Achiziții de bunuri și contractări de servicii

Fundația dorește să contracteze una sau mai multe companii de audit care să presteze servicii în scopul auditării sub-granturilor Fundației. Auditul va fi efectuat în conformitate cu ISA800/805. Compania/companiile de audit selectate vor fi contractate pentru perioada 2023-2025. Auditul va fi efectuat de un auditor extern, independent și calificat.

Termenul limită de depunere a ofertelor este extins pana la 20 martie 2023. 

Cadrul general

Fundaţia Est-Europeană este o organizaţie neguvernamentală, non-profit, constituită la nivel naţional în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova (înregistrată de Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova la data de 03 noiembrie 2009). Fundaţia Est-Europeană (FEE) este cea de-a cincea organizaţie naţională din cadrul Reţelei ”Fundaţiei Eurasia”, fiind organizaţia succesoare a Fundaţiei Eurasia în Moldova. Fondatorul unic al Fundaţiei este organizaţia non-profit ”Fundaţia Eurasia”, Washington, D.C. (SUA).

Prin intermediul programelor sale, fundația abilitează cetățenii Republicii Moldova cu capacități și mijloace pentru asigurarea dezvoltării durabile, prin programe de educație și asistență tehnică care promovează democrația, buna guvernare și prosperitatea economică.

Activitatea Fundației Est-Europene este finanțată din diverse surse externe, prin contracte de grant semnate cu Guvernul Suediei, Uniunea Europeana și Agenția Elvețiană pentru Dezvoltare si Cooperare. Conform politicilor și procedurilor de activitate ale Fundației privind managementul sub-granturilor, inclusiv prevederilor contractelor de grant semnate cu donatorii externi, Fundația asigură efectuarea auditului sub-granturilor de către auditori licențiați.

Ținând cont de acestea, Fundația dorește să contracteze una sau mai multe  companii de audit care să presteze servicii în scopul auditării sub-granturilor Fundației. Auditul va fi efectuat în conformitate cu ISA800/805. Compania/companiile de audit selectate vor fi contractate pentru perioada 2023-2025. Auditul va fi efectuat de un auditor extern, independent și calificat.

Scopul auditului

Auditul rapoartelor financiare prezentate Fundației de către beneficiarii de grant și exprimarea opiniei de audit în conformitate cu ISA800/805 privind corespunderea rapoartelor financiare cu înregistrările contabile ale beneficiarului de grant și cerințele contractului de grant semnat între beneficul contractului de grant și Fundație. Pentru exprimarea   unei  opinii  asupra  rapoartelor  financiare ale beneficiarului de grant, auditorul  trebuie  să verifice şi să evalueze concluziile formulate în baza dovezilor de audit obţinute pe parcursul exercitării auditului. Raportul auditorului trebuie să conţină opinia acestuia clar exprimată în formă scrisă.

Detalii privind sub-granturile finanțate de către Fundație

Cheltuielile standard prevăzute in bugetele sub-granturilor includ: salarii, cheltuieli de oficiu, deplasări, organizarea seminarelor, ședințelor de instruire, conferințe, publicații, elaborarea de studii, pagini web, re-grantare etc. Bugetele sub-granturilor care urmează a fi auditate variază între 10,000 EUR – 100,000 EUR si pot fi pentru o durata de 6 – 48 luni. În dependență de criteriile interne de auditare a sub-granturilor,  sub-granturile sunt auditate anual sau la finalizarea contractului. Dacă este cazul, compania de audit poate audita două sau mai multe contracte de grant ale aceleiași organizații. 

