială față de Beneficiar.

DECLARAȚIE DE ELIGIBILITATE (model)

Către Administrația parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”

Stimați domni/stimate doamne,

Subsemnatul, reprezentant împuternicit al___(denumirea operatorului economic)_______                                                                                       în calitate de ofertant, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea excluderii din procedură şi sub sancțiunile aplicate faptei de fals în declarații, că nu mă aflu în oricare dintre următoarele situații:

-        în ultimii 5 ani, nu am fost condamnat, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru participare la activități ale unei organizații sau grupări criminale, pentru corupție, pentru fraudă şi/sau pentru spălare de bani, pentru infracțiuni de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste, finanțarea terorismului, exploatarea prin muncă a copiilor și alte forme de trafic de persoane.

-        nu mă aflu în proces de insolvabilitate ca urmare a hotărârii judecătoreşti;

-        nu am fost condamnat, în ultimii 3 ani, prin hotărârea definitivă a unei instanțe judecătoreşti, pentru o faptă care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională;

-        nu sunt inclus în Lista de interdicție a operatorilor economici a AAP.

Confirm înregistrarea persoanei juridice, pe care o reprezint, în conformitate cu prevederile legale.

Mă oblig, la solicitarea Administrației parcului pentru tehnologia informației „Moldova IT Park”, în scopul verificării şi confirmării declarației, să prezint orice document doveditor de care dispun.

Data completării ____________________                                                                    

Ofertant/candidat ___________________

(semnătura autorizată)