Promo

Resurse

Consiliul de administrare al ONG-ului în Republica Moldova

Orice OSC (Organizație a Societății Civile) trebuie să aibă un organ de conducere, care supraveghează în permanenţă şi dis- pune de autoritate în luarea deciziilor în cadrul organizaţiei. În Republica Moldova legea cu pri- vire la asociaţiile obşteşti impune existenţa a două organe de conducere, adică două entităţi cu responsabilităţi de leadership în cadrul asociaţiilor obşteşti: organul suprem de conducere şi organul de conducere permanent.

Extras din Legea cu privire la Asociaţiile Obşteşti din RM 1

Capitolul I articolul 2, alin. (2): “Organul suprem de conducere al asociaţiei obşteşti este congresul (conferinţa) sau adunarea generală. Organul de conducere permanent al asociaţiei obşteşti este un organ colegial, eligibil, subordonat congresului (conferinţei) sau adunării generale, care după înregistrarea asociaţiei obşteşti exercită drepturile persoanei juridice în numele asociaţiei obşteşti şi îndeplineşte obligaţiile acesteia în conformitate cu statutul.”

ORGANUL SUPREM DE CONDUCERE numit, de regulă, adunarea generală

  • reprezintă autoritatea supremă în luarea deciziilor de creare, reorganizare, lichidare, modificare a scopurilor statutare etc.
  • responsabilităţile sale nu pot fi, de regulă, delegate altor entităţi superioare, însă aceasta poate să le delege unui alt organ care este mai presus de managementul organizaţiei
  • de regulă, se întruneşte o dată sau de două ori pe an şi în şedinţe ad-hoc, în caz de necessitate

ORGANUL DE CONDUCERE PERMANENT numit, de regulă, Consiliul de administrare, de Supraveghere sau de directori, Board

  • guvernează organizaţia în permanenţă şi se subordonează organului suprem de conducere
  • ghidează organizaţia, se asigură că organizaţia îşi realizează misiunea, îşi păstrează setul de valori şi rămâne viabilă în viitor
  • este responsabil de elaborarea politicilor şi strategiilor organizaţiei
  • deleagă implementarea în practică a deciziilor sale unei entităţi executive profesioniste, care este compusă din directorul executiv şi alţi membri ai personalului
  • este responsabil în faţa adunării generale, dar dispune totuşi de autoritatea de a lua multe decizii în numele organizaţiei.

ORGANUL DE REVIZIE ŞI CONTROL numit, de regulă, Comisia de Revizie şi Control sau Comisia de Cenzori

  • supraveghează activitatea financiară a organizaţiei: modul în care sunt utilizate fondurile, nivelul de eficienţă şi transparenţă, în conformitate cu legile şi standardele ţării, dar şi cu politica financiară a organizaţiei etc.
  • Membrii organelor de conducere ale asociaţiilor obşteşti nu pot fi concomitent şi membri ai organelor de control şi revizie.
  • activează independent şi nu se supune Consiliului de Administrare, nici adunării generale
  • poate asista, şi ar trebui invitat, la şedinţele Consiliului de Administrare, pentru a se informa cu privire la activităţile organizaţiei şi a înţelege contextul, dar nu are drept de vot în cadrul şedinţelor
  • directorul executiv trebuie să se asigure că organul de revizie şi control este bine informat şi îşi onorează obligaţiunile în conformitate cu politicile organizaţiei.

Toate reglementările, în special cele care vizează principiile de funcţionare, competenţa şi durata mandatului, rolul şi responsabilităţile organelor de conducere, executive şi a celor de control şi revizie se elaborează şi devin parte a Statutului organizaţiei chiar de la început.

Cu toate acestea, statutul nu poate include absolut toate politicile necesare pentru ca o organizaţie să funcţioneze la un nivel de performanţă înalt, transparent, democratic şi etic. Iată de ce, pe par- curs, este necesar ca organizaţia, şi în special ţine de responsabilitatea directorului executiv şi a Consiliului de Administrare, să elaboreze şi alte politici care să reglementeze toate aspectele organizaţionale.

