Termeni de Referință

pentru asistență financiară numerar și vouchere pentru Societatea de Cruce Roșie din Moldova

 Durata: iunie 2026 - mai 2028, cu posibilă prelungire până în mai 2030

                                                                                                                                                               I.            Context

Societatea de Cruce Roşie din Republica Moldova (SCRM) este o organizație non-guvernamentală, non-profit, apolitică, care activează mai bine de 35 de ani funcţionând în baza Convenţiilor de la Geneva din 1949, în respectul celor 7 principii ale Mișcarii Internationale de Cruce Roșie, activitatea sa principală fiind de a preveni şi alina suferințele persoanelor vulnerabile din Moldova.

SCRM, cu sprijinul Mișcării de Cruce Roșie și Semilună Roșie, a răspuns și continuă să răspundă consecințelor crizei umanitare generată de conflictul din Ucraina încă de la începutul acesteia acordând asistență refugiaților din Ucraina, familiilor gazdă și persoanelor vulnerabile din Moldova prin acoperirea nevoilor de bază (produse alimentare și produse nealimentare), servicii de informare, comunicare, servicii de sănătate, sănătate mintală, sprijin psihosocial și prim ajutor.

1. Obiective și misiune

Prin serviciile sale umanitare, SCRM urmărește să îmbunătățească viața celor mai vulnerabile grupuri de populație ale căror condiții de trai le limitează capacitatea de a menține un nivel minim de securitate socială și economică. SCRM sprijină satisfacerea nevoilor de bază prin oferirea de asistență umanitară la timp, inclusiv asistență în numerar și vouchere (CVA), refugiaților și persoanelor social vulnerabile din Moldova.

SCRM va continua să consolideze capacitatea filialelor sale și să îmbunătățească eficiența organizațională, implicarea voluntarilor și retenția membrilor pentru a aborda provocările și oportunitățile prezentate de un mediu umanitar în continuă schimbare.

Din 2022, SCRM și-a extins semnificativ operațiunile umanitare, în special prin implementarea programelor CVA. Împreună cu FICR, SCRM a oferit sprijin financiar esențial pentru peste 35.000 de persoane în 2022, reprezentând un reper semnificativ în răspunsul său umanitar.

Exemple de operațiuni recente ale SCRM CVA în Republica Moldova sunt prezentate mai jos. Această listă este ilustrativă și nu exhaustivă:

              În anul calendaristic 2026-2027, SCRM și FICR anticipează să ofere sprijin pentru aproximativ 1.000 până la 5.000 de beneficiari afectați de dezastre sau strămutări la nivel național prin CVA.

              Beneficiarii pot primi transferuri unice sau multiple de numerar. Asistența poate fi implementată ca parte a unei operațiuni CVA specifice sau prin mai multe operațiuni care acoperă diferite regiuni ale țării și folosind diverse metode de plată.

• Scopul acordului-cadru

                   Obiectivul general al înființării Acordului Cadrul este de a facilita și accelera achiziția de servicii profesionale de asistență pentru numerar și vouchere pentru SCRM. Companiile selectate printr-un proces competitiv vor furniza servicii pe durata Acordului-Cadru, pe baza unor prețuri unitare fixe. SCRM își rezervă dreptul de a întrerupe utilizarea unui Acord-cadru cu o companie selectată dacă calitatea sau performanța serviciului nu este satisfăcătoare sau dacă prețurile devin necompetitive pe piață.

                   SCRM intenționează să încheie un Acord-Cadru cu ofertantul(ții) câștigător(i) pentru o perioadă inițială de doi ani, cu posibilitatea prelungirii pentru încă doi ani, sub rezerva evaluării performanței. Furnizorul de servicii financiare ar trebui să poată oferi:

• Viteză: o soluție de plată și platformă de electronica de management (EMP) care poate fi activată și implementată rapid, de exemplu în 24 până la 72 de ore după un dezastru.
• Scalabilitate: o soluție care poate fi scalată de la volume mici de cazuri la acoperire la nivel național, de exemplu de la 100 la 5.000 de beneficiari în toate regiunile țării.
• Acces și securitate: transfer sigur și protejat al fondurilor către beneficiari, cu controale și verificări automate pentru a reduce riscul de fraudă și gestionare defectuoasă.
• Flexibilitate: posibilitatea de a personaliza câmpurile de date, sumele de transfer, procesele lingvistice și operaționale pentru a satisface cerințele de conformitate și programe SCRM.
• Accesibilitate: opțiuni de plată care asigură accesul beneficiarilor cu mobilitate limitată sau alte constrângeri de acces, inclusiv livrarea la domiciliu a asistenței în numerar atunci când este necesar.

