Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Servicii: de comunicare strategică și marketing pentru promovarea Produsului de Finanțare „FACEM Investiții BGK” în cadrul Proiectului de Asistență Tehnică

Organizație: Solidarity Fund PL în Moldova

Tipul contractului: Contract de prestări servicii

Durata contractului: 22 – 24 luni

Termenul limită de depunere a dosarelor: 23/09/2024, ora 12:00

Context: Solidarity Fund PL în Moldova este Sucursala din Chișinău a Fundacja Solidarności Międzynarodowej, Varșovia, fundație de stat, gestionată și co-finanțată de Ministerul Afacerilor Externe al Republicii Polone, creată pentru a contribui la dezvoltarea țărilor din vecinătate. În 2023, Solidarity Fund PL a finalizat cu succes procesul de obținere a certificării UE „Pillar Assessment”, alăturându-se grupului de entități cu capacități mai mari de accesare a fondurilor europene.   

Despre activitatea Solidarity Fund PL în Moldova puteți afla mai multe aici.   

În baza negocierilor purtate între Republica Moldova și Republica Polonă, la 28.12.2023 Parlamentul Republicii Moldova a ratificat Acordul de împrumut dintre Guvernul Republicii Moldova și Bank Gospodarstwa Krajowego din Polonia (BGK) pentru susținerea dezvoltării întreprinderilor mici și mijlocii, prin intermediul instituției publice „Organizația pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului” (ODA), semnat la Chișinău la 19 decembrie 2023.

În perioada următoare, ODA va anunța lansarea și implementarea Produsului de Finanțare „FACEM Investiții BGK”, instrument de susținere a accesului la finanțare. Obiectivul principal al produsului de finanțare este stimularea creșterii economiei naționale prin oferirea ÎMM-urilor a resurselor financiare, în condiții avantajoase, pentru finanțarea proiectelor investiționale ce țin de eficiența energetică, tranziția energetică și măsuri de adaptare la schimbările climatice.  

Începând cu luna septembrie, Solidarity Fund PL în Moldova în parteneriat cu ODA va implementa Proiectul „Sprijin pentru sectorul ÎMM-urilor din Republica Moldova - Asistență Tehnică pentru accesul la credite”, finanțat de către Comisia Europeană și gestionat de către BGK.   

Asistența tehnică oferită solicitanților și beneficiarilor produsului de finanțare include consultanță pentru dezvoltarea competențelor în domeniul antreprenorial și alfabetizarea financiară prin training-uri tematice, consultanță individuală pentru pregătirea documentației necesare obținerii creditului (business vouchere pentru servicii de elaborare a planurilor de afaceri si asistenta in pregătirea dosarului), precum și organizarea de vizite de studiu internaționale pentru ÎMM-uri, cu accent pe cei care au atins rezultate remarcabile în implementarea proiectelor investiționale.

Procedura de acordare a grantului sub formă de consultanță și a business voucherelor va fi adusă la cunoștință publicului larg prin plasarea acesteia pe pagina web oficială www.oda.md și www.solidarityfund.md, precum și prin informarea directă de ODA a Instituțiilor Financiare Partenere (IFP).

Complementar suportului consultativ, proiectul de asistență tehnică prevede informarea sectorului antreprenorial și a publicului larg despre oportunitatea produsului de finanțare „FACEM Investiții BGK”, precum și promovarea acestuia în cadrul unei campanii de informare.

Obiectivele campaniei de informare pentru promovarea produsului de finanțare sunt: i) motivarea băncilor comerciale de a participa la produs; ii) convingerea antreprenorilor de a investi în economia națională prin proiecte de eficiență energetică; iii) sporirea încrederii în economia națională, respectiv de încurajare în dezvoltarea afacerilor prin tranziția energetică și adaptarea la schimbările climatice.

Solidarity Fund PL în Moldova vă invită să faceți o ofertă pentru executarea comenzii în prestarea serviciilor de comunicare strategică și marketing pentru Proiectul de Asistență Tehnică a produsului de finanțare „FACEM Investiții BGK”. 

