Achiziții de bunuri și contractări de servicii

1. CADRUL GENERAL

Asociația Obștească „STUDEM” din Bălți invită companiile de audit autorizate să participe la procedura competitivă de selectare a unui auditor independent pentru prestarea serviciilor de audit financiar aferente proiectului „From Participation to Influence: Youth in Local Democracy”, implementat de AO „STUDEM” din Bălți cu suportul financiar al International Media Support (IMS), în cadrul programului New Democracy Fund (NDF).

Serviciile de audit vor fi prestate în conformitate cu prevederile Contractului de grant nr. IMS-05289, precum și cu cerințele stabilite de IMS Partner Audit Package 2022, care reprezintă documentul de referință obligatoriu pentru desfășurarea misiunii de audit.

Prin prezenta procedură se urmărește selectarea unei companii de audit independente, capabile să realizeze misiunea de audit în conformitate cu standardele internaționale aplicabile și cu cerințele specifice ale finanțatorului.

2. OBIECTUL ACHIZIȚIEI

Obiectul prezentei achiziții îl constituie prestarea serviciilor de audit financiar independent asupra implementării proiectului finanțat de International Media Support (IMS).

Misiunea de audit va include verificarea situațiilor financiare ale proiectului, evaluarea conformității utilizării fondurilor cu prevederile contractului de grant, verificarea respectării bugetului aprobat și efectuarea tuturor procedurilor obligatorii prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022
IMS Partner Audit Package 2022 poate fi accesat aici: https://drive.google.com/file/d/1SwghKX4Luem4EYv6-jtygIdFaHZ6yauu/view?usp=sharing
Prestatorul desemnat va realiza auditul utilizând modelele și formatele de raportare impuse de IMS și va prezenta toate documentele prevăzute de finanțator.

3. SCOPUL MISIUNII DE AUDIT

Scopul misiunii de audit este emiterea unei opinii independente asupra raportului financiar al proiectului și verificarea faptului că fondurile acordate de International Media Support au fost gestionate în conformitate cu:

Contractul de grant;

• Bugetul aprobat și modificările aprobate de finanțator;
• Politicile și procedurile financiare aplicabile beneficiarului;
• Standardele internaționale de audit;
• Cerințele prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022.

Auditul va urmări, de asemenea, evaluarea modului în care resursele financiare au fost administrate din perspectiva legalității, regularității, economicității, eficienței și eficacității.

4. STANDARDE APLICABILE

Prestatorul va efectua misiunea de audit în conformitate cu următoarele standarde și cerințe obligatorii:

• Standardele Internaționale de Audit ISA 800/805;
• Standardele IFAC;
• Standardele INTOSAI privind auditul performanței;
• Standardul ISRS 4400 privind procedurile convenite (Agreed-upon Procedures);
• Instrucțiunile și modelele de raportare prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022.

În cazul în care există neconcordanțe între practicile obișnuite ale prestatorului și cerințele IMS, vor prevala prevederile IMS Partner Audit Package 2022, iar auditorul va adapta metodologia și documentele utilizate pentru a asigura conformitatea deplină cu cerințele finanțatorului.

5. DOMENIUL MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit va fi desfășurată în conformitate cu prevederile IMS Partner Audit Package 2022, având drept obiectiv verificarea modului de gestionare a resurselor financiare aferente proiectului, precum și evaluarea conformității acestora cu prevederile Contractului de grant, bugetului aprobat și legislației aplicabile.
Auditorul va efectua misiunea de audit asupra întregii perioade de implementare a proiectului și va examina toate documentele și informațiile considerate necesare pentru emiterea unei opinii independente.
În cadrul misiunii, auditorul va analiza, fără a se limita la, următoarele aspecte:

• corectitudinea și integralitatea raportului financiar prezentat finanțatorului;
• concordanța dintre raportul financiar, evidența contabilă și documentele justificative;
• respectarea prevederilor Contractului de grant și a anexelor acestuia;
• respectarea bugetului aprobat și a modificărilor aprobate de IMS;
• eligibilitatea cheltuielilor efectuate în cadrul proiectului;
• existența și funcționarea unui sistem adecvat de control intern;
• respectarea principiilor de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate în utilizarea fondurilor proiectului.

Auditorul va avea acces la toate documentele financiar-contabile, registrele contabile, extrasele bancare, contractele, documentele de achiziție, documentele de personal și orice alte informații necesare pentru realizarea misiunii.