                   Dacă un ofertant propune un produs sau serviciu care nu îndeplinește pe deplin toate cerințele, dar care poate totuși să îndeplinească nevoile SCRM, poate depune acea propunere.

 Analizarea acestei propuneri pentru evaluare și acordare rămâne la discreția SCRM.

1. Detalii despre modul în care trebuie livrată lucrarea

            Societatea de Cruce Roșie din Moldova caută un furnizor care să susțină "Asistență pentru Numerar și Vouchere" care să permită Crucii Roșii din Moldova și partenerilor din țară să implementeze în siguranță mai multe proiecte de CVA la scară largă. AC va fi semnat pentru furnizarea de "Asistență în Numerar și Vouchere" care poate acoperi următoarele domenii:

• O metodă de transfer de numerar (de exemplu, numerar la ghișeu, transfer electronic) pe care beneficiarii o folosesc pentru a accesa ajutorul financiar în numerar

• O platformă electronică de management (EMP) care va permite SCRM să gestioneze soluția de plată (de exemplu, încărcarea fondurilor, activarea soluției de plată, dezactivarea acesteia etc.), să faciliteze gestionarea datelor și să genereze mai multe rapoarte pentru monitorizarea programului și reconcilierea financiară. Dacă acest lucru nu este posibil deoarece furnizorul nu a dezvoltat-o, atunci ofertantul va prezenta o soluție alternativă (Excel, raport săptămânal).

• O opțiune de livrare a asistenței în numerar la domiciliul beneficiarilor.

AC vor fi semnate pentru furnizarea serviciilor:

1. Servicii de transfer de bani

• SCRM va furniza furnizorului un buget care indică sumele planificate de transfer, moneda dorită de plată, numărul estimat de transferuri și un ordin de achiziție semnat. SCRM va transfera fondurile necesare pentru a acoperi suma de plată, taxele de tranzacție (acolo unde este cazul) și costurile estimate de schimb valutar (acolo unde este cazul). Transferurile vor fi inițiate în MDL, cu excepția cazului în care se acordă altfel în scris.

• Beneficiarii care primesc fonduri prin sistemul propus trebuie să fie înregistrați cu numele complet, așa cum este reflectat pe documentul de identitate valabil prezentat la momentul colectării. Un număr de telefon este mult preferabil pentru notificarea numărului de referință pentru ridicare. În funcție de locația de recepție, pot fi necesare informații suplimentare. Furnizorul va permite colectarea fondurilor pentru până la 60 de zile, cu excepția cazului în care se convenește altfel.

1.3 Furnizorul trebuie să ofere un număr de referință unic pentru fiecare tranzacție. O tranzacție va fi considerată finalizată atunci când beneficiarul primește asistența în numerar/voucher. Tranzacțiile finalizate vor fi supuse taxelor de servicii.

Furnizorul trebuie să livreze numărul de referință pentru ridicare prin SMS sau alt canal de comunicare mobilă, conform convenției acordate cu SCRM. Orice costuri legate de SMS sau livrare similară vor fi suportate de SCRM la tarifele convenite. Dacă un număr de telefon al beneficiarului nu este disponibil, platforma furnizorului va genera o copie PDF a numărului de referință, care poate fi furnizată beneficiarului. SCRM va fi responsabilă să se asigure că numărul de referință este livrat beneficiarului și că destinatarii desemnați sunt informați despre utilizarea sigură a numărului de referință.

• SCRM va avea acces direct la toate datele relevante de transfer, inclusiv data trimiterii, stadiul plății și stadiul de colectare. Starea transferului trebuie actualizată de mai multe ori pe zi, acolo unde este posibil tehnic.

1.5 Dacă SCRM comite o eroare în legătură cu orice ordin de transfer, un reprezentant autorizat SCRM va putea anula, rambursa sau modifica comanda, sub rezerva procedurilor furnizorului și acordului aplicabil.