Descrierea achiziției 

Pentru realizarea acestei sarcini, Solidarity Fund PL în Moldova are drept scop identificarea unei companii specializate în comunicare strategică și marketing pentru prestarea unui spectru larg de servicii de promovare și informare. Aceasta trebuie să asigure colaborarea cu toți partenerii implicați în proiect (BGK, Solidarity Fund PL în Moldova, Ministerul Dezvoltării Economice și Digitalizării, ODA, băncile comerciale, alte instituții sectoriale) în vederea acoperirii evenimentelor, promovării încrucișate și valorificării resurselor de comunicare.

Serviciile solicitate pe toată durata contractului includ:

1. elaborarea campaniei de informare, promovare și comunicare: evaluarea situației actuale, identificarea publicului țintă, stabilirea obiectivelor, dezvoltarea strategiei și a unui plan detaliat pe 24 luni, crearea de conținut și evaluarea impactului campaniei;
2. servicii de traducere: asigurarea traducerii textelor din limba română în limbile engleză și rusă;

• designul produselor de comunicare: dezvoltarea unui brandbook și crearea de materiale de promovare, inclusiv billboard-uri, bannere online, materiale printate, diplome de participare la traininguri;

1. instruiri pentru echipa de proiect: conceperea și livrarea instruirilor pe produsele de comunicare pentru echipa Solidarity Fund PL în Moldova și ODA;
2. asistență în comunicarea strategică: suport continuu în derularea campaniei de comunicare;
3. crearea de conținut captivant: realizarea de studii de caz, istorii de succes, infografice, broșuri informaționale și comunicate de presă;

• organizarea evenimentelor: planificarea și organizarea evenimentelor, inclusiv lansarea și închiderea campaniei, 10 traininguri tematice, 2 vizite de studiu și alte evenimente necesare;
• elaborarea discursurilor pentru evenimente, la necesitate;

1. menținerea relațiilor cu mass media: gestionarea relațiilor cu mass media înainte, în timpul și după evenimente, și redactarea comunicatelor de presă;
2. documentarea campaniei: realizarea de materiale video și foto cu participanți ai produsului și integrarea acestora într-un raport final;
3. monitorizare și evaluare: întocmirea unui raport de monitorizare care să includă date despre acoperirea, implicarea și impactul campaniei, alături de recomandări pentru campaniile viitoare;

• realizarea unui spot video: crearea unui spot video în limba română, cu subtitrări în limba rusă, pentru promovarea produsului de finanțare. Spotul va avea 2 versiuni: una de 60 de secunde pentru rețele de socializare și alta de 30 de secunde, care va fi adaptată și pentru radio în limba română și rusă.
• asigurarea colaborării dintre Solidarity Fund PL în Moldova și canalele de radio și televiziune pentru plasarea spoturilor menționate în punctul anterior.

Cerințe față de ofertanți:    

În cadrul achiziției pot aplica persoane juridice, înregistrate în Republica Moldova (companii, studiouri, agenții de publicitate etc), care îndeplinesc următoarele cerințe:

1. experiență dovedită în dezvoltarea și implementarea campaniilor promoționale în sectorul public/privat (minim 3 campanii documentate în ultimii 3 ani și experiență pe piață de minim 3 ani );
2. experiență în comunicarea strategică și integrată, care include utilizarea eficientă a diferitelor canale și instrumente de comunicare (PR, CSR, publicitate, social media, evenimente, etc.) cu furnizarea exemplelor detaliate pentru minim 3 campanii relevante;  

• experiența dovedită în scrierea planurilor de comunicare (prezentarea a minim 3 planuri de comunicare realizate în ultimii 3 ani);

1. experiența dovedită în dezvoltarea și implementarea campaniilor de comunicare la nivel național (prezentarea a minim 2 rapoarte de monitorizare media, care includ materialele de presă realizate și indicatorii de eficiență obținuți);
2. experiență de colaborare cu proiecte de finanțare internaționale (documentarea colaborărilor anterioare); 
3. personal calificat cu experiență relevantă pentru realizarea sarcinilor (descrierea echipei propuse, incluzând CV-uri ale membrilor echipei); 

• responsabilitate, punctualitate și capacitatea de a respecta termenele limită stabilite. 

