Licitație deschisă pentru achiziționarea serviciilor de organizare de evenimente

CONTEXT ȘI SCOP

Centrul CONTACT, organizația ce asigură Secretariatul Consiliului Național al ONG-urilor, vă invită să participați la licitația deschisă pentru achiziționarea serviciilor de organizare a evenimentelor, și anume, Forumul ONG, ediția 2024, care va avea loc la Chișinău, pe 4-5 decembrie 2024. Această ediție a Forumului va fi organizată cu sprijinul financiar al USAID Moldova și GIZ.

Forumul ONG este un eveniment care se organizează bianual, începând cu anul 1997. Evenimentul oferă o platformă pentru un dialog constructiv și o colaborare eficientă între ONG-uri, autorități publice, sectorul privat și publicul larg. Ediția 2024 a Forumului ONG se va desfășura cu genericul: SOCIETATEA CIVILĂ PENTRU INTEGRARE EUROPEANĂ și va aduna 200 de participanți din Moldova, țările UE și ale Parteneriatului Estic. Evenimentul va dura 2 zile. Prima zi (4 decembrie 2024) va fi dedicată sesiunilor plenare la care vor participa 200 participanți. A doua zi (5 septembrie 2024) va fi dedicată lucrului în 5 ateliere concomitente, fiecare atelier va întruni în jur de 30-50 de participanți, precum și 2 întruni în plen cu toți cei 200 de participanți.

Scopul acestei achiziții este de a identifica și contracta o companie cu experiență în organizarea și gestionarea evenimentelor pentru asigurarea desfășurării calitative a Forumului ONG 2024. Compania selectată va lucra îndeaproape cu Centrul CONTACT și Consiliului Național al ONG-urilor pentru a implementa toate activitățile planificate la Forum.

SERVICII SOLICITATE

Compania selectată va fi responsabilă de următoarele:

1. Identificarea, rezervarea, amenajarea și gestionarea localului pentru conferință
2. Compania selectată va furniza Centrului CONTACT cotații de localuri din Chișinău potrivite pentru a găzdui o conferință timp de două zile cu participarea a 200 de persoane. Locațiile propuse vor avea acces facil la arterele principale din Chișinău și transport public variat, spații pentru parcare, precum și acces facil pentru persoanele cu dizabilități locomotorii atât în clădire, cât și în spațiile pentru pauze de cafea/prânz, sala pentru ședințele în plen, cel puțin o sală pentru lucru în grupuri și toaletă.
3. După aprobarea locației de CONTACT, compania selectată va rezerva și achita direct toate cheltuielile suportate de locația selectată pentru găzduirea Forumului.
4. Va amenaja, în coordonare cu Centrul CONTACT, sălile pentru sesiunile plenare și de grup, conform agendei care va fi prezentată ulterior.
5. Va asigura că toate echipamentele audio-vizuale necesare sunt disponibile în toate sălile după cum este necesar ca să fie desfășurate sesiunile în zilele de 4-5 decembrie.
6. Va oferi asistență IT pentru prezentatorii din sălile de sesiune în zilele de 4-5 decembrie.
7. Va colabora cu traducătorii selectați de CONTACT și compania care va asigura echipamentul tehnic pentru traducere (asigurată de CONTACT).
8. Va înregistra participanții la forum (lista de semnături), le va oferi setul participantului și îi va ghida în sală.
9. Va asigura apa potabilă în sală (plată și carbogazoasă câte 2 sticle 0,5l de persoană), la necesitate aceasta va fi suplimentată pe parcursul Forumului.

Condiții pentru selectarea și amenajarea locației unde va fi organizat Forumul:

• Prima zi, 4 decembrie, se va lucra în plen cu 200 persoane într-o singură sală. Această sală va fi dotată cu:
• sistem de proiectare
• ecran de cel puțin 6X3metri ori o dimensiune comparabilă, astfel încât să asigurați vizibilitatea pentru cei 200 de participanți
• podium josuț care să ofere mai multă vizibilitate vorbitorilor, însă să nu restricționeze vizibilitatea ecranului
• 5 fotolii confortabile, dar nu masive, pentru 5 vorbitori
• 3 mese joase pentru apă, notițe și microfoane care vor fi plasate în fața vorbitorilor de pe podium
• Un ecran sufler pentru vorbitorii de pe podium
• un pupitru (tribuna) pentru discursuri cu laptop conectat la internet și sistemul de proiectare pe ecran, pointer pentru prezentări; pupitrul va avea vizibilitate atât spre sală, cât și ecran.
• 200 de participanții vor fi așezați în formă de amfiteatru pe scaune confortabile
• cabină de traducere pentru 4 traducători ori spațiu suficient pentru instalarea a 2 cabine mobile de traduceri
• pupitru regizoral pentru gestionarea proiecțiilor pe ecran și un tehnician din partea companiei care va asigura rularea proiecțiilor în timp util cu sprijinul echipei CONTACT
• conexiune la internet.

Nota bene: Traducătorii și cabinele mobile de traducere, microfoanele mobile și cele staționare, precum și echipamentul de traduceri, inclusiv sonorizare vor fi asigurate de subcontractorul CONTACT.

• A doua zi, 5 decembrie, se va lucra în 2 sesiuni în plen cu 160 persoane, precum și în 5 ateliere simultane a câte 30-40 persoane. Pentru cele 5 ateliere concomitente este nevoie de încăperi separate care permit găzduirea a câte 30 persoane per atelier ori organizarea a câte 2-3 ateliere într-o sală mare care permite organizarea acestora la o distanță suficientă pentru izolare fonică. Pentru fiecare atelier va fi nevoie de proiector, ecran de proiecții, masă/pupitru pentru moderator/facilitator și scaune aranjate în formă de amfiteatru pentru participanți, conexiune la internet.

1. Servicii de alimentație

Compania selectată va asigura 5 pauze de cafea, 2 de prânz și o cina pentru perioada 4-5 decembrie, conform Agendei din Anexa 1. Pauzele de cafea vor include: ceai, cafea naturală, fructe de sezon, prăjituri. Pauzele de prânz și cina vor fi organizate în stil bufet suedez și vor avea varietăți de carne, pește și de post. Meniul va fi aprobat cu echipa CONTACT.

• Cazarea participanților la forum

Compania selectată va furniza Centrului CONTACT cotații pentru cazarea a 70 de persoane în hoteluri de 3 stele din Chișinău, camere single cu mic dejun inclus. Hotelurile vor fi în proximitatea locațiilor propuse pentru organizarea Forumului ONG, ideal nu mai mult de 3 km. După aprobarea listei hotelurilor de către CONTACT, compania va rezerva și achita direct toate cheltuielile suportate de hotelurile care vor găzdui 70 de participanți la Forum.

1. Servicii de personalizare produse tipărite

Compania selectată va asigura personalizarea și tipărirea produselor de vizibilitate ale Forumului, inclusiv seturilor pentru participanți, după cum urmează:

1. 1 Photowall 5X2,8 metri – tipărire color pe pânză mată de calitate înaltă, chirie carcasă pentru 2 zile, transport, instalare, dezinstalare. Designul pentru photowall va fi oferit de CONTACT.
2. Personalizare 200 IQ puzzle – figură geometrică tangram executată din lem, maxim 7 piese + cutie personalizată cu tema evenimentului pentru participanți. Designul cutiei va fi oferit de CONTACT, compania va fi responsabilă pentru tipărire, împachetare. Puzzle tangram pot fi din comerț ori executat la comandă.
3. Personalizare 200 Torbe de bumbac, bej deschis, 170 g, 38*29*7cm, personalizate cu tema evenimentului. Designul va fi oferit de CONTACT.
4. Tipărire 200 calendare de masă 10,5X10,5 cm, copertă cretată mată și hârtie interioară cretată mată 150 gr/mp, policromie 4+4, bază de carton 260 gr/mp, spirală albă. Compania va realiza designul calendarului, îl va aproba cu CONTACT și va da în lucru pentru personalizare în 200 de exemplare. Designul va fi oferit de CONTACT.
5. Printare 200 ecusoane eco din carton laminat mat, 130X110mm, policromie 4+4, gaură rotundă pentru șiret. Șiret 20X510mm din bumbac cu carabinier metalic, catarama detașabilă și încuietoare de siguranță din paie de grâu. Designul pentru ecuson va fi oferit de CONTACT.
6. Printare a 200 carnete A5, prinse cu spirală albă, prindere din stânga, hârtie interior ofset 80 gr, policromie 4+4, hârtie copertă cretată mată 200 gr/mp, policromie 4+0. Designul va fi oferit de CONTACT.
7. Personalizare a 200 de pixuri eco din paie de grâu, de culoare bej cu titlul evenimentului (1 culoare). Designul va fi oferit de CONTACT.
8. Printare a 10 cartonașe cu mesajele principale ale evenimentului pentru selfie box. Mesajele și designul vor fi oferite de Centrul CONTACT.