De regulă aceste politici sunt incluse într-un Regulament de ordine interioară a organizaţiei.

Ce face o guvernare să fie eficientă?

Pentru ca o organizaţie să fie eficientă este important să existe claritate referitor la relaţiile, rolurile şi responsabilităţile organelor de conducere (atât cel suprem, cât şi permanent) şi executiv. Chiar şi atunci când legile sau statutul organizaţiei sunt vagi în privinţa acestora, organizaţiei nu i se interzice să consolideze buna guvernare, în primul rând, prin elaborarea unor documente de bază. O structură ambigue poate duce la conflicte interne serioase sau chiar la eşecul total al leadership- ului organizaţiei. O structură bine organizată şi clară sporeşte responsabilitatea şi este o premisă pentru o organizaţie eficientă şi bine gestionată.

Ce ar trebui să prevadă documentele de bază ale oSC-ului cu privire la guvernare?

Documentele organizaţiei Dvs. ar trebui să includă toate informaţiile despre organele de conducere, inclusiv cele care nu sunt prevăzute sau cerute de lege:

  • Denumirea organelor de conducere;
  • Organul de conducere suprem şi permanent sau principal, relaţionarea dintre acestea şi celelalte entităţi organizaţionale;
  • Responsabilitățile de bază şi exercitarea puterii;
  • Obligaţiile membrilor Consiliului de Administrare pentru fiecare persoană individual (inclusiv aspectul de loialitate şi confidenţialitate);
  • Numărul minim de persoane în cadrul Consiliului de Administrare;
  • Reguli pentru calitatea de membru al consiliului (eligibilitatea, suspendarea, excluderea);
  • Mandatul (durata mandatului, limitele de re-alegere);
  • Periodicitatea şedinţelor (minimum de şedinţe pe an);
  • Modalitatea de convocare a şedinţelor (cine iniţiază, cine decide şi elaborează agenda, cum se stabilesc datele etc.);
  • Procedura de luare a deciziilor (numărul de persoane necesare pentru cvorum, procedura de votare etc.);
  • Procedura de prevenire a conflictelor de interese.

 

Obligaţiile şi responsabilităţile Consiliului de administrare

Membrii consiliului au obligaţia să dea dovadă de loialitate faţă de organizaţie, să-şi îndeplinească responsabilităţile cu grijă şi sârguință şi să asigure confidenţialitatea unor informaţii cu caracter non-public ce vizează organizaţia (conform International Center for Not-for-Profi Law).


Exemplu de Fişă de Responsabilităţi a membrului Consiliului de Administrare.

1. Să cunoască şi să susţină misiunea organizaţiei.

2. Să participe în mod regulat la şedinţele Consiliului de Administrare (specificaţi: lunar, trimestrial etc.).

3. Să se pregătească de şedinţe în prealabil.

4. Să păstreze confidenţialitatea unor informaţii.

5. Să ofere ghidare informată şi imparţială organizaţiei.

6. Să evite conflictele de interese.

7. Să participe în cadrul evenimentelor speciale organizate de către organizaţie.

8. Să ofere sfaturi Directorului Executiv.

9. Să ia parte la dezvoltarea resurselor (umane, financiare etc.).

10. Să promoveze organizaţia în comunitate.

mai multe exemple puteţi găsi pe www.bridgestar.org, www.managementhelp.org sau pe www.scoreknox.org.

Sursa: A Position Description for Board Members from A Handbook on NGO Governance by CEE Working Group on Nonprofit Governance


Dincolo de aceste obligaţii de bază (ex. prezenţa regulată la şedinţe, plasarea intereselor OSC- ului mai presus de orice alte interese personale etc.), Consiliul de Administrare poate delega alte responsabilităţi mai specifice fiecărui membru individual. Spre exemplu, expertului financiar, care este membru al consiliului, poate să i se ofere supravegherea procesului de elaborare a bugetului anual, avocatului din consiliu poate să i se ofere responsabilitatea de a supraveghea respectarea aspectelor legale de către OSC etc. Asemenea responsabilităţi trebuie să fie clarificate cu fiecare membru în parte şi nu trebuie interpretate ca şi responsabilităţi automate doar din motivul că persoana are asemenea calificări profesionale.

