Achiziții de bunuri și contractări de servicii

CERERE DE OFERTE (CDO)

Concursul de licitație este lansat în cadrul proiectului „Barometrul Opiniei Publice din Republica Moldova pentru anul 2023” și este finanțat de Fundația Soros Moldova, contract de grant Nr. G15248 din 15.06.2023.

Proiect:                             Barometrul Opiniei Publice din Republica Moldova pentru anul 2023

Aria de acțiune:                Republica Moldova

Contractor/Beneficiar:      Institutul de Politici Publice, AO. Adresa Institutului: str. Puskin 16/1, MD-2012,  Chișinău, Republica Moldova

Contractant:                     Persoană juridică, rezident al Republicii Moldova

CDO:                               02.2023

CDO publicată la:            03 iulie 2023

Termenul limită de prezentare a dosarului:      11 iulie 2023; ora 23.59

Procedura de achiziție:                                     Licitație publică, selecție în baza calității și costului

Tipul contractului:                                             Contract de prestări servicii

CONTEXT

Institutul de Politici Publice implementează proiectul Barometrul Opiniei Publice pentru anul 2023, finanțat de Fundația Soros Moldova. Una din activitățile proiectului presupune efectuarea unui studiu privind identificarea opiniei publice a cetățenilor, determinarea evenimentelor socio-politice care interesează cetățeanul cel mai mult, identificarea rolului și locului instituțiilor social-politice în viața cetățeanului, ș.a.

Întru realizarea acestui scop Institutul de Politici Publice anunță un concurs pentru selectarea unei companii sociologice în vederea efectuării unui sondaj de opinie publică la nivel național.

DEPUNEREA DOSARULUI

Dosarul de aplicare va cuprinde oferta tehnică și financiară.

Acesta va fi depus în conformitate cu cerințele din Termenii de Referință și în strictă conformitate cu procedura prevăzută în Instrucțiunile pentru ofertanți.

Dosarul de aplicare va fi transmis prin e-mail la următoarea adresă: ipp@ipp.md. Dosarele incomplete nu vor fi examinate.

Vă rugăm să vă asigurați că ofertele  tehnice și financiare sunt trimise în e-mailuri separate; în același timp oferta financiară poate fi protejată prin parolă, care va fi dezvăluită doar la solicitarea Institutului, la etapa de deschidere a ofertelor financiare.

După expedierea ofertelor vă rugăm să vă asigurați, că oferta a fost recepționată de Institut sub forma unui e-mail de confirmare;

Institutul este responsabil doar pentru ofertele confirmate.

DATE DE CONTACT

Pentru întrebări referitoare la Termenii de Referință și cu privire la modul de depunere a ofertelor vă rugăm să îl contactați pe Arcadie Barbaroșie, director de proiect, e-mail: arcadie_barbarosie@ipp.md, adresa fizică: str. Puskin 16/1, MD-2012,  Chișinău, Republica Moldova

Întrebările de clarificare pot fi transmise în formă scrisă pe adresa de e-mail indicată mai sus, până la data de 06 iulie 2023, orele 13:00.

Răspunsurile la toate întrebările adresate vor fi publicate pe pagina anunțului Concursului în cadrul documentului Întrebări/Răspunsuri.

INSTRUCȚIUNE PENTRU OFERTANȚI

PREGĂTIREA DOSARULUI

Dosarul de aplicare va cuprinde următoarele documente:

• Ofertă tehnică (conform Formularului A. Oferta tehnică);
• Ofertă financiară (conform Formularului B. Oferta financiară).

 Ofertele se depun în conformitate cu cerințele și procedura prevăzută în prezenta Instrucțiune pentru ofertanți, secțiunea: Cum și unde se depune dosarul.

La pregătirea dosarului, solicitanții vor examina în detaliu cererea de ofertă. Lipsa anumitor informații, esențiale pentru executarea contractului, solicitate în cererea de ofertă, pot duce la respingerea propunerii.

Toate costurile legate de pregătirea și/sau depunerea dosarului de aplicare vor fi suportate de către ofertanți, indiferent dacă propunerea lor a fost selectată sau nu.

