Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Termeni de referință pentru achiziționarea serviciilor de cazare, alimentație și organizare logistică a unui eveniment

1. CADRUL GENERAL

Asociația Obștească „STUDEM” din Bălți invită operatorii economici să participe la procedura competitivă de selectare a unui prestator care va asigura servicii de cazare, alimentație și organizare logistică pentru desfășurarea unui program de instruire destinat unui grup de aproximativ 40 de participanți. Contractul va fi atribuit ofertei care prezintă cel mai bun raport calitate–preț.
Serviciile vor fi prestate în cadrul proiectului „From Participation to Influence: Youth in Local Democracy”, implementat cu sprijinul financiar al Regatului Danemarcei, în cadrul programului New Democracy Fund (NDF), în baza contractului de grant nr. IMS-05289, semnat cu International Media Support (IMS).

2. OBIECTUL ACHIZIȚIEI

• Servicii de cazare pentru 40 participanți.
• Servicii complete de alimentație.
• Punerea la dispoziție a unei săli de conferință complet echipate.
• Apă potabilă disponibilă permanent în sala de conferință.
• Asistență logistică pe durata evenimentului.

3. PERIOADA DE PRESTARE

Serviciile vor fi prestate pe durata a 3 zile consecutive (2 nopți de cazare), într-o perioadă cuprinsă în intervalul 5–15 august 2026.
Ofertanții vor indica în oferta prezentată perioada sau perioadele în care pot asigura prestarea serviciilor solicitate.
Perioada propusă de ofertant nu constituie criteriu de evaluare a ofertelor, cu condiția încadrării acesteia în intervalul menționat și respectării tuturor cerințelor prevăzute în prezentul Caiet de sarcini.
Perioada finală de desfășurare a evenimentului va fi stabilită de comun acord între autoritatea contractantă și ofertantul desemnat câștigător, la etapa încheierii contractului.

4. CERINȚE TEHNICE MINIME

4.1 Cazare

• 40 participanți.
• 2 nopți de cazare.
• Camere duble și/sau triple (2–3 persoane/cameră).
• Grup sanitar propriu în fiecare cameră.
• Aer condiționat și/sau climatizare.
• Acces gratuit la internet Wi-Fi.
• Televizor în cameră.
• Apă caldă permanent.
• Lenjerie, prosoape și produse de igienă.
• Recepție funcțională pe întreaga perioadă.
• Parcare gratuită.

4.2 Alimentație

Ziua I

• Prânz
• Pauză de cafea
• Cină

Ziua II

• Mic dejun
• Pauză de cafea
• Prânz
• Pauză de cafea
• Cină

Ziua III

• Mic dejun
• Pauză de cafea
• Prânz

Cerințe minime pentru meniuri:

• Mic dejun tip bufet sau echivalent.
• Prânzul: supă/ciorbă, fel principal, garnitură, salată, pâine și suc.
• Cina: fel principal, garnitură, salată, desert și suc.
• Pauza de cafea: cafea, ceai, băuturi răcoritoare, produse de patiserie și fructe.
• Posibilitatea asigurării meniurilor vegetariene și pentru alergii alimentare, la solicitare.

4.3 Sala de conferință

• Capacitate minimă 40 persoane.
• Disponibilă pe întreaga durată a activităților.
• Videoproiector Full HD sau superior.
• Ecran de proiecție.
• Tablă
• Internet Wi-Fi stabil.
• Prize electrice suficiente.
• Aer condiționat.
• Apă plată disponibilă permanent.

5. CRITERII DE EVALUARE

Evaluarea ofertelor se va realiza conform principiului raportului optim calitate–preț.

Calitatea tehnică – 60%

• Condițiile de cazare;
• Calitatea meniurilor;
• Dotarea sălii de conferință;
• Localizarea și accesibilitatea;
• Experiența prestatorului.

Oferta financiară – 40%

Autoritatea contractantă poate solicita clarificări și își rezervă dreptul de a nu selecta oferta cu prețul cel mai mic dacă aceasta nu corespunde cerințelor.

6. CERINȚE FAȚĂ DE OFERTĂ

Autoritatea contractantă nu impune un model prestabilit pentru elaborarea ofertei. Cu toate acestea, pentru a permite o evaluare obiectivă și comparabilă a ofertelor, acestea vor fi prezentate într-o formă clară și vor include, în mod obligatoriu, cel puțin următoarele informații:

După care urmează lista:

-       Oferta tehnică detaliată, cu descrierea serviciilor propuse pentru fiecare zi și indicarea separată a costului fiecărui serviciu (cazare, alimentație, pauze de cafea, sala de conferință etc.);

-       Oferta financiară, cu toate costurile incluse;
-       Descrierea locației și fotografii relevante sau link către pagina oficială a unității de cazare;
-       Valabilitatea ofertei: minimum 14 zile calendaristice de la data-limită de depunere
-       Datele de identificare și de contact ale ofertantului;
-       Confirmarea că prețurile ofertate includ toate taxele, impozitele și cheltuielile aferente prestării serviciilor;
-       Indicarea perioadei sau perioadelor disponibile pentru desfășurarea evenimentului în intervalul 5–15 august 2026.

7. CONDIȚII CONTRACTUALE

• Beneficiarul poate modifica numărul participanților cu ±10%.
• Plata se va efectua în baza facturii fiscale și a actului de prestare a serviciilor.
• Prestatorul răspunde pentru calitatea serviciilor și respectarea normelor sanitare.
• Beneficiarul poate solicita înlocuirea meniurilor sau ajustări logistice rezonabile.

8. DEPUNEREA OFERTELOR

• Data publicării anunțului: 3 iulie 2026.
• Termen-limită de depunere: 10 iulie 2026, ora 15:00.
• Oferta se transmite în format electronic la adresa: studem.balti@gmail.com
• Subiect e-mail: Ofertă servicii cazare și alimentație – Denumirea companiei.

9. CONȚINUTUL DOSARULUI DE APLICARE

• Denumirea și datele ofertantului;
• Locația exactă;
• Numărul de camere disponibile;
• Meniul propus pentru fiecare zi;
• Descrierea sălii de conferință și a echipamentelor;
• Oferta financiară conform punctului 6.

Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 060229996 sau la adresa de e-mail: studem.balti@gmail.com