Asistent Executiv

Termeni de referință

1.    Instituția:

Instituția Publică „Fondul de Dezvoltare Durabilă Moldova” (FDD Moldova/Instituție)

2.    Denumirea postului:

Asistent Executiv

 

3.    Considerațiuni generale:

Fondul de Dezvoltare Durabila Moldova este о institute publica creata de către Guvernul Republicii Moldova, succesoare a Fondului Provocările Mileniului Moldova, care a implementat in Moldova Programul Compact, finanțat de Corporația Provocările Mileniului (CPM), agenție a Guvernului SUA. La momentul actual, urmare a implementării Programului Compact, FDD Moldova are drept scop, de rând cu altele, acordarea suportului instituțiilor guvernamentale în coordonarea si promovarea politicilor, gestionarea eficienta a asistentei externe și programelor de dezvoltare, inclusiv proiecte investiționale, raportarea privind rezultatele monitorizării și evaluării către CPM, asigurarea sustenabilității investițiilor în infrastructura de irigare și susținerea transferului managementului sistemelor de irigare către Asociațiile Utilizatorilor de Apa pentru Irigații, facilitarea accesului la finanțare pentru producătorii agricoli.

4.    Atribuţii de serviciu/ Responsabilităţi:

-          Asistă Directorul executiv în funcționarea generală a Instituției;

-          Colaborează cu părțile interesate relevante privind diferite activități;

-          Este responsabilă pentru gestionarea calendarului Directorului Executiv, ce necesită interacțiunea cu personalul Instituției, precum și cu consultanți, în scopul coordonării întâlnirilor complexe;

-          Programează / reprogramează ședințe, întrevederi, reuniuni atât interne, cât și externe pentru directorul executiv / alt personal al Instituției / misiunile de supraveghere și menține agenda acestora;

-          Perfectează  procese verbale ale şedinţelor interne din cadrul Instituţiei;

-          Primeşte şi înregistrează corespondența recepţionată prin poștă, email şi fax în registrul de intrări-ieșiri, efectuează o evaluare preliminară a importanței materialelor și înaintează materialele respective Directorului Executiv şi personalului Instituției;

-          Preia și direcționează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată/lipsește, preia eventualele mesaje și le transmite ulterior sau direcționează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema;

-          Primește persoanele din afara Instituției (vizitatori, parteneri etc.), îi informează pe cei interesați despre sosirea acestora după care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurând protocolul aferent;

-          Urmărește și menține controlul executării sarcinilor și activităților respective în termenii stabiliți, remiterea materialelor diferitor instituții, organizații și persoane prin curier, fax, scrisori, e-mail;

-          Menține echipamentul de birou necesar Instituţiei;

-          Ține evidența consumabilelor de birou, inclusiv întreținerea stocului de articole, distribuția conform cerințelor personalului și păstrarea unui buletin de distribuție;

-          Coordonează angajamentele de logistică şi de călătorie a personalului Instituţiei;

-          Administrează sistemul de arhivare al Instituţiei;

-          Asigură menţinerea oficiului în stare bună şi funcțională, prezintă propuneri pentru eventuale îmbunătățiri în caz de necesitate;

-          Menţine lista de adrese și contacte ale instituțiilor publice, organizațiilor și întreprinderilor, precum și ale donatorilor și altor instituții internaționale;

-          Execută orice alte dispoziții date de Directorul executiv și Directorului financiar – administrativ.

5.    Condiții de muncă:

Regim de muncă: 40 ore pe săptămână, 8 ore pe zi

6.    Condiţii specifice de muncă:

-      lucrează la sediul Instituţiei;

-      efectuează deplasări în interiorul ţării la necesitate.

7.    Cerinţele postului:

Studii universitare în domeniul relevant.

Experiență profesională:

a)    Cel puţin trei (3) ani de experienţă profesională în post de asistent executiv/administrativ în cadrul organizațiilor naționale și internaționale. Experiența de lucru cu donatorii externi va constitui un avantaj;

b)    Experiență adecvată în scriere şi expunere verbală cu scopul de a transmite cu precizie informaţia, ideea sau opinia;

c)     Experiență în producerea relatării clare, bine exprimată şi logică a evenimentelor, proiectelor, vizitelor sau întâlnirilor;

d)    Profesionalism demonstrat, capacităţi analitice şi flexibilitate de a lucra după cum este necesar în afara orelor de program pentru a respecta termenele şi cerinţele poziţiei;

e)    Abilitaţi demonstrate de a lucra într-o echipă multidisciplinară.

Cunoştinţe:

a)    Cunoaşterea specificului organizaţiilor internaţionale de dezvoltare, politicilor, procedurilor şi celor mai bune practici ale acestora (CPM, Banca Mondială, USAID etc.);

b)    Abilităţi de cunoaştere a limbii română atât verbal cât şi scris, cunoaşterea limbii ruse şi engleză reprezintă un avantaj;

c)     Abilităţi de utilizare a calculatorului şi în special experienţă de utilizare a MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Internet Explorer, MS Outlook.

Abilități: comunicare, de lucrul individual și în echipă, în context național și internațional; flexibilitate în mediu multicultural și lingvistic;  elaborare și lucru cu documente, de respectare a instrucţiunilor scrise şi verbale; spirit analitic; flexibilitate; îndemânare, precizie, rigurozitate, motivare, mobilizare.

Alte cerinţe: responsabilitate, punctualitate, echilibru şi stăpânire de sine, corectitudine, capacitate de lucru în condiţii de stres, ţinută corespunzătoare, promptitudinea reacţiilor, preocupare pentru perfecţionarea pregătirii profesionale.

8.     Instrucțiuni pentru participanți:

Pentru a fi considerate aplicațiile, trebuie să conțină următoarele documente:

1. Curriculum Vitae, cu stipularea studiilor obținute, experiența de lucru, cunoașterea limbilor și altă informație relevantă pentru a fi considerată;

2. Trei persoane de Referință cu indicarea datelor de contact, relațiilor profesionale și a adreselor de e-mail.

Termenul limită de depunere a Expresiilor de Interes este 14 Decembrie 2021, ora locală 14-00.

Aplicațiile pot fi depuse:

-    la sediul FDD Moldova, situat pe adresa, Republica Moldova, Chișinău, str. Nicolae Iorga, 24. Telefon de contact 022 852299;

-    prin email, pe adresa office@sda.gov.md     

Aplicațiile recepționate după termenul indicat nu vor fi luate în considerare.

Articol adaugat de: Leonid Mazilu