Promo

Resurse

Monitorizare și Evaluare în ONG

Definiții 

Monitorizare – colectarea sistematică a datelor pentru a verifica performanţa OSC-ului, programului.

Evaluare – analiza sistematică a rezultatelor obţinute şi stabilirea utilităţii activităţilor desfăşurate.

Sistem de evaluare şi monitorizare (M&E) – instrumente şi metode folosite pentru a verifica dacă au fost atinse rezultatele propuse.

Indicator – o caracteristică sau dimensiune care va fi utilizată pentru a măsura schimbarea, succesul, rezultatul şi impactul unor activităţi. 

Monitorizarea şi evaluarea (M&E) stau la baza capacităţii unei organizaţii de a-şi gestiona performanţele şi de a înţelege impactul pe care aceasta poate să-l atingă.

O M&E de calitate necesită resurse, abilităţi şi timp. Este firesc că într-un OSC care se află la o etapă incipientă de dezvoltare ar putea lipsi informaţiile clare despre performanţele pe care organizaţia le va atinge, dar şi sistemele şi instrumentele necesare pentru a măsura progresul. Pe măsură ce organizaţia creşte şi se dezvoltă, cel mai probabil aceasta va elabora sisteme pentru a măsura progresul în relaţie cu obiectivele setate, dar nu întotdeauna va utiliza în mod sistematic informaţia pentru a-şi îmbunătăţi intervenţiile sau pentru a oferi informaţie în luarea deciziilor pe viitor.

Acest capitol oferă informaţie despre paşii pe care o organizaţie trebuie să-i urmeze pentru a elabora un sistem de M&E bun. Acest sistem va utiliza probe la fiecare etapă a ciclului de proiect, pentru a promova luarea de decizii informate şi pentru a susţine realizarea unei schimbări semnificative şi durabile drept rezultat al intervenţiei organizaţiei.

Ce este un sistem de monitorizare şi evaluare?

Un sistem de Evaluare şi Monitorizare (M&E) este crucial pentru a implementa proiectele eficiente şi eficace, dar şi pentru a creşte responsabilitatea beneficiarilor, donatorilor, dar şi altor constituenţi. În mod evident, un sistem de M&E ne ajută să:

  • Determinăm dacă proiectul este implementat în conformitate cu planul stabilit, respectă termenele şi duce la realizarea obiectivelor setate iniţial;

  • Asigură că resursele financiare au fost utilizate eficient şi pentru realizarea scopului proiectului;

  • Ne dăm seama dacă proiectul a adus schimbare la nivelul grupului ţintă sau dacă a făcut vreo diferenţă în societatea, comunitatea în care a fost implementat. 

Iniţierea unui sistem de M&E înseamnă mult mai mult decât un formular, tabel sau bază de date. Este foarte important să transformăm M&E într-un instrument de auto-evaluare şi de învăţare în cadrul organizaţiei. Doar în acest caz toţi vor reflecta asupra experienţelor anterioare, vor examina realităţile prezentului, vor revizui obiectivele şi vor defini strategiile de viitor, vor recunoaşte diverse necesităţi ale constituenţilor şi vor negocia cu aceştia interesele şi nevoile lor. Un sistem de M&E poate şi trebuie să devină flexibil, să fie adaptat la diverse contexte locale şi la circumstanţele în continuă schimbare. În continuare puteţi vedea unele caracteristici ale sistemului de M&E.

De ce avem nevoie de un sistem de M&E?

Deseori organizaţiile reacţionează negativ la auzul conceptului de M&E, se depărtează de acesta şi îl neglijează. Sistemul de M&E poate invoca temeri, de exemplu, teama de a descoperi greşeala cuiva, de a vedea autoritatea cuiva subminată, teama de a cheltui resurse financiare şi de timp, de a fi ceva foarte şi foarte complicat etc. Deşi aceste temeri există şi pot fi reale sau inventate, un sistem de M&E este totuşi relevant şi „sănătos” pentru organizaţiile care îşi doresc să se dezvolte.

Un sistem de M&E are următoarele funcţii: 

Demonstrează rezultatele

Responsabilitatea faţă de constituenţi este foarte importantă şi este necesar să demonstraţi că aţi atins obiectivele şi impactul necesar, în primul rând, vouă ca şi echipe, organizaţii, apoi altora (beneficiarilor, guvernelor, donatorilor), pentru a creşte credibilitatea şi încrederea faţă de aceştia.

Învăţare/dezvoltare

Organizaţiile învaţă din experienţele avute de pe urma aplicării sistemului de M&E. Fără învăţare şi aplicarea lecţiilor învăţate în practică organizaţiile nu vor putea supravieţui într-un mediu competitiv şi schimbător.

Relaţionare

Ajută OSC-ul să vadă legătura dintre sistemul de M&E al organizaţiei şi cel al donatorului şi altor constituenţi, fără a compromite independenţa organizaţiei. Un sistem de M&E este asociat cu parteneriate, nivele de încredere, responsabilitate, integritate şi deschidere. Puteţi vedea unde aveţi puncte de divergenţă sau puncte comune şi unde acestea se intersectează în practica de zi cu zi.