6. PROCEDURILE OBLIGATORII ALE AUDITORULUI

Pe lângă procedurile standard prevăzute de Standardele Internaționale de Audit, auditorul va efectua toate procedurile obligatorii prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022.

6.1 Verificarea raportării financiare
Auditorul va verifica dacă raportul financiar:

• este întocmit conform modelului aprobat de IMS;
• permite compararea directă cu bugetul aprobat;
• prezintă veniturile și cheltuielile pe fiecare linie bugetară;
• include informații cumulative, atunci când acestea sunt aplicabile;
• conține note explicative privind politicile contabile utilizate;
• reflectă corect soldurile fondurilor și diferențele de curs valutar;
• prezintă informații privind fondurile transferate partenerilor de implementare, dacă este cazul.

6.2 Verificarea cheltuielilor salariale
Auditorul va examina modul de înregistrare și justificare a cheltuielilor salariale aferente proiectului.

În acest scop, auditorul va verifica:

• existența contractelor individuale de muncă sau a altor documente justificative;
• documentele privind timpul efectiv lucrat în cadrul proiectului;
• aprobarea și verificarea foilor de pontaj de către persoanele responsabile;
• modalitatea de repartizare a costurilor salariale asupra proiectului;
• respectarea prevederilor legislației fiscale și sociale privind impozitul pe venit și contribuțiile obligatorii.

În cadrul procedurilor convenite, auditorul va selecta eșantioanele prevăzute de IMS pentru verificarea cheltuielilor salariale.

6.3 Verificarea soldurilor și a conturilor bancare
Auditorul va verifica:

• existența unui cont bancar dedicat proiectului, atunci când acest lucru este prevăzut de contractul de grant;
• concordanța dintre extrasele bancare și evidența contabilă;
• reconcilierea fondurilor primite de la IMS cu evidențele contabile;
• soldul fondurilor neutilizate la sfârșitul perioadei de raportare;
• suma care urmează a fi restituită finanțatorului, dacă este cazul.

6.4 Verificarea procedurilor de achiziții
Auditorul va evalua dacă procedurile de achiziție desfășurate în cadrul proiectului respectă:

• regulile și procedurile interne ale beneficiarului;
• prevederile Contractului de grant;
• cerințele și instrucțiunile IMS privind achizițiile;
• principiile transparenței, tratamentului egal și utilizării eficiente a fondurilor.

În acest scop, auditorul va selecta un eșantion reprezentativ de achiziții și va verifica documentația aferentă fiecărei proceduri.

6.5 Evaluarea performanței
În conformitate cu cerințele IMS, auditorul va evalua modul în care proiectul a respectat principiile:

• economicității, prin analiza utilizării resurselor la un cost optim;
• eficienței, prin raportarea resurselor utilizate la rezultatele obținute;
• eficacității, prin analiza gradului de realizare a obiectivelor proiectului.

În cadrul acestei evaluări, auditorul va analiza inclusiv sistemul de control intern și mecanismele de management financiar utilizate de beneficiar.

7. LIVRABILELE MISIUNII DE AUDIT

La finalizarea misiunii de audit, prestatorul va prezenta Beneficiarului toate documentele și rapoartele prevăzute de IMS Partner Audit Package 2022, întocmite în limba engleză, utilizând modelele și formatele solicitate de International Media Support (IMS).
Toate rapoartele vor fi elaborate în conformitate cu standardele profesionale aplicabile și vor fi semnate de auditorul responsabil de misiune.
Prestatorul este responsabil de calitatea și conformitatea documentelor prezentate cu cerințele finanțatorului.

7.1 Raportul Auditorului Independent
Auditorul va întocmi un Raport al Auditorului Independent, elaborat în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit ISA 800/805.

Raportul va include cel puțin:

• opinia independentă asupra raportului financiar al proiectului;
• descrierea bazei opiniei auditorului;
• declarația privind independența auditorului;
• responsabilitățile conducerii organizației;
• responsabilitățile auditorului;
• concluziile privind conformitatea raportării financiare;
• concluziile privind respectarea prevederilor contractului de grant și ale legislației aplicabile.

Raportul financiar auditat va constitui anexă la Raportul Auditorului Independent.