Ofertele, precum și toată corespondența cu ofertantul va fi în limba română.

ORAR

Următoarele termene limită se aplică acestei cereri de oferte:

CUM ȘI UNDE SE DEPUNE DOSARUL

Dosarul de aplicare  va fi transmis  electronic, prin e-mail, la următoarea adresă: ipp@ipp.md

Termen limită de depunere: 11 iulie 2023; ora 23:59.

Institutul nu va lua în considerare dosarele  depuse după termenul limită.

Vă rugăm să vă asigurați că ofertele  tehnice și financiare sunt trimise în e-mailuri separate, în același timp oferta financiară poate fi protejată prin parolă. Parola va fi dezvăluită doar la solicitarea în scris de către Institut, la etapa de deschidere a ofertelor financiare.

 La expedierea ofertelor, vă rugăm să vă asigurați că următoarele informații sunt incluse în subiectul e-mailului:

• pentru ofertă tehnică - Subiect: OT_CDO. 02.2023_Nume ofertant
• pentru ofertă financiară - Subiect: OF_CDO. 02.2023_Nume ofertant

După expedierea  dosarului, vă rugăm să vă asigurați că acesta a fost recepționat de Institut sub forma unui e-mail de confirmare. Institutul este responsabil numai pentru dosarele confirmate.

Un ofertant poate retrage, înlocui sau modifica oferta după ce a fost depusă în orice moment înainte de termenul limită pentru depunere, prin trimiterea unei notificări scrise către Institut. Oferta înlocuită sau modificată trebuie depusă odată cu notificarea.

Toate notificările trebuie trimise respectând procedura depunerii ofertelor, marcându-le clar prin adăugarea cuvintelor  „RETRAGERE” „SUBSTITUIRE” sau „MODIFICARE” la subiectul e-mailului.

Ofertele vor fi valabile 30 zile din momentul depunerii.

OFERTA TEHNICĂ (OT)

Oferta tehnică (datată, semnată și ștampilată de ofertant) va fi prezentată în limba română, în baza Formularului A. Oferta tehnică (disponibil pentru descărcare ca fișier separat) și va include:

• Metodologia de eșantionare elaborată;
• Descrierea detaliată a metodologiei aplicate la etapa de pilotare a chestionarelor;
• Descrierea rețelei de intervievatori și a modului cum vor fi instruiți înainte de cercetare;
• Descrierea metodelor de procesare a datelor;
• Planul de lucru cu indicarea rezultatelor așteptate la fiecare etapă și a persoanei responsabile pentru supervizarea activității respective;
• Lista cercetărilor sociologice efectuate în ultimii 5 ani, la nivel național sau regional, cu descrierea scurtă a obiectivelor lor;
• CV-urile experților care vor fi implicați în pregătirea, colectarea, monitorizarea procesului de cercetare și analiza datelor colectate;
• Copia unui extras recent din registrul persoanelor juridice.

OFERTA FINANCIARĂ (OF)

Oferta financiară va include suma solicitată în MDL pentru efectuarea cercetării .

Ofertantul va utiliza Formularul B. Oferta financiară (disponibil pentru descărcare ca fișier separat).

Oferta urmează a fi datată, semnată și ștampilată de către ofertant, ulterior scanată și expediată.

În cazul în care există erori aritmetice nesemnificative, acestea vor fi corectate de către Institut.

Prețurile vor fi indicate fără a include TVA și cu includerea TVA, în conformitate cu legislația în vigoare a Republicii Moldova.

EVALUAREA DOSARELOR

Evaluarea dosarelor va fi realizată în două etape:

• Analiza ofertelor tehnice conform criteriilor specificate cu acordarea punctajului respectiv, inclusiv verificarea conformității cu cererea de oferte.
• Analiza ofertelor financiare și calcularea punctajului conform formulei unice de calcul.

Scorul de evaluare (maxim 100 de puncte) va reprezenta un cumul al scorului obținut prin oferta tehnică (maxim 70 de puncte) și oferta financiară (maxim 30 de puncte).

În prima etapă, oferta tehnică (OT), prezentată de fiecare ofertant, va fi verificată pentru a stabili dacă acestea sunt complete în ceea ce privește cerințele minime de conformitate.

După validarea ofertelor de către comisia de achiziții a Institutului formată din 3 (trei) membri, ofertele vor fi transmise spre evaluare.

Ofertele tehnice vor fi evaluate de către experți independenți și angajați ai Institutului, iar rezultatele evaluării vor fi prezentate ulterior, la faza de deschidere a ofertelor financiare, în cadrul unei ședințe online cu invitarea ofertanților.

Ofertanții vor fi anunțați suplimentar despre data, ora și modalitatea de participare la ședință.

Ofertele tehnice vor fi analizate, conform criteriilor indicate mai jos:

Scorul minim de calificare pentru oferta tehnică - 40 de puncte.

În a doua etapă, Comisia de achiziții va examina numai ofertele financiare (OF) ale ofertanților  care îndeplinesc scorul minim de calificare în urma evaluării ofertelor tehnice, menționat mai sus.

Solicitanții vor primi un e-mail de la Institut, prin care trebuie să trimită parola pentru oferta lor financiară la următoarea adresă: ipp@ipp.md.

În cadrul unei ședințe publice (videoconferință), vor fi prezentate rezultatele evaluării ofertelor tehnice și vor fi anunțate ofertele financiare pentru fiecare ofertant.

Evaluarea ofertei financiare se realizează în conformitate cu o formulă unică de calcul, după cum urmează:

Variabile:

∑oferta                 suma propusă în ofertă financiară;

∑min                      suma propusă în cea mai mică ofertă financiară;

Punctaj oferit pentru oferta financiară Pfin = 30*∑min/∑oferta   

Astfel, ofertantul obține punctajul total conform formulei

P = Pteh + Pfin

Se va alege compania care a obținut punctajul total maximal. 

ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI ȘI PLATA

Dosarul evaluat cu cel mai înalt punctaj (ofertă tehnică + ofertă financiară) va fi declarată oferta câștigătoare.

În baza rezultatelor concursului, Institutul va semna un contract de prestări servicii cu compania care a depus oferta câștigătoare. Contractul va produce efecte juridice începând cu luna iulie 2023 și se va încheia cel târziu în octombrie 2023.

Achitarea serviciilor va fi efectuată în conformitate cu contractul de prestări servicii. Condițiile de plată vor fi negociate și agreate de ambele părți. Plata va fi efectuată în lei moldovenești, prin transfer bancar.

 CONFIDENŢIALITATE ŞI PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Ofertele înscrise la concurs vor conține, direct sau indirect, date cu caracter personal. Institutul de Politici Publice va asigura confidențialitatea datelor cu caracter personal în procesul de colectare, prelucrare și stocare a acestora.

 CONFLICT DE INTERESE

Principiile fundamentale pe care Institutul de Politici Publice dorește să le accentueze în sfera conflictului de interese sunt:

• Toate conflictele de interese potențiale sau care sunt în efect trebuie declarate;
• Nicio persoană nu ar trebui să fie în poziție de decident asupra cazului său;
• Self-dealing-ul este interzis.

ANTIFRAUDĂ ȘI CORUPȚIE

Institutul de Politici Publice aplică cu strictețe politica de zero toleranță la practicile interzise, inclusiv fraudă, corupție, complicitate, practici ne-etice sau neprofesionale și obstrucționarea ofertanților. Institutul de Politici Publice solicită tuturor ofertanților să respecte cel mai înalt standard de etică în timpul procesului de achiziție și implementare a contractului.

TERMENI DE REFERINȚĂ

La elaborarea ofertei se va tine cont de componenta cantitativă a Barometrului Opiniei Publice și de etapele menționate mai jos.