Exemplu de responsabilităţi ale Consiliului de administrare:

  • Determină şi defineşte misiunea şi strategia organizaţiei;
  • Se asigură că misiunea organizaţiei este realizată cu succes;
  • Aprobă politicile şi procedurile de activitate ale organizaţiei;
  • Alege, susţine şi evaluează activităţile Directorului Executiv;
  • Aprobă programele, proiectele şi serviciile organizaţiei;
  • Aprobă rapoartele prezentate de Executivul organizaţiei;
  • Poartă responsabilitate fiduciară: se asigură că organizaţia este viabilă financiar, monitorizează planificarea financiară şi rapoartele financiare ale acesteia;
  • Susţine şi respectă personalul organizaţiei;
  • Promovează integritatea etică şi transparenţa organizaţiei;
  • Promovează imaginea organizaţiei în public;
  • Recrutează noi membri în cadrul Consiliului şi evaluează performanţa acestora.

Exemplu de responsabilităţi ale Preşedintelui Consiliului de administrare:

  • Asigură legătura dintre Consiliu şi Executiv;
  • Convoacă şi prezidează şedinţele Consiliului de Administrare;
  • Împreună cu Directorul Executiv elaborează agenda şedinţelor Consiliului;
  • Comunică regulat cu Directorul Executiv şi îl / o susţine în atingerea misiunii şi obiectivelor organizaţiei;
  • Reprezintă organizaţia în relaţiile cu persoanele fizice şi juridice;
  • Încheie tranzacţii şi semnează contracte, eliberează procuri, deschide conturi bancare, semnează documente financiare din numele organizaţiei.

Exemplu de responsabilităţi ale directorului executiv:

  • Contribuie la planificarea strategică a organizaţiei împreună cu Consiliul de Administrare;
  • Elaborează proiectele de implementare a strategiei;
  • Coordonează implementarea programelor şi proiectelor;
  • Implementează deciziile şi direcţiile de activitate ale Consiliului de Administrare;
  • Gestionează şi dirijează activitatea organizaţiei;
  • Asigură şi răspunde de gestionarea eficace şi eficientă a resurselor organizaţiei;
  • Monitorizează şi evaluează activităţile, inclusiv activitatea financiară a organizaţiei;
  • Raportează regulat membrilor Consiliului de Administrare despre toate activităţile şi rezultatele organizaţiei;
  • Elaborează bugetul anual al organizaţiei cu implicarea managerului financiar şi contabilului;
  • Angajează, monitorizează şi evaluează performanţa personalului şi implementează politica de resurse umane a organizaţiei;
  • Păstrează documentaţia organizaţiei atât în formă tipărită, cât şi electronică;
  • Reprezintă organizaţia în relaţiile cu alte instituţii, inclusiv mass-media şi publicul larg.

 

Relaţia dintre Consiliul de administrare şi management (executiv)

Deşi legal Consiliul de Administrare este cel care guvernează, organizaţiile funcţionează mai bine dacă există un parteneriat solid între Consiliul de Administrare şi Managementul organizaţiei. Acest parteneriat şi toate relaţiile dintre Consiliul de Administrare şi Management (Directorul Executiv) funcţionează cel mai bine atunci când:

  • Rolurile sunt clare tuturor părţilor;
  • Există o comunicare frecventă;
  • Toate problemele sau îngrijorările, fie actuale sau de viitor, sunt discutate de ambele părţi;
  • Există un set de valori comune care ajută la construirea încrederii şi respectului reciproc.