Ofertanți neeligibili:

1. nu și-au îndeplinit obligațiile în raporturile contractuale anterioare cu Solidarity Fund PL în Moldova;
2. au relații de colaborare activă cu Solidarity Fund PL în Moldova și/sau contract în derulare pentru același tip de serviciu sau serviciu similar;

• subiecții, care figurează în listele guvernamentale de sancțiuni ale UE și Poloniei.

Termenul estimativ de executare a comenzii:  

Termenul estimativ de execuție a comenzii pentru serviciile de comunicare strategică și marketing solicitate este de 24 de luni de la data semnării contractului.

Execuția comenzii serviciilor este structurată în patru etape distincte pentru a asigura o gestionare eficientă și eficace a activităților planificate:

Condiții speciale de executare a contractului:

• Toate materialele promoționale și de vizibilitate dezvoltate și utilizate pe parcursul contractului, care vor include logo-urile finanțatorilor și implementatorilor, trebuie să fie concepute în conformitate cu regulile acestora.
• Materialele de vizibilitate și comunicare vor fi coordonate înainte de publicare, diseminare sau utilizare cu echipa de PR și Comunicare a SFPL în Moldova. Numai după obținerea aprobării, executantul va publica, difuza sau utiliza aceste materiale.
• Orice publicare fără aprobarea prealabilă poate cauza penalizări pentru executant sau rezilierea unilaterală a contractului.
• Toate materialele elaborate în cadrul contractului de prestări servicii, inclusiv brandbookul, bannerele online, materialele print și alte produse media, vor fi livrate în format electronic, în principal în format PDF pentru documente și PNG/JPEG pentru imagini, asigurându-se și fișiere editabile acolo unde este necesar, într-un format convenit de comun acord cu beneficiarul.

Dosarul va conține următoarele documente (pentru persoana juridică):

1. CV-urile expertului/ților ^[1] ce urmează a fi antrenați în activitatea vizată, unde va fi descrisă experiența acestuia/acestora și calificările relevante;
2. portofoliu cu descrierea detaliată a experienței persoanei juridice în care au fost implicați expertul/ții propuși (exemple de proiecte anterioare similare realizate, inclusiv detalii despre campaniile promoționale, strategii de comunicare, materiale elaborate etc.);
3. oferta de preț per oră, în MDL, personalizată și care va include:

• prețul fix, cu indicarea sumei fără TVA și mențiunea dacă este sau nu plătitor de TVA,

4. datele de contact (companie, adresa de e-mail, datele persoanelor de contact, numărul de telefon);declarația de conformitate (conform modelului) cu următoarele anexe:

• extras din registrul de stat cu termenul de cel mult 2 an(i) de la data eliberării acestuia,
• certificat privind lipsa datoriilor față de bugetul național la data depunerii dosarului;

5. Planul de efectuare a activităților, resurse necesare și termenii estimativi de realizare;
6. Un plan de comunicare preliminar, care descrie abordarea strategică pentru campania de informare și promovare;
7. Referințe (minim 3 scrisori de recomandare de la clienți anteriori, care atestă calitatea serviciilor prestate în proiecte similare);

Criteriile de evaluare:

Dosarele sunt evaluate în conformitate cu criteriile de evaluare reflectate în Formularul de evaluare care poate fi accesat aici. 

Procedura de evaluare:  

Dosarele sunt evaluate prin metoda individuală de către membrii comisiei de evaluare după care, rezultatele individuale sunt comasate și este determinat punctajul mediu obținut per dosar.

După evaluarea dosarelor, comisia de evaluare poate decide desfășurarea etapei de interviu cu ofertantul/ții pre-selectați la etapa anterioară pentru a identifica cel mai potrivit ofertant pentru prestarea serviciului. La etapa de interviu, comisia de evaluare poate solicita negocierea ofertelor și/sau documente adiționale relevante, dacă consideră necesar.  

După finalizarea etapele de selectare, toți ofertanții vor fi informați despre rezultatele achiziției.

Excluderea ofertanților din procesul de achiziție:

1. Ofertanții sunt excluși din procedura de achiziție dacă a fost pronunțată o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ împotriva persoanei fizice, entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere din oricare dintre următoarele motive:

1. proceduri de faliment, insolvență sau lichidare;
2. încălcarea obligațiilor privind plata impozitelor sau a contribuțiilor la asigurările sociale;
3. comiterea unor abateri profesionale grave, inclusiv declarații false;
4. fraudă;
5. corupție;
6. o acțiune asociată cu o organizație criminală;
7. spălarea banilor și finanțarea terorismului;
8. infracțiune de terorism sau infracțiuni legate de activități teroriste;
9. exploatarea prin muncă a copiilor sau orice altă infracțiune legată de traficul de persoane;
10. înființarea și îndeplinirea funcției de firmă-paravan;
11. înființarea unei companii de acoperire;
12. utilizarea sau participarea la discriminare sau hărțuire, inclusiv hărțuire sexuală. Excluderea poate apărea și în cazul în care nu există o hotărâre judecătorească definitivă sau un act administrativ în cauză și a fost dovedită prin mijloace disponibile Solidarity Fund PL în Moldova sau a partenerilor de dezvoltare.

2. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacă conform legislației Republicii Moldova, Republicii Poloneze, Uniunii Europene, internaționale, sau țării donatorului se aplică restricții în privința entității sau persoanei care o reprezintă, deține putere de control/decizie, sau împotriva oricărui membru al executivului, organelor de conducere/supraveghere.
3. Ofertantul se exclude din procedura de achiziție dacă dosarul este incomplet sau expediat după termenul limită.
4. Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul de a nu se limita la criteriile de excludere din procedura de achiziție, menționate mai sus.

Dosarul trebuie trimis pe adresa de email: procurements@solidarityfund.pl, cu o notă/titlu „Oferta- servicii de comunicare și promovare”.

NB! Întrebările referitoare la achiziție pot fi expediate pe adresa de email: procurements@solidarityfund.pl, nu mai târziu decât cu 5 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.  

Răspunsurile vor fi publicate la categoria Q&A, cu 3 zile înainte de expirarea termenului de depunere a dosarului.

* Ofertantul are dreptul de a stabili de sine stătător limitele confidențialității datelor furnizate și de a menționa care din documentele anexate la ofertă sunt confidențiale.  

** Datele cu caracter personal vor fi prelucrate de Solidarity Fund PL în Moldova în scopul desfășurării procesului de achiziții, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și regulilor interne. Furnizarea datelor cu caracter personal se efectuează în mod voluntar. Refuzul furnizării datelor duce la imposibilitatea încheierii contractului cu Solidarity Fund PL în Moldova. Persoanele fizice au dreptul de a obține informații cu privire la scopul, domeniul de aplicare și modul de prelucrare a datelor cu caracter personal, dreptul de acces la datele sale cu caracter personal, la portabilitatea și rectificarea acestora. Datele cu caracter personal pot fi transmise donatorilor, auditorilor, organelor de stat, inclusiv celor publice de drept, avocaților – în scopul controlului Solidarity Fund PL în Moldova, protecției drepturilor, rezolvării litigiilor. Datele cu caracter personal  nu vor fi transmise altor părți terțe fără acordul prealabil al ofertantului. Orice întrebări privind datele cu caracter personal pot fi direcționate către Solidarity Fund PL în Moldova prin poșta electronica  info@solidarityfund.md.  

*** În scopul transparenței procesului de achiziție rezultatele licitației cu informația privind prestatorul selectat (denumirea/numele, prenumele, serviciul prestat, prețul, perioada) vor fi publicate pe pagina web a Solidarity Fund PL în Moldova. Participarea la licitație prin expedierea documentelor semnifică acceptarea publicării rezultatelor achiziției, cu excepția informațiilor marcate drept confidențiale.

**** Solidarity Fund PL în Moldova își rezervă dreptul să anuleze procesul de achiziție în orice moment fără careva obligații față de ofertanți.  

^[1] Echipa de lucru nu poate fi schimbată de către ofertant după etapa de depunere a dosarului și/sau etapa de prezentare a rezultatelor procesului de achiziție. În caz contrar, Solidarity Fund PL în Moldova, își rezervă dreptul de a înceta orice relație de colaborare cu ofertantul, fără careva obligații.