7.2 Raport privind Procedurile Convenite (ISRS 4400)
Auditorul va întocmi separat Raportul privind Procedurile Convenite (Agreed-upon Procedures Report), în conformitate cu Standardul Internațional ISRS 4400.
Raportul va include toate procedurile obligatorii prevăzute de IMS, precum și constatările aferente fiecărei proceduri.
Constatările vor fi formulate obiectiv, fără exprimarea unei opinii suplimentare asupra rezultatelor procedurilor efectuate.
În cazul utilizării unui eșantion, auditorul va descrie metodologia de selecție și dimensiunea eșantionului analizat.

7.3 Management Letter
Auditorul va prezenta un Management Letter, care va include toate constatările identificate pe parcursul misiunii de audit.
Management Letter va conține cel puțin:

• descrierea deficiențelor identificate;
• evaluarea impactului acestora asupra implementării proiectului;
• clasificarea riscurilor (ridicat, mediu sau redus);
• recomandări concrete pentru remedierea deficiențelor;
• informații privind implementarea recomandărilor formulate în auditurile precedente, dacă este cazul.

În situația în care auditorul nu identifică deficiențe semnificative, acesta va include o declarație explicită prin care confirmă faptul că nu au fost constatate aspecte care să necesite emiterea unor recomandări.

7.4 Declarația Managementului
Auditorul va verifica existența și conformitatea Declarației Managementului, întocmită de Beneficiar, prin care conducerea confirmă că:

• raportarea financiară este completă și corectă;
• toate documentele relevante au fost puse la dispoziția auditorului;
• fondurile au fost utilizate conform prevederilor contractului de grant;
• informațiile prezentate auditorului sunt complete și veridice.

7.5 Răspunsul Managementului
În cazul în care Management Letter conține constatări sau recomandări, Beneficiarul va întocmi un document distinct privind măsurile propuse pentru remedierea acestora.
Auditorul va verifica dacă răspunsurile formulate sunt suficiente și adecvate pentru diminuarea riscurilor identificate.

8. CERINȚE PRIVIND RAPORTAREA

Toate documentele rezultate în urma misiunii de audit vor fi elaborate utilizând modelele și structura prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022.
Documentele vor fi prezentate în format electronic editabil (Microsoft Word și Microsoft Excel, după caz), precum și în format PDF semnat.
La solicitarea Beneficiarului sau a finanțatorului, auditorul va transmite și exemplarele originale semnate.
Toate documentele vor fi redactate în limba engleză, în conformitate cu cerințele finanțatorului.

9. TERMENUL DE PRESTARE A SERVICIILOR

Prestatorul va realiza misiunea de audit în perioada stabilită de comun acord cu Beneficiarul, în conformitate cu termenul de raportare prevăzut în Contractul de grant.
Raportul final de audit și toate documentele aferente vor fi prezentate Beneficiarului în termenul stabilit prin contract, astfel încât acesta să poată transmite documentația completă către International Media Support (IMS) în termenul prevăzut de contractul de finanțare.
În cazul în care, în urma verificării documentelor, Beneficiarul sau IMS solicită clarificări sau completări, prestatorul va răspunde fără costuri suplimentare și va transmite versiunea revizuită a documentelor în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării.

10. CONDIȚII TEHNICE ȘI ADMINISTRATIVE

10.1 Perioada de depunere a ofertelor
Prezenta procedură competitivă se desfășoară în perioada:
Data publicării anunțului: 10 iulie 2026;
Termen-limită pentru întrebări de clarificare: 20 iulie 2026, ora 15:00
Termen-limită de depunere a ofertelor: 24 iulie 2026, ora 17:00.
Ofertele recepționate după expirarea termenului-limită nu vor fi examinate.

10.2 Valabilitatea ofertei
Oferta prezentată va fi valabilă pentru o perioadă de 6 luni calculate de la data-limită de depunere a ofertelor.
Pe parcursul acestei perioade, ofertantul își va menține oferta tehnică și financiară fără modificări.

10.3 Perioada de prestare a serviciilor
Serviciile de audit vor fi prestate în perioada ianuarie 2027, după finalizarea implementării proiectului și prezentarea documentelor financiare de către Beneficiar.
Data exactă de începere a misiunii de audit va fi stabilită de comun acord între Beneficiar și prestatorul desemnat câștigător, în funcție de calendarul de raportare către International Media Support (IMS).