Situaţii care trebuie evitate:

  • Directorul Executiv nu trebuie să fie membru sau să domine Consiliul de Administrare;
  • Preşedintele Consiliului de Administrare nu trebuie să domine Consiliul de Administrare;  Nu trebuie să existe grupuri mici în cadrul Consiliului de Administrare;
  • Consiliul de Administrare nu trebuie să rămână fără putere.

Relaţia dintre Consiliul de Administrare şi Executivul organizaţiei este diferită, în dependenţă de specificul fiecărei organizaţii. Cheia spre succesul acestei relaţii nu ţine doar de înţelegerea şi delimitarea clară a rolurilor şi responsabilităţilor fiecăruia, dar şi de dezvoltarea acestei relaţii, reieşind din contextul organizaţional şi necesităţile specifice ale organizaţiei. O relaţie sănătoasă dintre Consiliul de Administrare şi Directorul Executiv poate servi drept un cadru perfect pentru o guvernare şi un management prosper.

Dacă pornim de la regula generală care stipulează că într-o organizaţie non-profit Consiliul de Ad- ministrare mai întâi de toate guvernează, iar personalul mai întâi de toate gestionează, aceasta ar presupune că Consiliul de Administrare trebuie să ofere expertiză şi consultanţă personalului şi nu 1 trebuie să se implice în activităţile de zi cu zi, riscând să-l inhibeze. Practica arată însă că de foarte multe ori se întâmplă şi contrariul. Consiliul de Administrare se implică prea mult la nivel manage- rial şi poate uita complet de responsabilităţile sale majore: de a privi lucrurile mai distanţat şi per ansamblu, de a gândi strategic şi de a elabora politici de lungă durată. Sau dimpotrivă, Consiliul de Administrare este prea pasiv şi nu se implică în guvernarea organizaţiei. Soluţia ar fi ca de la bun început şi la anumite intervale de timp responsabilităţile Consiliului de Administrare şi Execu- tivului să fie clarificate şi discutate. Cea mai mare preocupare trebuie să fie funcţionarea eficace a organizaţiei şi nu cine deţine controlul final.

Aşa cum s-a menţionat anterior, o gu- vernare bună presupune separarea man- agementului de guvernare. Pentru a înţelege logica care stă în spatele acestei afirmaţii, este util să analizăm situaţia care urmează. Un Consiliu de Administrare care nu este separat de management, adică un consiliu al cărui membri sunt şi membrii personalului, se confruntă cu dificultăţi reale sau potenţiale în reprezentarea inter- eselor constituenţilor într-un mod corect. Aceste dificultăţi apar deoarece persoanele care iau decizii sunt aceleaşi persoane care implementează şi sunt afectate de aceste decizii. Spre exemplu un membru al per- sonalului care face parte din Consiliul de Administrare poate participa la luarea unei decizii ce vizează salariul său bazându-se pe evaluarea propriei performanţe.

Paşi ce duc la îmbunătăţirea relaţiilor dintre Consiliul de Administrare şi Directorul Executiv:

  • Responsabilităţile Consiliului de Administrare şi Directorului Executiv trebuie să fie clar divizate, stipulate în Statut şi alte regulamente interioare şi permanent revizuite;
  • Directorul Executiv nu trebuie să consulte sau să asculte doar părerea unei singure persoane din Consiliul de Administrare;
  • Directorul Executiv nu trebuie să ascundă careva informaţii de membrii Consiliului de Administrare;
  • Directorul Executiv trebuie să organizeze eficient şedinţele Consiliului de Administrare;
  • Directorul Executiv trebuie să utilizeze la şedinţele Consiliului de Administrare un plan strategic comprehensiv;
  • Ar fi bine ca Directorul Executiv să faciliteze şedinţele Consiliului de Administrare.

Un consiliu ce nu este separat de funcţiile manageriale reprezintă un adevărat conflict de interese, deoarece rolul de supraveghere şi funcţiile executive sunt mixate.

Un Consiliu de Administrare independent de Management:

  • spulberă suspiciunile precum că acţiunile acestuia sunt motivate de altceva decât de beneficiul public
  • acţionează ca şi garant al controlului managerial, dar nu gestionează organizaţia sau are acces direct la resursele acesteia
  • reasigură donatorii, beneficiarii şi alţi constituenţi că OSC-ul este gestionat profesionist şi conflictele de interese nu sunt caracteristice OSC-ului.

Din păcate, în multe ţări din Europa Centrală şi de Est, inclusiv şi în Moldova, unde sectorul asociativ se află încă la etapa de evoluţie, constituenţii şi susţinătorii OSC-urilor nu atrag o importanţă sporită aspectelor legate de buna guvernare. Drept rezultat, puţină presiune este pusă asupra OSC-urilor pentru a separa funcţia de guvernare de cea de management.

Nu este neobişnuit să întâlneşti în Moldova consilii de administrare compuse în mare parte sau chiar în totalitate din membri ai personalului. În organizaţiile mai mici sau noi divizarea guvernării de management pate fi mai dificil de aplicat în practică. Atunci când resursele financiare şi umane sunt limitate, membrii Consiliului de Administrare se oferă deseori drept voluntari pentru a îndeplini responsabilităţile personalului, astfel graniţa dintre aceste funcţii devenind neclară.

O altă provocare întâlnită în Moldova este faptul că multe OSC-uri care şi-au început activitatea având responsabilităţile Consiliului şi Managementului mixate, nu mai văd necesitatea să schimbe această situaţie dacă organizaţia este activă şi lucrurile se desfăşoară destul de bine.

Animarea Consiliului de Administrare în cazul unei organizaţii în creştere poate părea un exerciţiu inutil sau chiar neserios. Într-adevăr, un director executiv care a făcut o treabă bună şi a pus organizaţia pe picioare se întreabă deseori de ce Consiliul de Administrare ar trebui să fie un temei de îngrijorare şi discuţii. O organizaţie care a înregistrat performanţe excelente, cu implicarea minimă a Consiliului de Administrare, percepe procesul de consolidare a acestuia drept un pericol ce riscă să transforme totul într-un haos. Din acest motiv, destul de frecvent putem întâlni directori executivi de succes care sunt împotriva creării unui Consiliu de Administrare funcţional, deşi acest fapt reprezintă un risc major, îndeosebi atunci când organizaţia devine matură. Chiar şi un director executiv dominant îşi dă seama că odată cu creşterea bugetului organizaţiei, cresc şi aşteptările constituenţilor referitor la gestionarea profesionistă şi adecvată a resurselor. În special, colectarea de fonduri la nivel local poate fi fără succes dacă constituenţii nu s-au convins că organizaţia este profesionistă şi activează în beneficiul grupului său ţintă.

Organizaţiile care aspiră să crească şi să devină de succes trebuie să recunoască că durabilitatea de lungă durată necesită, în primul rând, o bună guvernare şi aceasta începe cu delimitarea Consiliului de Administrare de personalul organizaţiei.

Cum să creăm un Consiliu de administrare eficient?

Un Consiliu de Administrare în cadrul unui OSC este, de regulă, compus din voluntari şi este separat de managementul şi personalul organizaţiei. Consiliul de Administrare poate fi compus din lideri comunitari, reprezentanţi ai grupului de beneficiari şi/sau donator privaţi.

Definirea criteriilor de eligibilitate

Deşi fiecare OSC este unic, există câteva calificări pentru membrii Consiliului de Administrare, care sunt aproape universale, şi anume aceştia să fie:

  • fideli realizării misiunii organizaţiei
  • gata să se ofere ca voluntari pentru a susţine organizaţia Dvs.
  • deschişi să-şi îndeplinească responsabilităţile impuse de această poziţie
  • să fie disponibili şi să poată face faţă acestei poziţii pe durata întregului mandat etc.

Determinaţi responsabilităţile membrilor Consiliului de administrare

Odată ce determinaţi aceste calificări pe care le vor întruni membrii Consiliului de Administrare, elaboraţi lista cu responsabilităţi, pe care o veţi utiliza atunci când veţi evalua membrii Consiliului de Administrare.

Următorul lucru pe care îl puteţi face este să analizaţi compoziţia Consiliului de Administrare. Deşi toţi membrii trebuie să întrunească calificările listate în descrierea poziţiei, un Consiliu de Administrare divers va aduce mai multe perspective de dezvoltare organizaţiei, care ulterior vor genera mai multe abordări pline de sens pentru realizarea misiunii. Gândiţi-vă la competenţele de care aveţi nevoie în cadrul Consiliului şi dacă aţi putea delega pe cineva să vă ajute la mobilizarea resurselor. Spre exemplu, o organizaţie axată pe prevenirea HIV/SIDA sau pe apă potabilă şi igienă ar putea dori să aibă membri care să aibă experienţă în aceste domenii. Diversitatea în compoziţia Consiliului de Administrare ar putea fi reflectată în termeni de gen, vârstă, apartenenţă religioasă, venit, abilităţi, experienţă profesională etc.

Unde putem găsi potenţiali membri pentru Consiliul de administrare?

Puteţi recruta persoane care sunt:

  • cu o anumită experienţă - în acest caz organizaţia va ţine cont şi de domeniul său de activitate. Dacă, de exemplu, organizaţia activează în domeniul drepturilor omului, ar putea avea nevoie de un expert în drept sau un avocat.
  • lideri în comunitate - acesta este un bun mod de a vă asigura că strategiile organizaţiei sunt relevante şi se aliniază cu necesităţile comunităţii. De asemenea, astfel de lideri au deseori conexiuni cu grupuri şi reţele care sunt capabile să susţină activitatea Dvs.
  • activi în asociaţii profesionale - aşa cum sunt cei care reprezintă domeniul de afaceri, contabilitate, legislativ sau tehnic, în conformitate cu domeniul în care activează organizaţia Dvs. Aceste persoane pot oferi organizaţiei servicii şi expertiză, care altfel pot fi foarte costisitoare pentru organizaţie.
  • persoane renumite - dacă organizaţia este tânără şi nu are încă o imagine şi un nume cunoscut pe piaţă, atunci este necesar ca în Consiliul de Administrare să fie recrutate persoane renumite, cunoscute în comunitate. Această persoană ar putea servi drept un PR excelent pentru organizaţie. Cântăriţi cu atenţie potenţialele beneficii şi dezavantajele unui Consiliu de Administrare cu membri renumiţi. Înainte de a-i aborda, veţi dori să ştiţi dacă exprimă interes pentru cauza organizaţiei. De asemenea, fiţi conştienţi că deseori celebrităţile nu dispun de timp suficient pentru a-şi îndeplini angajamentele cerute membrilor Consiliului de Administrare.
  • din grupul de beneficiari ai organizaţiei - dacă organizaţia nu are în Consiliul de Administrare persoane din rândurile clienţilor sau beneficiarilor, este foarte bine să recruteze una sau două persoane din aceste cercuri, care să reprezinte vocea beneficiarilor în cadrul Consiliului. Beneficiarii ar fi mult mai cointeresaţi ca organizaţia să utilizeze cât mai eficient forţele şi resursele sale pentru elaborarea şi oferirea serviciilor de calitate beneficiarilor săi. Cine va putea relata mai bine decât membrii beneficiari ai Consiliului de Administrare despre problemele beneficiarilor, impresiile acestora, cele mai eficiente strategii de soluţionare a problemelor cu care se confruntă etc.
  • finanţatori - de obicei organizaţiile cu finanţatori în cadrul Consiliului de Administrare administrează resursele financiare mult mai eficient şi responsabil. În cazul solicitării de finanţare din partea OSC-ului către o instituţie finanţatoare care îl are ca angajat pe un membru al Consiliului său de Administrare, acest fapt trebuie să fie comunicat oficial, iar persoana respectivă nu trebuie să aibă drept de vot în decizia acordării finanţării solicitate. De asemenea, persoana dată nu poate coordona sau evalua un grant acordat OSC-ului dat de către organizaţia donatoare pe care o reprezintă. Aceste aspecte trebuie incluse în politica organizaţiei pentru evitarea conflictelor de interese. (a se vedea mai multe detalii la capitolul Evitarea conflictelor de interese în guvernarea OSC-urilor)