Sarcina tehnică

• Analiza cheltuielilor mijloacelor de grant şi a documentelor corespunzătoare, prezentate Fundaţiei, cu scopul de a determina dacă acestea sunt raţionale după caracterul lor general, dacă sunt permise de condiţiile de acordare a mijloacelor financiare, dacă sunt confirmate cu documentele necesare, cât şi cu scopul de a determina dacă cheltuielile reflectate în raportul financiar corespund cu documentele contabile ale beneficiarului grantului, inclusiv cu înregistrările contabile și corelează cu activitățile executate în cadrul proiectelor.
• Verificarea aplicabilității legislației în vigoare în procesul administrării grantului, inclusiv legislației fiscale (calcule și plăți salarii, onorarii, servicii, servicii locațiune, tranzacții de import etc.). Numărul și volumul testelor aplicate va fi bazat pe analiza de risc și aceasta va fi descris în raport.
• Evaluarea sistemului de evidenţă contabilă a organizaţiei, cu scopul de a determina dacă administrarea grantului se efectuează adecvat, dacă veniturile şi cheltuielile pot fi ușor identificate. Documentele contabile trebuie să reflecte separat operaţiunile de primire şi cheltuire a mijloacelor grantului.
• Verificarea acumulării și utilizării dobânzilor bancare, la mijloacele financiare acordate de Fundaţia Est-Europeană, aflate în conturile organizaţiei, dacă asemenea există.
• Verificarea existenţei unui sistem de control intern în cadrul organizaţiei, care ar asigura într-o măsură suficientă administrarea grantului Fundaţiei Est-Europene în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare, cât şi cu clauzele contractului de grant.
• Verificarea respectării contractului de grant de către beneficiarul grantului. Analiza dată trebuie să includă evaluarea eficacităţii şi eficienţei activităţii efectuate de organizaţie, verificarea rapoartelor prezentate Fundaţiei, verificarea compatibilităţii procesului de achiziţionare a bunurilor şi serviciilor cu cerinţele contractului de grant, respectarea bugetului aprobat, corectitudinea documentării deplasărilor, atât locale cât și internaționale, cu transport auto și avia, şi verificarea respectării altor condiţii importante stipulate în contract.
• Alte aspecte considerate a fi necesare.

Compania de audit va lucra nemijlocit cu managementul organizațiilor beneficiare de grant, la sediul organizațiilor în cauză, și va raporta Fundației Est-Europene în termenele agreate în prealabil.

Livrabile

• Raportul de audit semnat de auditorul responsabil (să fie inclus numele, prenumele și poziția auditorului calificat și licențiat, nu doar numele companiei)
• Scrisoarea către management

 Pentru fiecare audit efectuat, raportul de audit va fi prezentat în 2 exemplare, în limba română și versiunea electronică a acestuia (în format pdf). 

Pentru ca ofertele să fie examinate acestea vor include în mod obligatoriu următoarele:

1. Informaţia generală despre companie
   1. Denumirea companiei de audit;
   2. Numele, prenumele conducătorului organizaţiei și a echipei implicate în audit. CV-urile persoanelor implicate;
   3. Informaţia de contact, inclusiv adresa, telefoane, fax, e-mail, pagină web;
   4. Copia licenţei pentru prestarea serviciilor de audit;
   5. Descrierea experienței companiei pe piață, în special cu organizațiile necomerciale și internaționale;
   6. Lista clienților;
   7. Confirmare privind posibilitatea de a efectua controlul de audit în regiunile Moldovei;
   8. Confirmare privind posibilitatea de a efectua auditul mai multor organizații în paralel;
   9. Alte informații relevante.

 Oferta financiară

Oferta financiară va include oferta de preț și criteriile generale de estimare a serviciilor de audit pentru condițiile sus-menționate (audit anual, audit final de proiect, valoarea grantului, perioada de implementare etc.). Inclusiv, compania de audit va include în ofertă termenele de realizare a auditului (în zile lucrătoare, de la începutul auditului până la emiterea raportului final).

Criterii de selecție:

1. Experiența companiei și a personalului de auditare a proiectelor, organizațiilor neguvernamentale – 50%
2. Oferta de preț – 50%

Termenii de Referință pot fi accesați aici:

https://eef.md/ro/termen-limita-extins-fundatia-est-europeana-anunta-concurs-pentru-efectuarea-auditului-sub-granturilor-acordate-de-catre-fundatie-ong-urilor-din-republica-moldova/338

 Termenul limită de depunere a ofertelor este extins pana la 20 martie 2023 

Oferta cu menţiunea in subiectul mesajului „Audit sub-granturi” - se va expedia prin poşta electronică concurs@eef.md sau se va depune personal la sediul Fundaţiei: str. 31 august 1989, nr. 98, etaj 3, Chişinău.