Achiziții de bunuri și contractări de servicii

HELVETAS and HEKS/EPER launch national tender for the procurement of services related to the development and implementation of communication campaigns

HELVETAS is in the process of implementing the project Achieving Resilience through Employment, Skills Development, and Social Cohesion Opportunities in Moldova, in partnership with HEKS/EPER with the support of the Swiss Government.

Both implementing partners have launched this Invitation to Bidders to contract a company or organization with expertise in the field of communication and public relations, to plan and to implement two (2) communication campaigns as part of the project implementation activities. This is a joint tender for the procurement of services for both HELVETAS and HEKS/EPER.

HELVETAS communication campaign aims to promote NEA’s services to Ukrainian refugees and vulnerable Moldovan groups, according to the specifications agreed with HELVETAS and the National Employment Agency (NEA).

HEKS/EPER awareness campaign is focused on the design and creation of media materials for the awareness-raising campaign on social cohesion, which may include, but is not limited to storytelling videos, interviews, TV appearances, written human interest stories, video and audio materials etc.

For the purpose of clear division of deliverables, the campaigns have been separated into two (2) lots, however, interested bidders are required to submit quotations for both lots.

The selected Bidder will perform the following minimum tasks:

LOT 1. HELVETAS Communication Campaign

• Developing the Implementation Strategy of an impactful, engaging, and measurable communication campaign, promoting NEA’s service to refugees and vulnerable Moldovan groups;
• Generating and testing key messages/communication content/materials appropriate for the target audiences of this campaign, in collaboration with HELVETAS and NEA;
• Managing media relations according to proposed and approved plans, including the dissemination of press releases, organising and facilitating interviews on TV/radio shows/online podcasts etc. with campaign representatives;
• Ensuring the production and publishing of narrative articles written by journalists, to be selected in coordination with HELVETAS;
• Ensuring paid promotion of campaign materials on social media and media platforms;
• Design and production, where needed, of relevant visual materials, including but not limited to flyers, video spots etc.,
• Ensuring offline promotion through the production and placement of outdoor advertising (billboards, LED screens etc.);
• Liaising with other service providers to ensure the campaign implementation: journalists, media agencies, printing facilities etc.;
• Providing final narrative and statistical report, including media monitoring report, on campaign progress.

LOT 2. HEKS/EPER Social Cohesion awareness campaign and Job Fairs promotion:

• Developing a short campaign plan;
• Generating key messages and communication content appropriate for the target audiences, in collaboration with HEKS/EPER Moldova;
• Ensuring the production and publishing of explainer and storytelling video materials;
• Ensuring the production and publishing of articles, interviews or written storytelling;
• Designing and distributing social media materials promoting the Job Fairs;
• Designing and producing video and audio spots;
• Ensuring offline promotion through the production and placement of outdoor advertising;
• Ensuring paid promotion of campaign materials on social media and media platforms;
• Liaising with other service providers to ensure the campaign implementation: journalists, media agencies, printing facilities etc.;
• Managing media relations according to proposed and approved plans, including the dissemination of video materials and articles, as well as radio or TV appearances;
• Providing a final report on campaign results.

Detailed description of the deliverables, timeline and other aspects related to the campaigns are presented in the Terms of Reference (ToR).

The complete tender dossier can be requested by writing an email to: alla.perjan@helvetas.org, including in CC: diana.bobutac@heks-eper.org or accessing the link https://drive.google.com/drive/folders/1OaVSZL3v6OK0K8fy9tk0p1KV_PXXfjPn?usp=drive_link. We strongly encourage interested bidders to express their written interest to the afore-mentioned email addresses, in order to be notified in case of any modifications related to the tender. Please mention in the email subject line “24/002-NT – Communication campaigns”.

Deadline for offer submission is 07.02.2024, 16:00 (Chisinau local time).

Interested bidders are invited to submit their offer in English or Romanian, in a sealed envelope, clearly indicating the reference number and company/organisation name, to the following address:

HELVETAS Swiss Intercooperation Zurich Sucursala Chisinau
Sos. Hîncești 38B, 2nd floor
MD-2028 Chisinau,
Republica Moldova
Contact phone number: +373 79755666

 * * *

HELVETAS și HEKS/EPER lansează licitația națională pentru achiziția de servicii legate de dezvoltarea și implementarea campaniilor de comunicare

HELVETAS este în proces de implementare a proiectului Realizarea rezilienței prin angajare, dezvoltarea abilităților și oportunități de coeziune socială în Moldova, în parteneriat cu HEKS/EPER și cu suportul guvernului elvețian.