Această lista ar putea continua. Nivelul şi tipul contribuţiei va varia în dependenţă de situaţia, capacităţile şi experienţa fiecărui membru în parte. Nu excludeţi un candidat pentru că ea/el nu are aceleaşi resurse sau experienţă ca şi majoritatea persoanelor pe care le consideraţi. Membrii Consiliului de Administrare pot contribui în moduri diferite, întrucât o perspectivă unică poate fi la fel de valoroasă ca şi abilitatea de a colecta fonduri, în dependenţă de circumstanţele şi necesităţile organizaţiei.

Selectarea şi recrutarea membrilor Consiliului de administrare

Procedura de recrutare şi selectare a membrilor Consiliului de Administrare trebuie să fie stipulată în regulamentul de ordine interioară a organizaţiei, astfel încât să se facă referire la aceasta atunci când apare necesitatea de a recruta un nou membru. O practică pozitivă este de a crea un grup de lucru care va urma un proces sistematic de recrutare, intervievare şi selectare a noilor membri.

Pentru început, studiaţi comunitatea, pentru a identifica candidaţi potenţiali care ar fi potriviţi pentru poziţia de membri ai Consiliului de Administrare, în baza descrierilor pe care le-aţi elaborat. Aşa cum procedaţi şi la angajarea pentru o funcţie, încercaţi să găsiţi cel puţin doi candidaţi pentru fiecare poziţie vacantă în Consiliul de Administrare, astfel încât să aveţi o alegere atunci când va trebui să faceţi decizia finală.

După identificarea candidaţilor, contactaţi-i pentru a le explica procesul de recrutare şi descrierea poziţiei. Dacă un candidat este dispus să se implice în cadrul Consiliului de Administrare, stabiliţi un interviu cât de curând posibil. Este o şansă să aflaţi mai mult despre candidat, iar candidatul să afle mai multe despre poziţia lui şi despre organizaţie. Interviul este, de asemenea, o bună oportunitate de a verifica dacă candidatul este expus unui potenţial conflict de interese. Astfel, este foarte important să întrebaţi candidatul despre orice fel de relaţie pe care o are cu directorul organizaţiei, cu personalul şi cu organizaţiile competitive.

La finele interviului întrebaţi candidatul dacă dorinţa de face parte din Consiliul de Administrare rămâne valabilă, astfel încât să nu vă irosiţi timpul cu cineva care nu vrea să accepte această poziţie.

După ce aţi realizat toate interviurile, convocaţi o şedinţă cu membrii actuali pentru a lua o decizie finală. Atunci când deliberaţi, ţineţi cont de descrierea fişei de post, la fel ca şi de scopurile organizaţiei şi de componenţa Consiliului de Administrare. Faceţi selectarea şi anunţaţi candidaţii despre aceasta.

Deşi poate fi provocator să găsiţi persoanele potrivite, se merită tot efortul, pentru că găsirea persoanelor potrivite, cu abilităţile necesare vă poate ajuta să vă realizaţi misiunea şi să creşteţi impactul pe care îl puteţi avea în cadrul comunităţii în care activaţi.