Componenta cantitativă (sondaj de opinie):

• Populația țintă: cetățeni cu vârsta peste 16 ani, aflați pe teritoriul Republicii Moldova, fără Transnistria;
• Chestionar mulți-tematic, care va asigura că durata medie de aplicare a chestionarului nu va depăși 40 de minute;
• Aplicare: față-în-față, la domiciliul respondenților. Respondenții vor fi selectați aleatoriu din cadrul gospodăriilor din țară;
• Va fi utilizată metoda CAPI (computer-assisted-personal-interview);
• Eșantionului va trebui să corespundă principiului de reprezentativitate națională și să cuprindă cel puțin 1200 de persoane cu minimum de 100 de puncte de eșantionare;
• Datele companiei vor fi reprezentative pentru gen, mediu de rezidență, vârstă (4 grupe), naționalitate, studii, nivel socio-economic.
• Datele colectate vor fi introduse într-o bază de date SPSS. Macheta bazei de date va fi realizată de compania selectată. Baza de date va fi curățată, etichetată și va deveni unul din rezultatele așteptate ale contractului. În baza de date, întrebările vor fi prezentate atât așa cum au fost culese din teren, cât și cu variantele lor codificate. Răspunsurile la întrebările deschise for fi înregistrate așa cum au fost culese în teren, cât și cu variantele codificate.
• Dacă va fi necesar, după validarea cu cele mai recente date statistice disponibile, în baza de date va fi inclusă o variabilă de ponderare, ce va fi explicată în raportul final;
• Compania va fi responsabilă pentru înregistrarea tuturor răspunsurilor (inclusiv metadatele relevante) într-un format digital;
• Compania va înregistra adresa fizică a locului în care a avut loc interviul (denumire locație sau coordonate GPS);
• Eșantionul propus de companie se va baza pe estimări oficiale ale populației din zonă;

Sondajul va fi efectuat în câteva etape:

1. Pregătirea cercetării
   1. Proiectarea eșantionului;
   2. Formatarea chestionarului;
   3. Pilotarea chestionarului. Vor fi pre-testate 20 de chestionare, 10 în mediul urban și 10 în mediul rural. Persoanele selectate pentru interviuri vor fi de diferite vârste și diferite nivele de studii. La finalul pretestării, compania selectată va realiza un scurt raport în care va discuta eventualele erori de proiectare a chestionarului (durata, limbajul, dificultatea înțelegerii etc.);
   4. Feedback asupra ghidurilor de interviu;
   5. Îmbunătățirea chestionarului în funcție de rezultatul pilotării;
   6. Traducerea chestionarului în limba rusă;
   7. Pregătirea machetei bazei de date;
   8. Elaborarea instrucțiunilor pentru operatori;
   9. Instruirea operatorilor. Este de preferat ca instruirea operatorilor să se facă într-o singură zi, centralizat.

2. Colectarea datelor - sondajul:
   1. Aplicarea chestionarului la nivel național;
   2. Introducerea chestionarelor în baza de date;
   3. Corectarea și etichetarea bazei de date, calculul variabilei de ponderare (dacă este necesar);

3. Raportul cercetării și prezentarea datelor preliminare a sondajului public
   1. Analiza statistică a datelor preliminare;
   2. Elaborarea raportului statistic, care va include analiza frecvențelor.
   3. Raportul statistic va include de asemenea descrierea procesului de cercetare, a modalității de elaborare a eșantionului, rezultatele pilotării, problemele cu care s-a confruntat compania pe parcursul cercetării și modalitățile de depășire a lor;
   4. Prezentarea datelor în formă tabelară și diagrame;
   5. Realizarea raportului metodologic, care va cuprinde: fișele de eșantionare, lista cu operatorii care au participat la cercetare, raportul de control intern, descrierea eventualelor probleme întâmpinate în teren, analiza refuzurilor de a răspunde și analiza statistică a non-răspunsurilor la întrebări din chestionar. Raportul va fi cât mai succint posibil.