Documentul de politici M&E

Argumentul de a elabora un sistem de M&E poate fi sumarizat într-un document de politici, care nu ar trebui să fie voluminos, în special în cazul organizaţiilor mai mici. Acest document se va referi la organizaţie în ansamblu şi nu la un anumit proiect pe care organizaţia îl implementează. Documentul de politici al sistemului de M&E ar putea să se refere atât la nivelul strategic al organizaţiei (de ce?), cât şi la nivelul operaţional (cum?). Odată ce organizaţia are o înţelegere bună a sistemului de M&E, este necesar să elaboreze documentul de politici al sistemului de M&E. Deseori necesitatea de a elabora un asemenea document apare atunci când organizaţia se confruntă cu situaţia când diverşi donatori înaintează fiecare cerinţele sale de raportare, adică atunci când organizaţia are dificultăţi de a suprapune necesităţile M&E cu cele ale constituenţilor externi. În acest context este extrem de important ca organizaţiile să înţeleagă că necesităţile şi cerinţele organizaţiei sunt esenţiale şi trebuie să ocupe locul de bază într-un proces de M&E, adică trebuie analizate şi înţelese întâi de toate la nivelul întregii organizaţii. Odată ce necesităţile organizaţiei sunt conştientizate şi înţelese de către însăşi organizaţia, este mai uşor ulterior să le potriveşti cu cerinţele constituenţilor externi (donatorilor, beneficiarilor, etc.).

Elaborarea unui sistem de M&E cere organizarea mai multor procese în cadrul organizaţiei. Aceste procese variază de la o organizaţie la alta, în dependenţă de structură, mărime, tipul de conducere, etc.

  

Planificarea unui plan de M&E

Sistemul de M&E trebuie planificat şi el, deşi de multe ori acest aspect este neglijat. Iată aspectele cheie care ar trebui luate
în consideraţie în cadrul procesului de planificare a sistemului de M&E:

  1. Cât de des şi la care nivele va avea loc planificarea şi bugetarea sistemului de M&E?

  2. Ce trebuie de monitorizat şi pentru cine, de ce şi de către cine?

  3. Cine va fi responsabil de paşii procesului de M&E şi rolurile acestor persoane?

  4. Beneficiarii vor fi implicaţi?

  5. Cum va fi informaţia colectată, sistematizată şi analizată?

  6. Care vor fi mecanismele de oferire / colectare a feedback-ului?

  7. Cum va fi facilitată învăţarea în organizaţie?

  8. Cum va fi monitorizat şi evaluat însuşi sistemul de M&E?

Planificarea sistemului de M&E poate fi mai uşoară dacă proiectele/programele organizaţiei au fost şi ele la rândul lor bine planificate. De regulă două componente succesive sunt parte a procesului de planificare a sistemului de M&E:

  1. Stabilirea obiectivelor clare, fezabile şi măsurabile;

  2. Planificarea / identificarea indicatorilor.

Beneficiarii organizaţiei sunt de multe ori neglijaţi în cadrul acestor etape, dar prezenţa şi părerea lor vă pot oferi idei foarte bune despre rezultatul final dorit şi despre cum aţi putea măsura rezultatele, astfel sporind interesul, implicarea şi aprecierea lor faţă de organizaţie.

Încorporaţi M&E încă de la etapa de design a proiectului / programului Dvs., atunci când decideţi asupra strategiei şi activităţilor proiectului. Deşi aveţi nevoie de date pentru evaluare la mijlocul şi la finele proiectului, încă înainte de demararea acestuia ar trebui să colectaţi linia de referinţă (baseline). Adiţional la cele expuse mai sus, gândiţi-vă cum informaţia din cadrul sistemului de M&E va fi utilizată atât în interiorul organizaţiei, cât şi în exterior. Asiguraţi-vă că informaţia adecvată va fi disponibilă pentru: 

  • Planificarea anuală a activităţilor şi bugetului;
  • Evaluarea formativă şi sumativă;
  • Rapoartele pe program;
  • Feedback-ul pentru beneficiarii şi constituenţii majori;
  • Alte necesităţi cum ar marketingul şi elaborarea propunerilor de proiect. 

 

Elaborarea Obiectivelor şi Indicatorilor

De multe ori obiectivele sunt ambigui şi vag formulate. Pentru a le face mai clare, mai realiste şi mai măsurabile, este necesar să reflectaţi asupra situaţiei finale dorite chiar de la începutul proiectului. Situaţia finală (visul) ar trebui să descrie ce este necesar să se schimbe (cantitativ şi calitativ), pentru cine concret (grupul de beneficiari) şi până când.

Cu cât mai detaliată este imaginea situaţiei finale, cu atât mai uşor este să identificaţi indicatori concreţi.

Patru întrebări vă vor ajuta să ajungeţi la indicatori concreţi:

  1. Care sunt obiectivele proiectului / iniţiativei?

  2. Care este situația finală dorită vizavi de grupul de beneficiari, atunci când organizaţia poate deja să se retragă?

  3. Care sunt domeniile cheie ale succesului scontat?

  4. Care sunt indicatorii cheie ai succesului scontat?

 

 

Sursa: 

Elaborarea şi implementarea politicilor şi procedurilor interne: Ghid pentru organizaţiile societăţii civile din Moldova/aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chişinău 

 

 

 

Administratorii portalului nu poartă răspundere pentru conţinutul postărilor şi materialelor plasate de utilizatorii site-ului. Utilizaţi informaţia din acest articol pe propriul risc.

Gazduit pe amplica.md

Find us on Google+
Google