Ambii parteneri de implementare au lansat această licitație cu scopul de a contracta o companie/organizație sau un consorțiu cu experiență în domeniul Comunicare și Relații Publice, care să planifice și să implementeze două (2) campanii de comunicare în cadrul activităților de proiect. Aceasta licitație este una comună pentru achiziționarea de servicii atât pentru HELVETAS, cât și pentru HEKS/EPER.

Campania de comunicare HELVETAS urmărește să promoveze serviciile oferite de Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă (ANOFM) pentru refugiați ucraineni și grupuri de moldoveni vulnerabili, conform parametrilor agreați de comun acord cu HELVETAS și ANOFM.

Campania de promovare și sensibilizare HEKS/EPER vizează conceptualizarea și elaborarea de materiale mediatice pe tema coeziunii sociale, între care se vor număra, printre altele: videouri de prezentare a istoriilor umane, interviuri, apariții televizate, istorii umane în formă scrisă, spoturi audio și video etc.

În scopul delimitării clare a livrabilelor, campaniile de comunicare au fost separate în două loturi; cu toate acestea, candidații interesanți trebuie să trimită oferte pentru ambele loturi.

Ofertantul selectat va îndeplini următoarele sarcini de bază:

LOTUL 1. Campanie de comunicare HELVETAS  

• Dezvoltarea conceptul și strategiei de implementare pentru o campanie de comunicare de impact, atractivă și măsurabilă, care va promova serviciile ANOFM către grupurile vulnerabile de refugiați și moldoveni;
• Elaborarea și testarea mesajelor-cheie, conținutului și materialelor de comunicare personalizate pentru publicurile-țintă ale campanie, în colaborare cu HELVETAS și ANOFM;
• Gestionarea prezenței mediatice a proiectului conform planurilor aprobate, inclusiv diseminarea comunicatelor de presă, organizarea și facilitarea interviurilor etc.;
• Asigurarea producției și publicării de articole narative elaborate de jurnaliști, selectați împreună cu HELVETAS;
• Asigurarea promovării plătite a materialelor de campanie prin intermediul rețelelor sociale și a platformelor media;
• Furnizarea designului și producției de materiale multimedia, printre care și flyere, spot video și audio;
• Asigurarea promovării offline prin producția și plasarea de publicitate exterioară (panouri publicitare, ecrane LED etc.);
• Coordonarea colaborării cu alți furnizori de servicii pentru implementarea campaniei: jurnaliști, agenții media, poligrafie etc.;
• Pregătirea unui raport final narativ care să detalieze rezultatele campaniei inclusiv acoperirea mediatică.

LOTUL 2. Campanie de promovare și sensibilizare HEKS/EPER:

• Elaborarea unei strategii de implementare a campaniei de comunicare;
• Elaborarea și testarea mesajelor cheie și a conținutului de comunicare adecvat pentru publicul țintă, în colaborare cu HEKS/EPER Moldova;
• Asigurarea producerii și publicării materialelor video explicative și de storytelling;
• Asigurarea producerii și publicării de articole;
• Conceperea și distribuirea materialelor pentru promovarea târgurilor locurilor de muncă pe rețelele sociale;
• Conceperea și realizarea de spoturi video și audio;
• Asigurarea promovării offline;
• Asigurarea promovării plătite a materialelor de campanie pe platformele de socializare și în media;
• Cooperarea cu furnizori de servicii pentru a asigura implementarea campaniei: jurnaliști, agenții de presă, tipografii etc.;
• Gestionarea relațiilor cu mass-media în conformitate cu planurile propuse și aprobate;
• Elaborarea unui raport final cu rezultatele campaniei.

Descrierea detaliată a livrabilelor, calendarul de implementare și alte aspecte legate de campaniile de comunicare pot fi consultate în termenii de referință.

Dosarul complet al licitației, împreună cu ghidul pentru pregătirea ofertelor, poate fi solicitat printr-un email la adresa: alla.perjan@helvetas.org, cu adresa diana.bobutac@heks-eper.org inclusă în CC sau accesând link-ul https://drive.google.com/drive/folders/15fHEKt5W31c8YieRj_xzAJRIr36yGGeo?usp=drive_link.

Încurajăm ofertanții să își exprime interesul în scris la adresele de e-mail indicate, pentru a fi anunțați în cazul în care apar modificări legate de licitație. Vă rugăm să menționați în subiectul emailului “24/002-NT – Campanii de comunicare”.

Termen-limită pentru depunerea ofertelor: 07.02.2024, 16:00 (ora locală Chișinău).

Ofertele trebuie depuse în limba engleză sau română, în plicuri sigilate, pe care să fie indicate clar numărul de referință și denumirea companiei/organizației, la următoarea adresă:

HELVETAS Swiss Intercooperation Zurich Sucursala Chisinau
Șos. Hîncești 38B, etajul 2
MD-2028 Chisinau
Republica Moldova
Telefon de contact: +373 79755666