Achiziții de bunuri și contractări de servicii

AOPD lansează un apel public pentru selectarea unei companii care va presta servicii de chirie sală, suport tehnic pentru format hibrid și alimentație, în vederea organizării Adunării Generale a membrilor.

Data preventivă : 5 martie 2026

Participanți: 65 participanți

Servicii solicitate ( oferta va acoperi întreg pachetul)

1. Arendă sală de conferință (1 zi)

• Capacitate : 65 persoane

Dotări obligatorii

Sala trebuie să fie complet echipată pentru desfășurarea evenimentului și să includă următoarele facilități:

• Proiector și ecran pentru prezentări vizuale clare;
• Sistem audio performant, care să asigure o acustică optimă pentru toți participanții;
• Cel puțin două microfoane (fixe sau mobile) pentru intervenții și discuții;
• Flipchart  pentru sesiuni interactive ;
• Prelungitoare/ prize suficiente, pentru alimentarea echipamentelor participanților;
• Conexiune la internet stabilă (Wi-Fi) pentru suportul transmisiunii online în format hibrid.

2. Suport tehnic pentru organizarea activității în format hibrid (OBLIGATORIU)

Compania trebuie să asigure facilitarea completă a evenimentului în format hibrid, inclusiv:

• Echipament pentru transmisie video și integrarea sistemului audio pentru participanții online;
• Instalarea, testarea și monitorizarea echipamentelor înainte și pe durata evenimentului;
• Conectarea participanților online prin platforma indicată (Zoom, Teams etc.);
• Gestionarea sunetului și imaginii pe toată durata activității;
• Prezența unui tehnician dedicat pentru asistență continuă.

Lipsa suportului tehnic dedicat pentru format hibrid va duce la respingerea ofertei.

3. Alimentație

Pentru un grup estimativ de 40–65 participanți, prestatorul va asigura servicii de alimentație pe durata evenimentului, incluzând: pauza de prânz, pauzele de cafea și apă potabilă disponibilă permanent.

Oferta va include obligatoriu, pentru fiecare tip de serviciu:

• Pauza de prânz: preț per persoană și meniu propus;
• Pauza de cafea: preț per persoană și meniu propus;
• Apă potabilă: preț per persoană.

Meniurile vor include opțiuni vegetariene sau alternative la cerere.
Prestatorul va prezenta certificat sanitar-igienic, care să ateste respectarea normelor de siguranță alimentară.

Criterii de selecție

• Accesibilitate deplină pentru persoanele cu dizabilități (rampe, lift, grupuri sanitare adaptate);
• Asigurarea suportului tehnic pentru format hibrid;
• Experiență relevantă în organizarea evenimentelor similare;
• Raport preț–calitate competitiv și transparent;
• Condiții logistice adecvate.

Documente obligatorii în ofertă

• Copia Certificatului de Înregistrare;
• Oferta financiară în MDL (cu TVA), defalcată pe fiecare serviciu (sală, echipamente, suport tehnic, prânz, pauză de cafea);
• Meniurile detaliate;

Cerințe față de prestator

• Experiență în organizarea evenimentelor de tip conferință/adunare generală;
• Personal calificat pentru suport tehnic;
• Disponibilitatea de a asigura toate serviciile solicitate;
• Accesibilitate deplină pentru persoane cu mobilitate redusă.

Termen limită și transmiterea ofertelor

Data limită de depunere a ofertelor: 18 februarie 2026

Transmitere prin e-mail la adresa : info@aopd.md Subiect : Ofertă _Adunarea Generală AOPD