1. Servicii video și foto

Compania selectată va asigura:

1. Servicii profesioniste de fotograf timp de 2 zile integral (4-5 decembrie)
2. Cabină foto/selfie box pentru prima parte a zilei de 4 decembrie și tehnician care să ajute participanții să-și facă poze.
3. Streaming pe Privesc.eu și paginile de Facebook ale Consiliului ONG, Centrului CONTACT pentru ziua de 4 decembrie integral.
4. Video infografic de un 1 minut care va prezenta cele mai importante rezultate ale Forumului și Consiliului ONG sub formă de cifre pentru a fi rulat în pauzele Forumului.

1. Persoană de contact
2. Compania selectată va delega un angajat ca și persoană de contact pentru raportarea și menținerea comunicării cu Centrul CONTACT asupra fiecărei etape de pregătire pentru eveniment și va asigura asistența tehnică necesară echipei CONTACT pentru organizarea cu succes a evenimentului.
3. Compania își va îndeplini sarcinile descrise sub supravegherea și în strânsă coordonare cu reprezentantul CONTACT, delegat pentru această sarcină.

DEPUNEREA OFERTELOR

Ofertele vor fi transmise în format electronic la adresă de email: concurs@contact.md până pe data de 17 septembrie ora 17:00 cu mențiunea Ofertă pentru servicii de organizare a forumului ONG 2024 în subiectul emailului. 

Întrebări de clarificare 

Întrebările cu privire la condițiile de desfășurare a concursului adresați-le în scris la: concurs@contact.md până la data de 13 septembrie cu mențiunea Clarificări servicii de organizare a forumului ONG 2024 în subiectul emailului. Doar răspunsurile scrise emise de CONTACT vor fi considerate oficiale. Orice informație verbală primită de la angajații CONTACT sau ai oricărei alte entități nu poate fi considerată un răspuns oficial la orice întrebări referitoare la această achiziție.

Ofertele vor include următoarele documente:

1. O scurtă prezentare a companiei ori CV-ul ofertantului în care va fi prezentată experiența anterioară de minim 3 ani în domeniul organizării de evenimente, precum și capacitatea tehnică și umană de realizare a sarcinilor licitate. Prezentarea va include obligatoriu descrierea evenimentelor similare organizate anterior de companie, cu dovezi fotografice ori video.
2. Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice. Doar companiile înregistrate oficial în R. Moldova pot depune ofertele în acest concurs.
3. CV-ul și portofoliul fotografului/fotografilor care vor asigura fotografierea evenimentului. Doar fotografii aprobați de CONTACT vor fi admiși spre prestarea serviciilor.
4. CV-ul persoanei care va asigura coordonarea evenimentului din partea companiei.
5. Mostre de infografice video, realizate anterior de companie sau subcontractantul care va realiza acest lucru pentru Forumul ONG.
6. Oferta financiară a companiei conform specificațiilor din capitolul SERVICII SOLICITATE și în formatul Tabelului 1 – Formular pentru depunerea ofertei financiare. Oferta va fi prezentată pe foaia cu antetul companiei ori va fi însoțită de datele de contact complete ale companiei (denumirea oficială, adresa, mail, rechizitele bancare, persoană de contact, telefon) și va fi semnată de persoana autorizată. Prețurile vor fi exprimate în lei moldovenești cu TVA 0. 
7. Minim 3 referințe/scrisori de recomandare din partea beneficiarilor serviciilor ofertantului din ultimii 3 ani. Referințele vor include: denumirea entității; persoana de contact, telefon și adresa de email, o scurtă descriere a serviciilor și sarcinilor realizate. 

EVALUAREA OFERTELOR ȘI CRITERIILE DE SELECȚIE:

Evaluarea ofertelor se va face după următoarele criterii de evaluare: