Sumar:

Managerul/managera de oficiu este responsabil/ă pentru asigurarea unui management eficient al oficiului organizației pe parcursul activității proiectelor Internews în Moldova, al proceselor și sarcinilor administrative pentru a facilita buna funcționare a organizației în conformitate cu regulile și reglementările donatorilor, dar și a Internews.

Managerul/managera de oficiu va crea și menține un mediu de lucru profesionist, va asigura un nivel ridicat de eficacitate organizațională, comunicare și siguranță.

Sarcini și responsabilități:

• Managementul sarcinilor de birou, organizarea bunei desfășurări a activităților programate, planificarea și evidența activităților, completarea rapoartelor de activitate;
• Organizarea întâlnirilor, recepțiilor, și altor activități logistice pentru vizitatori, invitați, delegații și parteneri Internews;
• Organizarea oficiului, gestionarea bugetelor și planurilor de achiziții administrative (rechizite de birou, echipamente IT, etc);
• Gestionarea contractelor și negocierea de preț cu furnizorii de servicii de birou, asigurând legătura cu prestatorii de servicii, inclusiv cu serviciile de curățenie, catering și securitate;
• Gestionarea și menținerea calendarului oficiului privind întâlnirile, concediile de vacanță și medicale, etc;
• Supravegherea condițiilor adecvate de utilizare a echipamentelor de birou și coordonarea proceselor de reparație, fixare, cu departamentul IT și/sau prestatorii de servicii;
• Gestionarea corespondenței de intrare și ieșire, documentarea și distribuirea politicilor administrative;
• Menținerea și gestionarea practicilor și manualului de Sănătate și Siguranță.
• Oferirea sprijinului în timpul absenței asistentului de program. 

Calificări necesare:

• Minim doi ani de experiență într-o funcție similară (de preferință în organizații internaționale sau ONG-uri);
• Studii în administrarea afacerilor, finanțe sau alte domenii relevante (cu experiență de lucru în cadrul programelor finanțate de USAID, ar fi un avantaj);
• Experiență în managementul documentelor și organizarea operatiunilor de birou;
• Experiență în contabilitate și înțelegere a procedurilor de achiziție;
• Cunoașterea instrumentelor digitale precum PC Office (Word, Excel, Outlook);
• Experiență în coordonarea aranjamentelor de călătorie și suport logistic;
• Cunoștințe de bază despre Codul Muncii al Republicii Moldova, regulile de siguranță a muncii, igiena industrială și securitatea în situații de urgență;
• Cunoașterea limbilor Engleză, Română și Rusă;
• Abilități de organizare și planificare;
• Abilități de luare a deciziilor în situații mai dificile, de a veni cu inițiativă și a găsi soluții;
• Bună înțelegere a proceselor, politicilor și procedurilor necesare pentru sprijinirea unei organizații;
• Abilitatea de a lucra independent, precum și în colaborare în echipă.

Cei interesați sunt invitați să expedieze o scrisoare de intenție, un CV, inclusiv două referințe la următoarea adresă electronică: in-chisinau@internews.org.

Vă rugăm să indicați titlul “Office Manager” în linia de subiect. Pentru orice întrebări suplimentare, vă rugăm să ne scrieți la adresa de email

in-chisinau@internews.org sau să ne contactați la numărul de telefon +373 60500570.

Internews este un angajator ce oferă șanse egale și salută cererile candidaților/candidatelor din diverse grupuri reprezentative. Fiecare solicitant calificat va fi luat în considerare pentru angajare. Internews nu discriminează în funcție de rasă, gen, identitate sau orientare de gen, informații genetice, vârstă, origine națională, stare civilă, statut de dizabilitate, ideologie politică sau orice alte caracteristici protejate de lege.

Vă rugăm să rețineți că biroul Internews în Moldova va răspunde doar solicitanților selectați pentru un interviu.