OBLIGAȚIILE ȘI RESPONSABILITĂȚILE COMPANIEI

• Va colabora cu reprezentanții Institutului;
• Va realiza sondajul de opinie în conformitate cu cerințele descrise mai sus;
• Va elabora conținutul fișei de sortare (screening card) și chestionarul pentru sondaj (instrumentul de cercetare);
• Va traduce instrumentul de cercetare în limba rusă;
• Va testa instrumentul de cercetare și va discuta rezultatele testării cu reprezentanții Institutului;
• Compania va garanta că modalitatea de colectare a datelor va asigura calitatea, integritatea și fezabilitatea acestora. Compania va efectua verificare a cel puțin 5% din totalul răspunsurilor în mod aleatoriu;
• Compania va fi responsabilă pentru asigurarea faptului că procesul de selectare a gospodăriilor pentru interviu, precum și pentru selectarea persoanei intervievate în fiecare gospodărie se bazează pe o selecție aleatorie (imparțială).
• Compania va asigura protecția datelor cu caracter personal a respondenților;
• Compania va prezenta datele colectate pe suport electronic;
• Compania va elabora un raport succint în care va prezenta metodologia studiului și alte detalii relevante;
• Compania va asigura confidențialitatea datelor referitoare la metodologie, chestionare, rezultatele cercetării care for face obiectul drepturilor de autor al Institutului.

REZULTATE AȘTEPTATE

1. Chestionarul tradus în limba rusă
2. Raportul despre rezultatele efectuării etapei pilot cu propuneri pentru îmbunătățirea chestionarelor;
3. Baza de date în SPSS, precum și exportată în Excel;
4. Raportul statistic final prezentat în tabele și diagrame în Excel;
5. Raportul metodologic la finalul cercetării.

TERMENUL DE EXECUTARE

Iulie, 2023 – Septembrie, 2023.

Cercetarea cantitativă se va desfășura pe o perioadă de 6 săptămâni de la semnarea contractului cu compania sociologică selectată:

• 1 săptămână pentru pilotarea chestionarelor și elaborarea raportului de pilotare;
• 3 săptămâni pentru colectarea datelor;
• 1 săptămână pentru procesarea, analiza datelor și elaborarea Raportului statistic final cu tabele și diagrame în Excel.
• 1 săptămână pentru raportare și prezentarea datelor către Institut.

CALIFICAREA ȘI EXPERIENȚA OFERTANTULUI

• Cel puțin 5 ani de experiență în efectuarea cercetărilor sociologice la nivel național și regional;
• Experiență anterioară în efectuarea cercetărilor în domeniul drepturilor omului/instituțiilor publice/justiție etc.
• Experți de calificare înaltă cu experiență vastă în organizarea cercetărilor sociologice (CV-urile vor fi incluse ca parte componentă a ofertei);
• Rețea dezvoltată de intervievatori calificați care acoperă întreaga țară (intervievatorii vor fi instruiți în ceea ce privește obiectul cercetării);
• Abilități demonstrate sau aptitudini de a administra un contract cu donatorii, inclusiv sistem contabil adecvat, abilități de a opera în limitele unui buget și de a asigura performante de calitate;
• Capacitarea și dotarea necesară pentru a utiliza metoda CAPI.

FORMULARUL A. OFERTA TEHNICĂ

A1. DECLARAȚIA OFERTANTULUI

Prin prezenta, ne propunem să prestăm serviciile în conformitate cu cererea dumneavoastră de oferte 2023 și propunerea noastră. Prezentăm propunerea, care include oferta tehnică și oferta financiară, expediată în dosare separate și e-mailuri separate.

Declarăm că toate informațiile în prezenta propunere sunt adevărate și acceptăm că orice interpretare greșită sau denaturare conținută în prezenta propunere poate duce la descalificarea noastră.

Serviciile vor fi prestate în conformitate cu documentele de licitare și  Termenii de referință.

Subsemnatul certifică că este autorizat în mod corespunzător să semneze prezenta propunere și se angajează să o execute în cazul în care Institutul  acceptă această propunere.

Înțelegem și recunoaștem că nu sunteți obligați să acceptați nici o propunere pe care o primiți.