Atunci când se recrutează noi membri în Consiliul de Administrare este important ca aceşti membri să nu fie recrutaţi la întâmplare. Este necesar să se elaboreze o listă cu necesităţile pe care le are organizaţia la moment. În continuare veţi găsi un model de analiză a Consiliului de Administrare ce poate fi adaptat de către organizaţia Dvs. pentru a-şi evalua actuala structură şi pentru a înţelege care ar trebui să fie structura Consiliului de Administrare pe viitor. Câţiva membri ai Consiliului de Administrare pot elabora o grilă proprie, adecvată pentru organizaţia Dvs., iar apoi să o prezinte tuturor membrilor Consiliului de Administrare.

Un posibil model de analiză a reprezentativităţii Consiliului de Administrare

structura bord 1

 

Procedura de luare a deciziilor de către Consiliul de administrare

Principala valoare a Consiliului de Administrare este faptul că acesta este un organ de conducere colectiv, compus din mai mulţi membri. Consiliul de administrare reprezintă interesele a diverse categorii de constituenţi ai oSC- ului şi proprietatea lui de a fi un tip de conducere colectiv ajută organizaţia să rămână focusată pe misiune şi să nu servească intereselor şi agendei unei persoane individuale sau unor grupuri de persoane. În acest sens consiliul completează leadership-ul directorului executiv, care aduce cu sine în organizaţie talentul, viziunea, carisma şi controlul unei singure persoane.

Consiliile de Administrare ar trebui să ia decizii doar în mod colectiv, cu prezenţa unui cvorum şi doar în cadrul şedinţelor consiliului, adică într-un cadru formal. Modalitatea de luare a deciziilor în afara şedinţelor trebuie să fie o practică ocazională la care se recurge doar în cazurile de urgenţă majoră. Deciziile luate prin email sau doar de câţiva membri ai consiliului, deşi pare să fie mai comod şi mai simplu, reprezintă, de fapt, o violare a procedurilor şi politicilor de funcţionare sănătoasă a unui OSC şi acest fapt poate fi disputat sau chiar descalificat. Atunci când Consiliul de Administrare este nevoit totuşi să recurgă la modalitatea de luare a unor decizii în afara şedinţelor, este necesar ca consiliul să se ghideze de anumite politici elaborate din timp şi să înregistreze deciziile pentru a fi aprobate formal la următoarea şedinţă.


Model de politici: deciziile Consiliului de Administrare luate în afara şedinţelor ordinare

Deciziile Consiliului de Administrare trebuie luate doar formal în cadrul şedinţelor. Dar ce se întâmplă în cazul în care apare o situaţie de urgenţă şi este necesar să se acţioneze prompt, însă membrii consiliului nu pot să se întrunească ad-hoc sau, chiar dacă se întrunesc, nu există cvorum pentru a putea lua decizii?

În situaţii extreme Consiliul de Administrare trebuie totuşi să poată lua decizii pentru a proteja interesele OSC-ului sau a angajaţilor săi. O politică explicită ce se referă la luarea deciziilor în cazuri de urgenţă, excepționale va permite consiliului să acţioneze prompt. O asemenea politică ar trebui să ofere consiliului posibilitatea de a recurge la decizii de urgenţă, însă doar după informarea şi consultarea tuturor membrilor prin email sau la telefon sau în cadrul unei şedinţe ad-hoc unde este lipsă de cvorum.

Atunci când Consiliul de Administrare este nevoit să procedeze astfel, deciziile luate trebuie ratificate la următoarea şedinţă şi trecute în procesul-verbal al şedinţei.

Sursa: 

Elaborarea şi implementarea politicilor şi procedurilor interne: Ghid pentru organizaţiile societăţii civile din Moldova/aut.: Angela Vacaru, Tatiana Ţarelunga, Elena Levinţa-Perciun, Anne Galli, Liudmila Bobu, Roxana Teodorcic. – Chişinău 

 

 

Administratorii portalului nu poartă răspundere pentru conţinutul postărilor şi materialelor plasate de utilizatorii site-ului. Utilizaţi informaţia din acest articol pe propriul risc.

Gazduit pe amplica.md

Find us on Google+
Google