11. DOCUMENTELE CARE VOR ÎNSOȚI OFERTA

Oferta va fi prezentată în format electronic și va include, în mod obligatoriu, următoarele documente:

1. Oferta tehnică
   Oferta tehnică va descrie modul de realizare a misiunii de audit și va include cel puțin:

• metodologia propusă pentru desfășurarea misiunii;
• descrierea etapelor de audit;
• calendarul estimativ de realizare;
• confirmarea respectării integrale a cerințelor prevăzute în IMS Partner Audit Package 2022;
• lista livrabilelor care vor fi prezentate Beneficiarului.

2. Oferta financiară

Oferta financiară va include:

• prețul total al serviciilor (MDL cu TVA);
• toate costurile aferente prestării serviciilor;
• confirmarea că nu vor exista costuri suplimentare pe parcursul executării contractului.

3. Certificatul de înregistrare

Copie a certificatului de înregistrare a persoanei juridice sau extras din Registrul de stat al persoanelor juridice.

4. Actul care confirmă dreptul de desfășurare a activității de audit

Documente care confirmă dreptul ofertantului de a presta servicii de audit conform legislației Republicii Moldova.

5. CV-ul auditorului responsabil

Curriculum Vitae al auditorului care va coordona misiunea de audit.
CV-ul va evidenția experiența relevantă în auditarea proiectelor finanțate din fonduri externe.

6. Experiența similară

Lista principalelor misiuni de audit realizate în ultimii 5 ani, care să includă, după caz:

• denumirea beneficiarului;
• denumirea proiectului;
• finanțatorul;
• perioada prestării serviciilor;
• valoarea contractului.

Constituie un avantaj experiența în auditarea proiectelor finanțate de International Media Support (IMS), Uniunea Europeană, DANIDA, SIDA, UNDP, USAID, Fundația Soros Moldova, National Endowment for Democracy (NED) sau alți donatori internaționali.

7. Declarația privind independența

O declarație pe propria răspundere prin care ofertantul confirmă că:

• este independent față de AO „STUDEM” din Bălți;
• nu există conflicte de interese;
• auditorul responsabil îndeplinește cerințele de independență prevăzute de standardele profesionale aplicabile.

8. Declarația de acceptare a Termenilor de referință

O declarație semnată de reprezentantul legal al ofertantului prin care acesta confirmă că:

• a analizat prezentul Caiet de sarcini;
• a analizat IMS Partner Audit Package 2022;
• acceptă integral toate cerințele tehnice și contractuale;
• va utiliza modelele și formatele de raportare prevăzute de IMS.

9. Datele de contact

Ofertantul va indica:

• denumirea completă;
• adresa juridică;
• IDNO;
• persoana de contact;
• funcția persoanei de contact;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail.

10. Alte documente

Beneficiarul își rezervă dreptul de a solicita documente sau clarificări suplimentare în etapa de evaluare, în măsura în care acestea sunt necesare pentru verificarea conformității ofertei.

IMPORTANT: Pentru elaborarea ofertei, operatorii economici interesați pot solicita informații suplimentare referitoare la proiectul finanțat, contractul de grant, bugetul proiectului sau alte documente relevante necesare pentru estimarea costurilor și elaborarea ofertei tehnice și financiare.
Solicitările de clarificare vor fi transmise în format electronic la adresa de e-mail studem.balti@gmail.com.
La solicitare, Beneficiarul va pune la dispoziția operatorilor economici documentele relevante, inclusiv contractul de grant și alte informații necesare, în măsura în care acestea nu conțin informații confidențiale și pot fi divulgate conform obligațiilor asumate față de finanțator.

12. DATE DE CONTACT

Ofertele comerciale și documentele aferente vor fi transmise exclusiv în format electronic, la următoarea adresă de e-mail:
E-mail: studem.balti@gmail.com
Subiectul mesajului: Ofertă servicii de audit – ”Denumirea companiei”

Pentru informații suplimentare privind prezenta procedură de achiziție, ofertanții pot contacta Beneficiarul la:
Asociația Obștească „STUDEM” din Bălți
Adresa: mun. Bălți, str. Pușkin 38, MD-3100, Republica Moldova.
Centrul Nortek, etaj 3, oficiul 303.
Telefon: +373 60 229 996
E-mail: studem.balti@gmail.com
Pagina web: www.studem.md

Persoană de contact:
Constantin Curca
Director Executiv
AO „STUDEM” din Bălți