Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Servicii: Auditul Situațiilor Financiare Anuale ale Organizației 

Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova  

Tipul contractului: Prestarea serviciilor de audit financiar 

Durata contractului: Decembrie 2024-Iunie 2027 

Termenul limită de depunere a dosarelor: 11.12.2024, ora 12:00 

Context: Solidarity Fund PL în Moldova este Sucursala din Chișinău a Fundacja Solidarności Międzynarodowej, Varșovia, fundație de stat, gestionată și co-finanțată de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creată pentru a contribui la dezvoltarea țărilor din vecinătate. 

În 2023, Solidarity Fund PL a finalizat cu succes procesul de obținere a certificării UE „Pillar Assessment”, alăturându-se grupului de entități cu capacități mai mari de accesare a fondurilor europene.  

Despre activitatea Solidarity Fund PL în Moldova puteți afla mai multe aici.  

Solidarity Fund PL în Moldova, Vă invită să faceți o ofertă pentru executarea comenzii. 

Descrierea achiziției:  

Solidarity Fund PL în Moldova  anunță concurs pentru selectarea companiei de audit - persoană juridică înregistrată în Republica Moldova, cu experiență dovedită în auditarea ONG-urilor și acreditată de Uniunea Europeană  în vederea efectuării auditului situațiilor financiare ale Organizației.  

Obiectivul auditului este de a evalua și asigura transparența, responsabilitatea și corectitudinea gestionării resurselor financiare și a activităților desfășurate. Opinia de audit va fi formulată în conformitate cu Standardele Internaționale de Audit (ISA) aplicabile, având în vedere evaluarea situației contabilității și veridicitatea reflectării în dările de seamă contabile și fiscale a situației financiare reale pentru perioada  fiscală a anilor 2024,2025 și 2026. 

Cerințe de eligibilitate ale ofertanților: 

1. Entitate înregistrată în Republica Moldova; 

2. Deține licența activă pentru desfășurarea activității de audit, emisă de Camera Auditorilor din Moldova; 

3. Prezintă experiență de lucru în domeniul prestării serviciilor de audit, de cel puțin 5 ani în Republica Moldova; 

4. Deține experiență de efectuare a auditului în organizații non-guvernamentale. 

Cerințe față de servicii: 

1. Auditul va fi efectuat în conformitate cu Standardele Naționale(SNA) și Internaționale(ISA) de Audit; 

2. Echipa implicată va asigura respectarea principiului imparțialității și independenței față de organizația auditată; 

3. Echipa de audit implicată va asigura păstrarea confidențialității informațiilor obținute în timpul auditului și va respecta legislația aplicabilă; 

4. Auditorii vor proteja datele cu caracter personal, conform reglementărilor legale naționale și internaționale.  

Livrabile așteptate: 

1. Raportul de audit prezentat în limbile română și engleză; 

2. Scrisoarea de Management care va conține:  

• sumarul deficiențelor identificate și evaluarea riscurilor;  

• recomandări rânduite în ordinea prioritară, pentru a înlătura deficiențele identificate;  

• secțiunea răspunsul/comentariile SFPL în Moldova la punctele slabe identificate;  

• concluzia auditorului privind auditul efectuat și acțiunile SFPL in MD ca rezultat al auditurilor precedente; 

• propuneri și recomandări pentru îmbunătățirea procedurilor interne ale Solidarity Fund PL în Moldova, etc; 

Ofertanți neeligibili: 

1. nu și-au îndeplinit obligațiile în raporturile contractuale anterioare cu Solidarity Fund PL în Moldova; 

2. subiecții, care figurează în listele guvernamentale de sancțiuni ale UE, Poloniei și/sau SUA. 

Dosarul va conține următoarele documente: 

1. Copia licenței entității pentru desfășurarea activității de audit; 

2. CV-urile auditorilor1 ce urmează a fi antrenați în activitatea vizată, unde va fi descrisă experiența acestora; 

3. Certificate în domeniul auditului care confirmă calificarea profesională a auditorilor propuși pentru a fi antrenați în activitatea vizată, precum CPA (Certified Public Accountant), ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) sau alte certificări de audit recunoscute la nivel internațional; 

4. Portofoliu entității cu descrierea detaliată a experienței relevante, inclusiv în care au fost implicați auditorii propuși pentru activitatea vizată, în ultimii 5 ani de activitate; 

5. Lista organizațiilor auditate, inclusiv organizațiile non-guvernamentale pentru care ofertantul a efectuat auditul  situațiilor financiare în ultimii 3 ani și mai mult; 

6. Minim 2 sau mai multe scrisori de referință din partea organizațiilor non-guvernamentale auditate; 

7. declarația de conformitate (conform modelului), cu următoarele anexe: 

• extras din registrul de stat cu termenul de cel mult 2 ani de la data eliberării acestuia, 

• certificat privind lipsa datoriilor față de bugetul național la data depunerii dosarului. 