2. Finalizarea trimiterilor de transfer

• Transferul va fi efectuat prin canalele propuse și va fi considerat finalizat în momentul în care beneficiarul primește asistența în numerar și/sau sub formă de voucher, utilizând numărul de referință alocat.

• Furnizorul de Servicii Financiare (FSP) trebuie să plătească întotdeauna în numerar doar în moneda națională și, în conformitate cu contractul, plata sau încercarea de plată într-o altă monedă va fi considerată încălcare a contractului, chiar dacă beneficiarul a solicitat sau a acceptat.

• Cererile de transfer necolectate sunt anulate automat la 60 de zile sau mai mult, în funcție de politica de expirare aleasă de client. Anularea unei cereri de transfer inițiază rambursarea sumei trimise, fără taxe de tranzacție.

• Locația Agentului nu va percepe o taxă suplimentară de serviciu Beneficiarului. În funcție de suma tranzacției, Beneficiarul poate fi obligat să furnizeze o identificare suplimentară. Dacă un Beneficiar nu poate prezenta o identificare personală validă și adecvată la momentul în care primirea Casch/Voucher urmează să fie livrată persoanei, va fi responsabilitatea Clientului să notifice SCRM să stabilească orice test sau procedură de identificare agreată.

• În cazul oricărei neîndepliniri a livrării sumei de trimitere a transferului, suma de trimitere a transferului va fi rambursată către SCRM la cererea sa scrisă. Rambursarea sumei solicitate va avea loc cel târziu 14 zile după trimiterea cererii scrise de către SCRM.

                                                                                                                                     V.  Calificare și experiență

• Compania înregistrată și autorizată conform legislației naționale, cu cel puțin trei ani de experiență în furnizarea de servicii similare.
• Capacitate demonstrată de a oferi servicii de asistență financiară.
• Experiența anterioară cu organizații internaționale sau aranjamente corporative similare va fi considerată un avantaj.
• Capacitatea de a accepta și procesa comenzile pe termen scurt.
• Capacitatea de a livra servicii în termene stricte, menținând în același timp nivelul de calitate necesar.
• Respectarea reglementărilor financiare relevante, cum ar fi AML( Prevenirea și combaterea spălării banilor)
• Unul sau mai multe puncte focale dedicate disponibile pentru coordonare cu SCRM.
• Disponibilitatea unui personal suficient de experimentat și calificat pentru a răspunde la situații de urgență și la nevoile de răspuns rapid într-un interval de timp rezonabil.
• Asigurarea unui nivel ridicat de securitate pentru datele sensibile de plată prin criptare,

      Ofertantul(ti) câștigător(i) ar trebui să ofere un serviciu clienți fiabil și continuu pentru SCRM. Aceasta include, dar nu se limitează la, instruire față în față și/sau online pentru personalul SCRM/FICR privind utilizarea și gestionarea soluției de plată și a EMP cel puțin o dată pe an, precum și capacitatea de a răspunde rapid la întrebări ad-hoc (în decurs de o zi), întrebări sau nelămuriri, printre altele. Ofertantul trebuie să specifice clar disponibilitatea serviciului pentru clienți (de exemplu, 7 zile, o săptămână, 24 de ore; sau de luni până vineri între 8 și 18 etc.).

1. Trimiterea

Depunerea, constând în Propuneri Tehnice și Financiare, trebuie finalizată, semnată și returnată către SCRM așa cum este propus în RFP. Propunerile tehnice și financiare trebuie depuse prin emailuri separate.

Propunere tehnică:

Trebuie să includă, dar să nu se limiteze la, următoarele informații:

• Extras din Registrul de Stat al Entităților Juridice al Republicii Moldova care certifică înregistrarea legală a companiei.
• Formularul de profil al furnizorului completat (Anexa V).
• Termeni și condiții generale semnați impuși de SCRM (Anexa I).
• Codul de conduită SCRM semnat (Anexa VII).
• Formularul de Cerere de Propunere pentru Servicii semnat și ștampilat corespunzător.
• Profil corporativ care evidențiază experiența companiei în furnizarea de servicii financiare/de plată, în special în condiții de acord continuu.
• Scrisori de referință, scrisori de finalizare a proiectelor și/sau contracte.
• Listă de clienți corporativi sau contracte similare pentru servicii financiare/de plată din ultimii trei ani.
• Situații financiare din ultimii doi ani.
• Lista personalului alocat la operațiunile cu SCRM.
• Capacitatea de acoperire la nivel național în Republica Moldova, inclusiv numărul și punctele geografice de servicii din întreaga țară.
• Metodologie pentru "Transfer de numerar" potrivită pentru nevoile SCRM
• Metodologie pentru "Platformă electronică de management" potrivită pentru nevoile SCRM
• Metodologie pentru " livrare a asistenței în numerar la domiciliul beneficiarilor "

