Achiziții de bunuri și contractări de servicii

       CAIET DE SARCINI

I. INTRODUCERE

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația de atribuire și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice. Acestea definesc, după caz și fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță.

În cadrul acestei proceduri, Fundația Centrul Moldo Elvețian pentru Cooperare SKAT îndeplinește rolul de Autoritate contractantă în cadrul Contractului, în vederea implementării proiectului “Mă Implic” – Proiect de implicare civică în guvernarea locală.

Beneficiarii finali reprezintă prestatorii de servicii comunale din 18 localitățile rurale.

Ofertele care nu îndeplinesc toate cerințele minimale vor fi declarate neconforme. Nu se admit ofertele parțiale din punct de vedere cantitativ și calitativ, ci numai ofertele integrale, care corespund tuturor cerințelor stabilite prin prezentul caiet de sarcini. Orice ofertă care se abate de la cerințele minimale va fi considerată admisibilă numai în condițiile în care aceasta asigură un nivel calitativ superior cerințelor minimale.

II. CONTEXT:

Scopul proiectului de implicare civică în guvernarea locală „MĂ IMPLIC” este de a crea condiții ca populația din mediul rural din Republica Moldova să aibă acces echitabil la servicii comunale de calitate. Proiectul „MĂ IMPLIC” este finanțat de Agenția Elvețiană pentru Dezvoltare și Cooperare (SDC) și implementat de Skat Consulting Ltd.

La nivel local, proiectul sprijină autoritățile publice locale (APL) din 30 de localități/grupuri de APL-uri partenere, pentru a organiza furnizarea serviciilor de gospodărire comunală într-un mod participativ, eficient, incluziv și durabil, inclusiv:

-  identificarea necesităților strategice ale APL-urilor, pentru o mai bună planificare, bugetare și gestiune a serviciilor de gospodărire comunală, și a soluțiilor care răspund acestora;

- identificarea necesităților, pentru dezvoltarea organizațională a prestatorilor de servicii în domeniul operării/exploatării și întreținerii eficiente a serviciilor de gospodărire comunală, și a soluțiilor care răspund acestora ;

- oferirea suportului necesar APL-urilor și prestatorilor de servicii de gospodărire comunală, pentru implementarea planurilor de îmbunătățire a serviciilor și planurilor de exploatare, și întreținere prin mobilizarea resurselor financiare și prin cofinanțare.

La nivel național, proiectul contribuie la asigurarea unui cadru de politici, legal și financiar adecvat pentru furnizarea serviciilor publice de calitate și realizarea reformei de descentralizare.

III. OBIECTUL ACHIZIȚIEI

Obiectul prezentului caiet de sarcini este achiziția unui program de evidență contabilă specific activității prestatorilor de servicii comunale în localitățile rurale, cu scopul asigurării suportului necesar prestatorilor de servicii de gospodărire comunală prevăzut în cadrul proiectului. Obiectul achiziției cuprinde, după cum urmează:

   Program de evidență contabilă pentru prestatorii de servicii comunale;

• Instalarea programei de evidență contabilă 1C pentru fiecare prestator de servicii comunale;
• Crearea bazei informaționale și încărcarea versiunii;
• Acordarea ajutorului utilizatorilor privind utilizarea

Transferarea datelor din Software-ul vechi;

Servicii de mentenață a sistemului informațional de evidență contabilă 1C;

• Oferirea de consultații – linia fierbinte privind acest sistem;
• Soluționarea tuturor problemelor apărute în sistem în procesul prelucrării și introducerii datelor;
• Recepționarea sarcinilor, analiza și efectuarea modificărilor în sistem legate de activitatea cotidiană, luând în considerare modificările Biroului Național de Statistică, Serviciul Fiscal de Stat și alte acte legislative, normative;

Obiectul achiziției și cantitatea vizată este sistematizată în tabelul de mai jos:

*Notă: Obiectul de bază al achiziției reprezintă procurarea softului de evidență contabilă. Informația cu privire la serviciile de mentenanță este facultativă și va fi evaluată separat cu scopul informării beneficiarilor finali.

 VI: Specificații tehnice privind Sistemului informațional de evidență contabilă a activității prestatorilor de servicii comunale

• Cerințe de bază:

Evidența relațiilor serviciu/client a operatorilor de servicii comunale, evidență contabilă, raportare fiscală și statistică, inclusiv:

• Crearea nomenclatoarelor și registrelor de calcul și achitare a serviciilor;
• Modulul de evidență contabilă a relațiilor contractuale;
• Sistemul de evidență contabilă a imobilizărilor necorporale;
• Sistemul de evidență contabilă a mijloacelor fixe;
• Sistemul de evidență contabilă a materialelor;
• Sistemul de evidență contabilă a OMVSD;
• Sistemul de evidență contabilă a producției;
• Sistemul de evidență contabilă a mărfurilor;
• Sistemul de evidență contabilă cu persoanele responsabile/decontări cu gestionarii;
• Sistemul de evidență contabilă a mijloacelor bănești;
• Sistemul de evidență contabilă a livrărilor și procurărilor:
• Sistemul de evidență contabilă a combustibilului;
• Sistemul de evidență contabilă a blanchetelor de strictă evidență;
• Sistemul de evidență contabilă a cheltuielilor anticipate curente;
• Sistemul de evidență contabilă a veniturilor anticipate curente;
• Sistemul de evidență contabilă a plăților către agenții economici.
• Sistemul de evidență contabilă a importului/exportului;
• Sistemul de evidență contabilă a cadrelor;
• Sistemul de evidență contabilă a salariilor;
• Documente de reglementare și rapoarte contabile universale;
• Dări de seamă fiscale și statistice (lunare, trimestriale, anuale);