8. Oferta de preț în MDL, personalizată și prezentată în formatul tabelului de mai jos : 

* Dosarul se consideră incomplet dacă nu conține documentele menționate la punctele 2-8. 

Procedura de due diligence: 

Dosarele sunt supuse verificării cu scopul de a asigura corectitudinea și corespunderea datelor prezentate de către ofertant cu datele publice și de a identifica prezența sau lipsa acestuia în listele de sancțiuni menționate. Procedura de due diligence este desfășurată conform regulilor interne ale Solidarity Fund PL în Moldova.  

Procedura de evaluare:  

1. Prima etapă prevede evaluarea formală a dosarelor recepționate conform criterii ce pot fi văzute aici. 

În cazul în care unul dintre criterii nu este îndeplinit, dosarul nu va trece de evaluarea formală, fiind exclus din procedura de achiziție. 

2. A doua etapă prevede evaluarea dosarelor prin metoda individuală de către membrii comisiei de evaluare după care, rezultatele individuale sunt comasate și este determinat punctajul mediu obținut per dosar.  

Dosarele sunt evaluate în conformitate cu criteriile de evaluare reflectate în Formularul de evaluare, care poate fi accesat aici. 

După evaluarea dosarelor, comisia de evaluare poate decide negocierea ofertei de preț propusă, desfășurarea etapei de interviu cu ofertantul/ții pre-selectați la etapa anterioară pentru a identifica cel mai potrivit ofertant pentru prestarea serviciului. La etapa de interviu, comisia de evaluare poate solicita documente adiționale relevante, dacă consideră necesar.  

După finalizarea etapelor de selectare, toți ofertanții vor fi informați despre rezultatele apelului de achiziții. 

Excluderea ofertanților din procesul de achiziție: 

1. Ofertanții sunt excluși din procedura de achiziție dacă a fost pronunțată o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ împotriva persoanei fizice, entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere din oricare dintre următoarele motive: 

1. proceduri de faliment, insolvență sau lichidare;  

2. încălcarea obligațiilor privind plata impozitelor sau a contribuțiilor la asigurările sociale; 

3. comiterea unor abateri profesionale grave, inclusiv declarații false; 

4. fraudă; 

5. corupție; 

6. acțiune asociată cu o organizație criminală; 

7. spălarea banilor și finanțarea terorismului; 

8. infracțiune de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste; 

9. exploatarea prin muncă a copiilor sau orice altă infracțiune legată de traficul de persoane; 

10. înființarea și îndeplinirea funcției de firmă-paravan; 

11. înființarea unei companii de acoperire; 

12. utilizarea sau participarea la discriminare sau hărțuire, inclusiv hărțuire sexuală. Excluderea poate apărea și în cazul în care nu există o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ în cauză și a fost dovedită prin mijloace disponibile Solidarity Fund PL în Moldova sau a partenerilor de dezvoltare. 

2. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacă conform legislației Republicii Moldova, Republicii Poloneze, Uniunii Europene, internaționale, sau țării donatorului se aplică restricții în privința entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere. 

3. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacă dosarul este incomplet sau expediat după termenul limită. 

4. Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul de a nu se limita la criteriile de excludere din procedura de achiziție, menționate mai sus. 

Dosarul trebuie trimis pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md cu titlul „Oferta Auditul Situațiilor Financiare Anuale ale Organizației”. 

NB! Întrebările referitoare la achiziție pot fi expediate pe adresa de email: procurements@solidarityfund.md, nu mai târziu decât cu 5 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.  

Răspunsurile vor fi publicate la categoria Q&A, cu 3 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului. 

* Ofertantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.   

** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de a obține informații cu privire la scopul, domeniul de aplicare și modul de prelucrare a datelor cu caracter personal, dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise donatorilor, auditorilor, organelor de stat, inclusiv celor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal  nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al ofertantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica  info@solidarityfund.md.   

*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor apelului de achiziție, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale. 

**** Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul să anuleze procesul de achiziție în orice moment fără careva obligații față de ofertanți.