Nume: ________________________________________

Data, semnătura și ștampila: ________________________________________

A2. FORMATUL OFERTEI TEHNICE

Oferta tehnică urmează să fie pregătită confirm acestui formular. În cazul în care ofertantului i se solicită să utilizeze o abordare specifică conform Termenilor de referință, ofertantul trebuie  să descrie modul în care intenționează să respecte cerințele.

Oferta tehnică va include, dar nu se va limita la următoarele:

• Metodologia de eșantionare elaborată în baza cerințelor din Termenii de referință;
• Descrierea detaliată a metodologiei aplicate la etapa de pilotare a chestionarelor;
• Descrierea rețelei de intervievatori și a modului cum vor fi instruiți înainte de cercetare;
• Descrierea metodelor de procesare a datelor;
• Planul de lucru cu indicarea rezultatelor așteptate la fiecare etapă și a persoanei responsabile pentru supervizarea activității respective;
• Lista cercetărilor sociologice relevante efectuate în ultimii 5 ani, la nivel național sau regional cu descrierea scurtă a obiectivelor lor;
• CV-uri experților calificați care vor fi implicați în pregătirea, colectarea, monitorizarea procesului de cercetare și analiza datelor colectate;
• Copia unui extras recent din registrul persoanelor juridice.

Notă: Ofertantul poate oferi comentarii și sugestii de îmbunătățire cu privire la Termenii de referință sau la serviciile suplimentare care vor fi prestate dincolo de cerințele Termenilor de referință, dacă există.

________________________________________

Data, semnătura și ștampila

FORMULARUL B. OFERTA FINANCIARĂ

B1. DETALII PRIVIND PREGĂTIREA OFERTEI FINANCIARE

 Ofertantul trebuie să pregătească oferta Financiară urmând formatul de mai jos și să o transmită într-un e-mail separat de oferta tehnică, așa cum este indicat în Instrucțiunile pentru ofertanți.

Asigurați-vă că propunerea financiară este protejată prin parolă. Parola nu va fi dezvăluită decât dacă este cerută în scris de către Fundație.

COSTURI

Oferta financiară ar trebui să se alinieze cerințelor din Termenii de referință și ofertei tehnice a ofertantului, și va include toate cheltuielile legate de îndeplinirea sarcinilor indicate în Termenii de referință.

TAXE

Toate sumele menționate în oferta financiară sunt considerate sume totale, inclusiv TVA.

ERORI ÎN OFERTELE FINANCIARE

Pentru ofertele financiare care au fost deschise, Institutul verifică și corectează erorile aritmetice după urmează:

1. în cazul în care există o discrepanță între prețul unitar și totalul articolului de linie care se obține prin înmulțirea prețului unitar cu cantitatea, prețul unitar prevalează, iar totalul articolului pe linie se corectează
2. în cazul în care există o eroare într-un total corespunzătoare adăugării sau scăderii sub totalurilor, sub totalurile prevalează, iar totalul se corectează.

În cazul în care ofertantul nu acceptă corectarea erorilor făcute de Institut, propunerea va fi respinsă.

 B2. FORMATUL OFERTEI FINANCIARE

Prin prezenta, ne propunem să prestăm serviciile în conformitate cu cererea dumneavoastră de oferte nr 2023 și propunerea noastră. Prezentăm propunerea, care include oferta tehnică și oferta financiară, expediată în dosare separate și e-mailuri separate.

Declarăm că toate informațiile în prezenta propunere sunt adevărate și acceptăm că orice interpretare greșită sau denaturare conținută în prezenta propunere poate duce la descalificarea noastră.

Serviciile vor fi prestate în conformitate cu documentele de licitație și în conformitate cu Termenii de referință.

Moneda ofertei: MDL

 Tabel: Oferta financiară

 Subsemnatul certifică că este autorizat în mod corespunzător să semneze prezenta propunere și se angajează să o execute în cazul în care Institutul acceptă această propunere.

Înțelegem și recunoaștem că nu sunteți obligați să acceptați nicio propunere pe care o primiți.

Nume: ________________________________________

Data, semnătura și ștampila: ________________________________________