Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Termenii de referință (TOR) - SOLICITARE DE OFERTE
privind achiziția produselor alimentare pentru Centrele de Refugiați

A.O. HelpAge Moldova invită operatorii economici să depună oferte pentru furnizarea de produse alimentare destinate Centrelor de Plasament Temporar pentru Persoane Strămutate de pe Teritoriul altor State.

Scopul acestei solicitări este identificarea și selectarea unui furnizor sau a unei rețele de magazine care asigură acoperire geografică în cele 9 localitățile incluse în proiect și oferă posibilitatea achiziționării produselor alimentare în baza unui Contract de vânzare-cumpărare și facturare conform necesităților proiectului.

Produsele achiziționate vor fi utilizate pentru prepararea zilnică a hranei în centrele de cazare pentru refugiați, destinate unui număr total estimat de aproximativ 500 de beneficiari.

Cerințele față de ofertanti

• Posibilitatea aplicării cotei TVA 0% în baza documentelor justificative și emiterea facturilor cu TVA zero;
• Centrele din lista de mai jos vor achiziționa produse alimentare din cel mai apropiat magazin din rețeaua ofertantului, iar distanța până la acesta nu va depăși 30 km;
• Gama variată de produse alimentare (inclusiv produse de bază, produse proaspete și perisabile);
• Asigurarea calității și siguranței produselor alimentare, în conformitate cu legislația în vigoare;
• Capacitatea de a onora comenzi regulate, în funcție de necesitățile centrelor;
• Experiență anterioară în furnizarea de produse alimentare către instituții/organizații (constituie un avantaj);
• Transmiterea documentelor și informațiilor solicitate în lista menționată mai jos, care constituie partea obligatorie a dosarului pentru oferta tehnică;
• Transmiterea ofertei financiare prin completarea Anexei C (accesând acest cuvântul ”Anexei C”).
• Respectarea Codului de Conduită al Organizației Națiunilor Unite destinat furnizorilor (Anexa A) și a celor mai înalte standarde de etică și profesionalism.

Ofertele tehnice vor include obligatoriu informație cu privire la:

• Extrasul din Registrul de Stat;
• Indicarea condițiilor si a locațiilor in care este posibilă livrarea gratuita a produselor alimentare, prin prezentarea unei descrieri succinte a capacității logistice (rețea de magazine, depozite, transport, după caz);
• Pentru locația din Chișinău, str. Zelinschi 15 livrarea gratuită este obligatorie. Pentru celelalte locații indicate în tabelul de mai jos, se va specifica dacă există posibilitatea de livrare gratuită;
• Confirmarea posibilității de a aplica cota TVA 0%;
• Prezentarea listei produselor disponibile /catalogului de produse (în format electronic sau anexă);
• Prezentarea unei declarații pe propria răspundere privind respectarea cerințelor legale, a autorizației sanitar-veterinare de funcționare și a altor documente relevante;
• Confirmarea luării la cunoștință a Codului de Conduită al Furnizorilor ONU prin semnarea Anexei A.
• Lista a 3 referințe, agenți economici, ONG-uri sau organizații internaționale cu care ați colaborat anterior și numărul de contact sau scrisori de recomandare din partea acestora.
• Locațiile magazinelor, cu indicarea distantei a celui mai apropiat magazin pentru fiecare Centru de refugiati, conform listei de mai jos:

Oferta financiară trebuie să includă Anexa C – Formularul Ofertei Financiare, completat și semnat. Oferta financiară se expediază printr-un e-mail separat de oferta tehnică.

Modul de achitare

• HelpAge a face achitarea pentru produsele achizitionate post factum in baza e-facturii.
• Alte detaliile ce țin de modalitatea de monitorizare și raportare, se vor discuta la încheierea contractului.

Criteriile de evaluare aplicate:

Evaluarea tehnică a ofertelor va fi realizată în conformitate cu politicile și procedurile de achiziție ale A.O. HelpAge Moldova, luând în considerare documentele cerute mai sus și următoarele criterii:

• Conformitatea transmiterii documentelor și informațiilor solicitate în lista menționată mai sus, care constituie partea obligatorie a dosarului pentru oferta tehnică;
• Proximitatea magazinelor pentru fiecare Centru de Refugiati (distanță de maximum 30 km);
• Acoperirea geografică și numărul de magazine disponibile in zonele de implementare a proiectului;
• Condițiile în care se oferă livrare gratuită (inclusiv valoarea minimă a comenzii, frecvența livrărilor etc.);
• Gama variată de produse alimentare (inclusiv produse de bază, produse proaspete și perisabile);
• Asigurarea calității și siguranței produselor alimentare, în conformitate cu legislația în vigoare;
• Experiența anterioară în furnizarea de servicii similare (inclusiv colaborarea cu ONG-uri sau organizații internaționale).

Oferta tehnică va fi evaluată în baza criteriului ADMIS/RESPINS pentru fiecare cerință. Doar ofertele care sunt admise din punct de vedere tehnic, adică îndeplinesc cerințele tehnice indicate mai sus, vor fi luate în considerare pentru evaluarea financiară.

Evaluarea financiară se va baza pe cel mai mic preț al ofertei care e acceptabilă din punct de vedere tehnic.

Condiții contractuale

Contractul va fi încheiat până la data de 31 Decembrie 2026, cu posibilitatea de extindere. Plata va fi efectuată prin transfer bancar în lei moldovenești.

Modalitatea de expediere a ofertelor

Companiile interesate sunt invitate să expedieze dosarele la adresele de email: officehelpage@gmail.com cu mențiunea Achiziția produselor alimentare pentru Centrele de Refugiați. Oferta tehnică și oferta financiară se expediază prin e-mailuri separate.

Pentru detalii, ne puteți contacta la tel:  0 22 225098 sau heplage.refugiati@gmail.com

Data limită de prezentare a ofertelor: 8 aprilie 2026, ora 17:00.

HelpAge își rezervă dreptul de a cere informații suplimentare de la ofertanți, în caz de necesitate.

Evaluarea ofertelor va fi realizată în conformitate cu politicile și procedurile de achiziție ale A.O. HelpAge Moldova.