Posibilități funcționale specifice - Modulul “Servicii comunale”, care permite:

1. Evidența gospodăriilor casnice și conturile personale

• Evidența utilajelor și echipamentelor
• Evidența contractelor cu consumatorii de servicii comunale
• Evidența echipamentelor de contorizare
• Evidența populației stabile
• Evidența populației temporar absente

2. Evidența încasărilor din prestarea serviciilor

• Calculul plăților conform tarifelor în vigoare, indicațiilor de la contoare
• Recalcul și plăți suplimentare în legătura cu absența din localitate, deconectări, alte cauze
• Calculul amenzilor
• Calculul scutirilor
• Tipărirea chitanțelor
• Distribuirea automată a cheltuielilor administrative pe conturile personale
• Calculul corectărilor/ajustărilor trimestriale și anuale
• Elaborarea actelor și conturilor de plată pentru persoane juridice

3. Evidența prestării serviciilor pe contoare

• Evidența individuală a consumului
• Distribuirea indicațiilor contoarelor comune
• Calculul tarifului în lipsa indicațiilor de contor

4. Evidența plăților

• Încasarea plăților în numerar, prin casă
• Încarcarea extraselor de plată din sistemele de plată (poșta etc.)
• Evidența comisioanelor
• Evidența altor metode de plată (QR kod etc.)

5. Evidența sondajelor de opinie

• Crearea buletinelor de vot/chestionare de opinie
• Calculul rezultatelor

6. Evidența demersurilor și petițiilor

• Recepționare cereri lichidare avarii sau servicii suplimentare
• Calcul fișă tehnică pentru cererile individuale

7. Planificare financiară

• Planificarea și controlul veniturilor și cheltuielilor
• Calculul și ajustarea mărimii tarifelor

8. Evidența individuală a conturilor personale (gospodării casnice)

• Evidența încasărilor și consumului, soldul mijloacelor bănești pe conturi personale
• Distribuirea cheltuielilor directe pe conturi personale
• Formarea bazei de raportare către consumatori

9. Evidența acțiunilor față de datornici

• Evidența acțiunilor (număr și tipuri) pentru reducerea datoriilor
• Elaborarea preîntîmpinărilor și ordinelor de încasare

V. TERMEN DE EXECUȚIE ȘI LIVRARE

Livrarea și instalarea softului se va realiza în termen de maxim 10 zile lucrătoare din data semnării contractului.

VI. TERMENUL DE DEPUNERE ȘI EVALUARE A OFERTELOR

Termenul limită pentru prezentarea ofertelor este 30.05.2023, expediate la adresa de email info@int.skat.ch

Pentru informații/neclarități apelați nr. 060 961 888

Notificarea privind atribuirea câștigătorului se va efectua pînă la  31.05.2023.

VII. MODALITATEA DE PLATĂ

            - 100% în termen de 5 zile lucrătoare de la furnizarea și instalarea produsului software în cadrul operatorului de servicii comunale și emiterea facturii fiscale;

VIII. MODUL DE ÎNTOCMIRE A PROPUNERII TEHNICE

Toate specificațiile tehnice din prezentul Caiet de sarcini sunt obligatorii și minimale pentru toți ofertanții.

Propunerea tehnică va răspunde cerințelor Caietului de sarcini, va prezenta detaliat produsul software și serviciile oferite, modul de îndeplinire a cerințelor, și va asigura, obligatoriu, posibilitatea verificării facile a corespondenței cu specificațiile tehnice.

Propunerea tehnică va conține:

• prezentarea detaliată a produsului software, producătorul, versiunea și modul de integrare funcțională a acestuia conform cerințelor Caietului de sarcini, cu referire clară la specificațiile tehnice ale Producătorului, la posibilitățile funcționale și la Politica de licențiere a producătorului pentru produsul software oferit;
• informații privind livrarea, configurarea și punerea în funcțiune a produsului software, modul de asigurare a suportului tehnic și după caz a garanției, instruirii utilizatorilor, incluzând: detalierea resurselor și mijloacelor pe care Ofertantul le va angaja pentru îndeplinirea contractului, obligațiile asumate referitoare la modul de asigurare a garanției și suportului tehnic.

IX.MODUL DE ÎNTOCMIRE A PROPUNERII FINANCIARE

Oferta financiară va fi prezentată după cum urmează:

Notă: În conformitate cu Acordul semnat în septembrie 2001 între Republica Moldova și Guvernul Elveției, ratificat prin Legea Parlamentului RM Nr. 789-XV din 28.12.2001 (MO din 17.01.2002), Codul Fiscal RM (Art. 104 p. “c1”), Hotărârea Guvernului RM Nr. 246 din 08.04.2010, cu toate modificările si completările ulterioare, importul și/sau livrarea pe teritoriul țării a mărfurilor si serviciilor destinate proiectelor de asistența tehnică și investițională în derulare, care cad sub incidența tratatelor internaționale la care Republica Moldova este parte, se scutesc de accize, orice taxe vamale, precum și se aplică scutirea de TVA cu drept de deducere.

X. CRITERIUL DE ATRIBUIRE: CEL MAI BUN RAPORT CALITATE – PREȚ

            Factorii de evaluare:

1. Respectarea cerințelor tehnice 30p;
2. Termenul de livrare și instalare a softului 10p;
3. Condițiile de asigurare a serviciilor mentenanță 10p;
4. Facilități adiționale (instruirea utilizatorilor, posibilități funcționale, garanție) 20p;
5. Prețul 30p;