Propunere financiară:

          Propunerea Financiară trebuie prezentată în MDL și trebuie să includă TVA și/sau orice alte taxe aplicabile. Furnizorii ar trebui să ofere prețuri bazate pe tranzacții pentru fiecare prag de volum listat mai jos:

          Factura trebuie furnizată în termen de 5 zile de la cererea SCRM. Un extras săptămânal de cont va fi necesar în perioadele de transfer de bani. Extrasele lunare de activitate ale contului vor fi solicitate pentru întreaga durată a acordului cu SCRM sau dacă există activități și/sau taxe pentru servicii suportate.

• Sprijin de la SCRM către furnizorul de servicii desemnat

• SCRM va furniza locații specifice (adresă, raion) beneficiarilor pentru a primi bani cash.
• SCRM va furniza o listă completă a beneficiarilor cu informațiile convenite, astfel încât furnizorul să poată efectua un transfer de numerar.
• SCRM va desemna un ofițer contractual sau un punct de contact specific. Această persoană va asista instituția de servicii financiare în rezolvarea oricăror probleme care decurg din operațiune sau contract.
• SCRM va fi responsabil pentru distribuirea soluției de plată, înregistrarea beneficiarilor, transferul fondurilor către furnizorul de servicii și servirea de legătură între furnizorul de servicii și beneficiari pentru a rezolva orice probleme sau întrebări legate de soluția de plată

• Evaluarea ofertelor

            În perioada de solicitare, SCRM va primi și va răspunde solicitărilor de clarificare a RFP-ului. Răspunsurile vor fi postate pe pagina de anunțuri de solicitare. Metodologia de evaluare se va baza pe cea mai ieftină ofertă conformă tehnic. Un maxim de 100 de puncte este alocat Propunerii Tehnice. Evaluarea va consta în trei etape: evaluare preliminară, evaluare tehnică și evaluare financiară.

Evaluare preliminară

            Evaluarea preliminară va evalua dacă ofertele sunt valide și conforme cu cerințele formale menționate în RFP, pe baza criteriilor de promovare/respinsă. Ofertele care nu îndeplinesc criteriile obligatorii vor fi respinse. Următoarele criterii formale vor fi verificate:

• Depunerea conține două oferte separate (Tehnică și Financiară) și formularul de ofertă semnat corespunzător.
• Perioada de valabilitate a ofertei este de cel puțin 60 de zile.
• Trimiterea a fost primită înainte de termenul limită.

Evaluare tehnică

            Propunerile tehnice vor fi evaluate pe baza criteriilor și a punctajelor maxime comunicate în prealabil. Ofertele care îndeplinesc pragul minim de calitate vor fi considerate conforme din punct de vedere tehnic. Doar propunerile care obțin cel puțin 60 de puncte vor fi admise la evaluarea financiară.

Evaluare financiară

            Prețul/costul fiecărei propuneri conforme tehnic va fi luat în considerare doar după finalizarea evaluării tehnice. Echipa de evaluare va identifica propunerile cele mai ieftine și conforme tehnic. Cea mai mică ofertă completă și conformă va fi selectată pentru contractare.

1. Termen și modalitate de depunere

Ofertele pot fi depuse la adresa tender@redcross.md până la data de 2 iulie 2026, ora 18:00 cu subiectul ”Servicii de asistență numerar și vouchere pentru SCRM”. Toate solicitările pot fi adresate la adresa de e-mail iuliana.cernatu@redcross.md Iuliana Cernatu.

1. Anexe

Următoarele anexe vor face parte din pachetul RFP și/sau Acordul-cadru, după caz:

• Anexa I - Termeni și Condiții Generale
• Anexa V - Formularul de inregistrare al furnizorului
• Anexa VII - Codul de conduită SCRM
• Declaratie de angajament
• Șablon de Propunere Financiară

Documentele necesare pentru transmiterea ofertelor pot fi accesate aici.